Leitfaden für das Bestellmanagement für wachsende Unternehmen

Das Bestellmanagement ist eine Kernfunktion in jeder Lieferkette. Ein effektiver Prozess für das Bestellmanagement und die Nachverfolgung lässt Sie den Einkauf, den Lagerbestand und die Lieferantenbeziehungen verbessern und Ihre Ausgaben im Auge behalten.

Was ist Bestellmanagement?

Das Bestellmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Beschaffungsprozesses, der eine effiziente Abwicklung und Überwachung von Einkäufen gewährleistet. Es umfasst das Erstellen und Genehmigen von Bestellanforderungen, das Generieren von Bestellungen, die Koordination mit Lieferanten, das Verfolgen von Bestellungen und die Sicherstellung rechtzeitiger Zahlungen für die Bestellungen.

Warum ist das Bestellmanagement wichtig?

Ein effektives Bestellmanagement optimiert den Beschaffungsprozess, unterstützt das Bestandsmanagement und verbessert die Ausgabenkontrolle innerhalb der Lieferkette wie folgt:

1. Überblick über die Einkäufe. Wenn Sie jede Bestellung ordnungsgemäß verfolgen, erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Einkäufe und die damit verbundenen Ausgaben. Darüber hinaus können Sie so Fehler beim Einkauf, wie z. B. Doppelbestellungen, vermeiden.
2. Bessere Kostenkontrolle. Wenn Sie Ihre Kosten pro Bestellung verfolgen, können Sie Ihre Ausgaben im Auge behalten und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung erkennen.
3. Besseres Bestands- und Lieferkettenmanagement. Ein effizientes Bestellmanagement sorgt für rechtzeitige Lieferungen und verhindert so Fehlmengen und Überbestände.
4. Verbesserte Lieferantenbeziehungen. Das Bestellmanagement fördert bessere Beziehungen zu Lieferanten durch klare Kommunikation und pünktliche Zahlungen.
5. Besserer Genehmigungsprozess. Das Bestellmanagement legt einen strukturierten Genehmigungsablauf fest, der sicherstellt, dass alle Bestellanforderungen von den richtigen Beteiligten geprüft und autorisiert werden. Dadurch wird das Risiko nicht autorisierter Ausgaben verringert und die Entscheidungsfindung im Beschaffungsprozess beschleunigt.

Daher rationalisiert ein effektives Bestellmanagement die Beschaffung und erhöht die Transparenz durch genaue Verfolgung und bessere Kontrolle über Ihren Einkaufsprozess.

Der Bestellmanagementprozess

Langsame Einkaufsprozesse können Ihren gesamten Betrieb zum Stillstand bringen, da Waren ausverkauft sein können, bevor sie wieder aufgefüllt werden. Deshalb ist ein effizienter Bestellmanagementprozess für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Hier sind die grundlegenden Schritte eines reibungslosen Bestellmanagementprozesses:

1. Bedarfsermittlung und Erstellung einer Bestellanforderung (Purchase Requisition, PR).

Bevor Sie mit der Warenbestellung beginnen, sollten Sie sich vergewissern, was Sie tatsächlich benötigen und was Sie bereits auf Lager haben. Überprüfen Sie Ihre Bestandsaufzeichnungen (und hoffen Sie, dass diese korrekt sind, wenn Sie Tabellen oder andere manuelle Methoden verwenden) oder machen Sie einen Rundgang durch das Lager, um zu sehen, was Ihnen tatsächlich ausgeht. Erstellen Sie dann eine Bestellanforderung, in der die erforderlichen Waren aufgeführt sind.

2. Erstellung und Ausstellung der Bestellung (Purchase Order, PO)

Nachdem Sie die PR genehmigt haben, kopieren Sie deren Inhalt in eine offizielle Bestellung. Wenn Ihre Unternehmensrichtlinie vorschreibt, dass Bestellungen vor dem Versand genehmigt werden müssen, leiten Sie die Bestellung zur Genehmigung weiter und senden Sie sie dann an Ihren bevorzugten Lieferanten. Fügen Sie Details wie Artikelbeschreibung, Menge, Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen hinzu.

3. Bestellabwicklung durch den Lieferanten

Sobald der Lieferant bestätigt hat, dass er die Bestellung ausführen kann, und die Einzelheiten vereinbart hat, beginnt er mit der Auftragsabwicklung. Er bereitet die Waren vor, verpackt sie und versendet sie gemäß den vereinbarten Bedingungen. Regelmäßige Kommunikation mit dem Lieferanten gewährleistet eine pünktliche Lieferung und hilft Ihnen, potenzielle Probleme frühzeitig zu lösen.

4. Rechnungsstellung und Zahlung

In der Regel stellt der Lieferant nach dem Versand der Bestellung eine Rechnung auf der Grundlage der Bestellbedingungen aus. Der Käufer muss dann einen Drei-Wege-Abgleich durchführen, bei dem er die Bestellung, die Rechnung und den Wareneingang vergleicht, um die Richtigkeit sicherzustellen. Etwaige Unstimmigkeiten sollten vor der Zahlungsabwicklung geklärt werden. Rechtzeitige Zahlungen sorgen nicht nur für starke Lieferantenbeziehungen, sondern auch für eine kontinuierliche Versorgung.

5. Bestellungsverfolgung

Kommunizieren Sie während des gesamten Prozesses mit dem Lieferanten und überwachen Sie den Status von Sendungen und Lieferungen. So können Sie Verzögerungen oder Probleme erkennen und sicherstellen, dass die Waren wie erwartet ankommen. Proaktives Verfolgen unterstützt eine bessere Bestandsverwaltung und minimiert Betriebsstörungen.

6. Warenannahme und -prüfung

Prüfen Sie die Waren bei Lieferung, ob sie den in der Bestellung aufgeführten Spezifikationen und Mengen entsprechen. Achten Sie auf Beschädigungen, falsche Artikel oder falsche Mengen. Erfassen Sie den Wareneingang und dokumentieren Sie alle Unstimmigkeiten, um sie mit dem Lieferanten zu klären. Dieser Schritt ist entscheidend für die Aufrechterhaltung genauer Lagerbestände und die Sicherstellung eines schnellen Handelns des Lieferanten.

Aufbewahrung von Unterlagen und Leistungsanalyse

Bewahren Sie alle Unterlagen, einschließlich der PR, PO, Lieferscheine und Rechnungen, für zukünftige Audits und Ausgabenmanagementanalysen auf. Bewerten Sie die Leistung des Lieferanten regelmäßig, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung in der Lieferkette zu ermitteln.

Bewährte Verfahren für das Bestellmanagement

Zu den bewährten Verfahren für ein effektives Bestellmanagement gehören:

1. Standardisieren Sie Ihre Prozesse

• Erstellen Sie Vorlagen für Bestellanforderungen und Bestellungen, um Konsistenz zu gewährleisten.
• Entwerfen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die darlegt, wie Kaufanfragen eingereicht, geprüft und genehmigt werden.
• Weisen Sie für jeden Schritt des Beschaffungsprozesses klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu.

2. Verfolgen Sie die Leistung der Lieferanten

• Planen Sie regelmäßige Lieferantenbewertungen, um die Leistung, Liefergenauigkeit und Produktqualität zu bewerten.
• Erstellen Sie eine Lieferanten-Scorecard, um Anbieter für zukünftige Entscheidungen zu bewerten und zu vergleichen.
• Pflegen Sie eine klare und offene Kommunikation mit den Lieferanten, insbesondere in Bezug auf Ihre Erwartungen und deren Leistung. Vergessen Sie aber nicht, dass pünktliche Zahlungen eine wichtige Rolle für gute Lieferantenbeziehungen spielen!

3. Richten Sie Genehmigungsabläufe ein

• Richten Sie einen Genehmigungsprozess ein, der Störungen beim Einkauf minimiert, aber sicherstellt, dass die wichtigsten Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
• Stellen Sie sicher, dass für hochwertige Einkäufe mehrere Genehmigungsstufen erforderlich sind.
• Überprüfen und optimieren Sie Genehmigungsabläufe, um Engpässe zu minimieren.

4. Kontrollieren Sie Ausgaben

• Legen Sie Ausgabenobergrenzen und Genehmigungsschwellenwerte fest, um die Kosten zu kontrollieren.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Bestellhistorie, um unnötige oder doppelte Einkäufe zu identifizieren.
• Führen Sie Ausgabenanalyseberichte durch, um Möglichkeiten für Verhandlungen oder Kostensenkungen zu ermitteln.

5. Führen Sie genaue Aufzeichnungen

• Speichern Sie alle Einkaufsunterlagen, einschließlich Bestellanforderungen, Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine, in einem zentralen digitalen System.
• Stellen Sie sicher, dass Dokumente und wichtige Daten für ausgewählte Teammitglieder leicht zugänglich sind.
• Planen Sie regelmäßige Audits, um zu gewährleisten, dass die Aufzeichnungen aktuell sind und den Anforderungen entsprechen.

6. Führen Sie Automatisierungen ein

• Wählen Sie eine Beschaffungssoftware oder ein ERP-System, das zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Anforderungen passt.
• Richten Sie automatische Warnmeldungen ein, die bei niedrigen Lagerbeständen ausgelöst werden und automatische Bestellanforderungen auslösen.
• Nutzen Sie digitale Genehmigungsabläufe, um Verzögerungen zu reduzieren und papierbasierte Prozesse zu eliminieren.

7. Verfolgen Sie Ihre Bestellungen

• Verwenden Sie Software, um Statusaktualisierungen für Bestellungen in Echtzeit zu erhalten.
• Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen für die Nachverfolgung verspäteter Bestellungen.
• Verfolgen Sie Teillieferungen und Lieferrückstände, damit nichts übersehen wird.

8. Überprüfen und optimieren Sie

• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen des Bestellprozesses durch, um Ineffizienzen zu identifizieren.
• Sammeln Sie Feedback von Teammitgliedern, die an der Beschaffung beteiligt sind, um Engpässe zu ermitteln.
• Verwenden Sie Kennzahlen wie Bestellzykluszeit, Kosteneinsparungen und Lieferantenleistung, um Verbesserungen zu steuern.

Verwendung von ERP-Software für das Bestellmanagement

Ein integriertes Bestellverwaltungssystem wie ein ERP kann die Effizienz Ihres Bestellmanagements erheblich verbessern, indem es Fehler reduziert und verschiedene Aspekte des Einkaufs optimiert, indem es:

1. Einkaufsprozesse standardisiert. ERP-Systeme etablieren einheitliche Einkaufsverfahren, indem sie vordefinierte Arbeitsabläufe für Bestellanforderungen, Genehmigungen und die Erstellung von Bestellungen festlegen. Dies gewährleistet Konsistenz, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und reduziert das Risiko von nicht autorisierten oder doppelten Einkäufen.
2. Bestellanforderungen automatisieren. ERP-Software nutzt Funktionen wie den Meldebestand und kritische Lagerbestandslisten, um der Einkaufsabteilung Echtzeitinformationen über den Bedarf zu liefern.
3. Vorausgefüllte Bestellscheine erstellen. Bei der Überprüfung der Bedarfsanforderungsliste können Benutzer vorausgefüllte Bestellscheine erstellen, um mit nur wenigen Klicks Bestellungen für benötigte Waren aufzugeben.
4. Den Auftragsstatus und die Kosten verfolgen. ERP-Lösungen ermöglichen die Echtzeitverfolgung von Bestellungen, sodass Benutzer den Auftragsstatus, die Lieferfristen und die damit verbundenen Kosten überwachen können. Diese Transparenz hilft, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen, die Nachverfolgung von Lieferanten zu verwalten und das gesamte Ausgabenmanagement zu optimieren, indem sichergestellt wird, dass die Budgets eingehalten werden.
5. Die Leistung von Lieferanten verfolgen. ERP-Systeme ermöglichen es Ihnen, die Leistung von Lieferanten zu verfolgen und zu analysieren, indem Sie Lieferzeiten, Produktqualität und Erfüllungsgenauigkeit überwachen. Diese Daten lassen Sie Maßnahmen ergreifen, wenn die Leistung eines Lieferanten nachlässt, indem Sie entweder auf seine Mängel hinweisen und ihn zu Verbesserungen drängen oder den Lieferanten wechseln.
6. Alles genau dokumentieren. Ein ERP-System sammelt und verwaltet Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, Lagerbewegungen usw. auf eine Weise, die alle Daten leicht zugänglich macht.

Darüber hinaus integriert ein ERP-System wie MRPeasy den Einkauf mit dem Lagerbestand, dem Verkauf, der Produktion und der Buchhaltung, um einen Echtzeit-Datenaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen zu gewährleisten. Diese zentralisierten Daten zusammen mit automatisierten Prozessen zum Verfolgen sorgen für einen reibungslosen, leicht zu verwaltenden Betrieb.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Ein effektives Bestellmanagement rationalisiert die Beschaffung, verbessert die Bestandskontrolle und stärkt die Lieferantenbeziehungen, wodurch ein reibungsloser Betrieb und Kosteneinsparungen gewährleistet werden.
• Ein strukturierter Bestellprozess bietet vollständige Transparenz bei Einkäufen, verhindert Doppelbestellungen und verbessert die Kostenkontrolle, indem die Ausgaben pro Bestellung verfolgt werden.
• Durch die Erstellung klarer Genehmigungsabläufe und die Festlegung von Ausgabenobergrenzen werden nicht autorisierte Einkäufe minimiert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.
• Regelmäßige Leistungsüberprüfungen der Lieferanten und pünktliche Zahlungen tragen zur Aufrechterhaltung starker Partnerschaften bei und gewährleisten zuverlässige Lieferungen.
• Die Automatisierung des Bestellmanagements mit ERP-Software reduziert manuelle Fehler, beschleunigt die Auftragsabwicklung und ermöglicht die Echtzeitverfolgung von Aufträgen und Kosten.
• Eine genaue Buchführung und regelmäßige Analyse der Beschaffungsdaten unterstützen Audits, steigern die Effizienz der Lieferkette und decken Möglichkeiten zur Kosteneinsparung auf.
• Die Integration des Einkaufs in die Systeme für Lagerhaltung, Verkauf, Produktion und Buchhaltung gewährleistet einen nahtlosen Datenfluss und verhindert kostspielige Fehlmengen oder Überbestände.

Häufig gestellte Fragen

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