Bestandsverfolgung – Ein essenzieller Leitfaden für Herstellungsunternehmen

Bestandsverfolgung bezeichnet die Überwachung von Bestandsbewegungen, um die Sichtbarkeit in der Lieferkette des Unternehmens zu erhöhen, seine Bestellprozesse und allgemeine Bestandsmanagementpraktiken zu verbessern, Verfolgbarkeit sicherzustellen und zu gewährleisten, dass die Waren die Fertigung und die Kunden zum richtigen Zeitpunt erreichen.

Warum ist die Bestandsverfolgung wichtig?

Die im letzten Jahr durch Corona verursachten erheblichen Störungen an traditionellen Lieferketten haben Unternehmen aller Größenordnungen beeinflusst. Außerdem haben es weitere große Störungen, wie gestrandete Frachtschiffe, Handelskriege, Tarife und Naturkatastrophen, deutlich gemacht, dass der Warentransport in den letzten Jahren starken Einflüssen ausgesetzt war.

Bestand und Bestandsverfolgung waren schon immer entscheidende Funktionen für Herstellungsunternehmen. Die oben erwähnten und mit Sicherheit noch kommenden zukünftigen Störungen machen es kleinen und mittelgroßen Unternehmen (KMUs) jedoch nicht unbedingt leicht. Der Bestand beeinflusst Lieferzeitpläne, Cashflow, Steuern und andere Funktionsbereiche innerhalb eines Unternehmens. Falls einer dieser Bereiche aus dem Gleichgewicht gerät, könnten dem Unternehmen Geschäftsgelegenheiten entgehen oder das Betriebskapital ausgehen. Falsch gehandhabte Bestandsverfolgung kann für KMUs demnach zu einem Desaster werden.

Was ist Bestandsverfolgung?

Wenn die benötigten Rohstoffe und Bauteile zur richtigen Zeit auf Lager sind, könnten Bestellungen innerhalb der angebotenen Leadzeiten erfüllt werden. Um das sicherzustellen, wenden Unternehmen häufig komplexe Bestandsmanagementsysteme an, um ihren Bestand von Einkauf über Erhalt und Einsatz bis hin zum Versand zu verwalten. Diese Bestandsmanagementsysteme können Teil eines Einzelsystems sein oder einer MRP-Software angehören, die Interfunktionsfähigkeit zwischen Bestands- und Produktionsplanung, Fertigungskontrolle, Finanzen und anderen Abteilungen ermöglicht.

Die Bestandsverfolgung ist Teil des allgemeinen Bestandsmanagements, das die physischen Bewegungen von Rohstoffen in und durch den Produktionsbetrieb überwacht. Durch die Echtzeitverfolgung der Bewegungen von Bauteilen und Komponenten können Unternehmen ihre Produktionsprozesse optimieren und das richtige Gleichgewicht aus Materialien je nach Bestellreihenfolge finden.

Die Bestandsverfolgung kann entweder manuell oder automatisch sein. Größere Unternehmen nutzen traditionell automatisierte Systeme, die Barcode-Scanner, Analysen, automatische oder halbautomatische an Stücklisten gebundene Hilfssysteme, die bei Sendung von Bestellungen in die Fertigung angepasst werden, und mehr.

KMUs greifen oft auf manuelle Bestandsverfolgung zurück und nutzen Listen, Tabellen, manuelle Standardanweisungen und Standardarbeiten, um den Materialfluss im Griff zu behalten. Aufgrund der Software-Fortschritte von heute gibt es jedoch keinen Grund mehr für KMUs, ihren Bestand manuell zu verfolgen. Fortschrittliche, agile und flexible Software hat „für gleiche Verhältnisse“ gesorgt und automatische eigenständige Software oder Bestandsverfolgung als Teil eines MRP- oder ERP-Systems für KMUs auf Augenhöhe mit den Softwares größerer Unternehmen gebracht.

Bestandsarten

Es gibt viele Arten an Beständen, doch die drei am häufigsten anzutreffenden in so gut wie allen Herstellungsunternehmen sind Rohstoffe (oder Bauteile), unfertige Erzeugnisse (WIP) und fertige Erzeugnisse.

1. Rohstoffe – Jedes Unternehmen nutzt irgendeine Form an Rohstoffen. Rohstoffe sind die Grundkomponenten, die in fertige Güter weiterverarbeitet werden. Zu ihnen zählen Dinge wie Mehl, Fasern, Getreide, Schrauben oder andere kommodifizierte Komponenten. Sie können auch Materialien sein wie Kabelbäume oder kleine Schrittmotoren, um Unterbaugruppen zu produzieren.
2. Unfertige Erzeugnisse – Unfertige Erzeugnisse (WIP) besteht aus allen Materialien, die von Produktionsphase zu Produktionsphase vollständig oder teilweise verarbeitet wurden. Zu ihnen können außerdem teilweise fertiggestellte Unterbaugruppen zählen zu verschiedenen Phasen des Zusammenbaus.
3. Fertige Erzeugnisse – Fertige Erzeugnisse sind die Endprodukte, die zur Erfüllung von Kundenbestellungen verwendet werden können.

Software zur Bestandsverfolgung, MRP-Systeme und ERP-Systeme, verfolgen jederzeit diese drei Bestandsarten. Fortschrittlichere Versionen können jedoch auch Wartungen, Reparaturen und operativen Bestand wie Mutter, Bolzen, Klebeband, Kleber oder andere Materialien verfolgen, die zur Wartung der Fabrik oder bei der Unterstützung der Betriebsfunktionen eingesetzt werden. Diese sind in meisten MRP/ERP-Systemen ebenfalls enthalten.

Bestandskontrolltechniken

Die Durchführung der Bestandsverfolgung hängt auch vom allgemeinen angewandten Bestandsmanagementsystem ab. Jede Technik hat ihre eigenen Ziele, die an Branche, Unternehmensgröße oder Struktur der fertigen Güter angepasst sein müssen. Zu diesen Techniken zählen:

Optimale Bestellmenge

Die optimale Bestellmenge nutzt formelhafte Variablen, um die Kosten zu kontrollieren. Diese Methode kommt oft bei der Prozessfertigung von  Lagerfertigern zum Einsatz, die Materialien in großen Mengen kaufen können, nach Volumen produzieren und Durchsatz und Produktionsleistung genau kennen. Sie können außerdem Nachfragerate, Lagerhaltungskosten und andere Variablen berücksichtigen, um große Massenbestellungen zu den besten Preisen auszulösen und die Bestellhäufigkeit zu senken. Das Volumen wird ausgenutzt, um Kosten zu senken und Cashflow zu optimieren.

Mindestbestellmenge

Die Mindestbestellmenge (MOQ) stellt die kleinste Untermenge dar, die ein Hersteller verkauft, wie etwa ein Dutzend oder Hundert Stück usw. Da kleinere Lose in vielen Fällen effizienter sind, ermöglicht dieses Minimum eine effizientere Fertigung. Bestand kann präzise geordert und verfolgt werden, da der Hersteller weiß, wie viel er benötigt, um jede Mindestbestellmenge zu produzieren.

Just-in-Time-Bestand

Just-in-Time (JIT) Bestand ging mit dem Auftreten schlanker Methoden innerhalb von Herstellungsunternehmen einher und hat sich auch in anderen Methoden wie Six Sigma etabliert. Die Bestandsbeschaffung ist mit der Bestellposition innerhalb des Unternehmens verbunden und Materialien werden erst gekauft, wenn eine Bestellung eingeht. Dies senkt die Bestands- und Lagerhaltungskosten sowie den Handlingbedarf für Rohstoffe, Bauteile und WIP-Bestand dramatisch.

ABC-Bestand

Die ABC-Analyse teilt fertige Erzeugnisse in drei gewichtete Kategorien ein, wobei A-Gütern die gewinnbringendsten, B-Güter in der Mitte und C-Güter kleine oder Niedrigmargengüter sind. Das Ziel des Bestandsmanagements mit ABC-Analyse lautet sicherzustellen, dass für A-Produktionen jederzeit Material verfügbar ist. Die Dringlichkeit der anderen Kategorien sinkt entsprechend. Falls Störungen zu Knappheiten führen, können Tradeoffs oder Opfer bei den Gütern der niedrigeren beiden Stufen gebracht werden, um zu garantieren, dass die gewinnbringendsten Güter dennoch produziert werden.

Die eingesetzte Technik zur Bestandskontrolle beeinflusst die Art der eingesetzten Bestandsverfolgung. Jede der oben genannten Techniken bringt außerdem Einschränkungen für die manuelle Bestandsverfolgung mit. Die ABC-Analyse kann zum Beispiel sehr subjektiv sein, sollte sie manuell erfolgen, und die Formeln für Mindestbestellmenge und optimale Bestellmenge könnten abweichen und fehleranfällig sein. KMUs können jedoch preiswerte Bestands- oder MRP-Software nutzen, um jede dieser Bestandstechniken effektiv zu verwalten und menschliche Urteilsverzerrungen und Fehler manueller Systeme auszumerzen.

Werkzeuge zur Bestandsverfolgung

Sobald die Bestandsmanagementtechnik eingerichtet ist, werden häufig mehrere Werkzeuge eingesetzt, um den Prozess zu automatisieren. All diese Werkzeuge können durch Konnektivität direkt mit der Bestands- oder MRP-Software verbunden werden, damit der Bestandsprozess komplett automatisiert wird, während die Fast-Echtzeit-Effektivität von Arbeitsaufträgen erhalten bleibt, einschließlich Bestandsmengensenkung gegen die Stückliste eines ausgestellten Auftrags. Zu den verschiedenen Werkzeugen zählen:

Barcoding

Barcodes und QR-Codes  sind heutzutage Standard, selbst für Massenrohstoffe. Scanner lassen sich per Hand bedienen (einige Softwares arbeiten sogar mit Scans per Telefon oder Tablet) und sind auf Pickern montiert oder in das Rahmenwerk der Produktionsmaschine integriert. Das bedeutet, dass es von Eingang über Weiterleitung an die Fertigung bis hin zu unfertigem Bestand und fertigem Bestand möglich ist, Materialien teilweise oder gänzlich zu verfolgen, sowie sie sich durch die Produktion bewegen, und ihren Fortschritt in der Stückliste eines MRP-Systems widerspiegeln zu lassen.

RFID

RFID ist eine weitere Form der Materialidentifikation, die sich für die Bestandsverfolgung durch die Produktion einsetzen lässt. Aktive RFID nutzt Chips, um W-LAN oder Scannern zu signalisieren, dass sich Güter an einem bestimmten Standort befinden. Passive RFID kann Fortschritte nicht aktiv signalisieren, lässt sich jedoch von Handscannern oder in Produktionsmaschinen integrierten Scannern auslesen.

Integrierte Zählung

Viele OEM-Maschinenhersteller arbeiten mit integrierten Zählungen, je nach Art der produzierten fertigen Güter. Diese lassen sich an die Bestandsverfolgungssoftware koppeln, je nach Konnektivitätsfähigkeit der Maschinen in der Fertigung. Sie lassen sich alternativ auch manuell hinzufügen, wenn die Bestandswerte in Berichten gesammelt werden, und dann händisch an der Maschinenführerstation oder per Verwaltungsmethoden berücksichtigen.

Bestandsverfolgungssoftware

Moderne KMUs müssen mit anfälligen oder unvorhersehbaren Lieferketten umgehen können. Da sie kleinere Unternehmen sind, kann eine manuelle Bestandsverfolgung Fehler, menschliche Urteilsverzerrungen und unpassende Analysen für die Entscheidungsfindung bei Lagerthemen verursachen. Da das heutige Bestandsmanagement, MRPs und ERPs agil, flexibel und sogar auf KMUs ausgerichtet sind, lassen sie diese kleineren Unternehmen die beste Software ihrer Klasse nutzen, die hinsichtlich Funktionen der von größeren Unternehmen in nichts nachsteht.

Mit den richtigen Werkzeugen und Techniken können KMUs Software wählen, mit der sie präzise ihren Bestand verfolgen können. Dies stellt sicher, dass sie ihr benötigtes Material immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Die Bestandsverfolgung setzt sich aus der Überwachung und Aufzeichnung aller Lagerbewegungen im Unternehmen zusammen, mit dem Ziel, Sichtbarkeit in der Lieferkette zu erhalten.
• Die Verfolgung kann entweder manuell oder mithilfe digitaler Werkzeuge erfolgen. Software-Lösungen wie ERP/MRP-Systeme werden für maximale Effizienz und minimale Datenfehler empfohlen.
• Herstellungsunternehmen verfolgen hauptsächlich drei Bestandsarten: Rohstoffe (einschließlich Bauteile), unfertige Erzeugnisse und fertige Erzeugnisse. Eine weitere Kategorie ist MRO-Bestand (Wartung, Reparatur und Betriebsmittel), der sämtlichen Hilfsbestand wie Schmier- und Klebemittel, Bolzen, Schrauben usw. berücksichtigt.
• Die Details der Bestandsverfolgung hängen von den eingesetzten Bestandskontrollmethoden ab. Zu diesen zählen die optimale Bestellmenge, die Mindestbestellmenge, Just-in-Time-Bestand und ABC-Bestand.
• Bestandsverfolgungs-Werkzeuge, die häufig mit Bestandsmanagementsoftware eingesetzt werden, sind Barcodes, RFID und integrierte Zählungen.

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