Bestandsplanung – Ein kurzer Leitfaden

Der Bestand ist die Grundlage eines jeden Produktions- oder Vertriebsunternehmens. Die Bestände von Rohmaterialien, halbfertigen Erzeugnissen und fertigen Gütern optimal zu halten, ist entscheidend, um kurz- und langfristig geschäftlich erfolgreich zu sein.

Was ist Bestandsplanung?

Die Bestandsplanung ist ein Satz an Praktiken, der Unternehmen dabei helfen soll, jederzeit optimale Lagerbestände zu halten. Als Teilbereich der Bestandsverwaltung ist die Bestandsplanung sowohl mit der Kapazitäts– als auch mit der Beschaffungsplanung verbunden und beschäftigt sich hauptsächlich damit, Beschaffungen und Bewegungen in der Lieferkette mit der Materialnachfrage in Einklang zu bringen, sodass Bestände immer auf einem angemessenen Niveau sind. Dies wird durch den Einsatz verschiedener Tools und Verfahren erreicht, wie zum Beispiel durch Bedarfsprognosen, Wiederbeschaffungsmethoden wie der optimalen Bestellmenge, die Automatisierung von Meldebeständen oder die Anwendung von Bestandsmanagementmethoden wie Just-In-Time.

In der Fertigung befasst sich die Bestandsplanung hauptsächlich mit der Vorausplanung und der rechtzeitigen Auffüllung des Rohmaterialbestands. Das wiederum stellt sicher, dass der Bestand an halbfertigen Erzeugnissen – Komponenten, die sich gerade noch in Verarbeitung befinden – auf einem optimalen Niveau gehalten wird und die Fertigungsabläufe reibungslos vorangehen können. Auch der Output, der in den Fertigwarenbestand einfließt, muss auf dem richtigen Niveau gehalten werden, da sowohl zu wenig (Fehlbestände) als auch zu viel (Überbestände) gelagerte Waren zu Opportunitätsverlusten und aufgelaufenen Kosten führen können.

Da die Bestände in direktem Zusammenhang mit dem Umsatz stehen, wirkt sich die Bestandsplanung auch auf den Cashflow eines Unternehmens und damit auf seine Budgetierung aus. Die meisten modernen Softwarelösungen für die Produktions- und Bestandsverwaltung verfügen über eine breite Palette von integrierten Bestandsplanungstools.

Warum ist die Bestandsplanung wichtig?

Eine systematische Bestandsplanung ist aus mehreren Gründen wichtig, wobei die wichtigsten die Optimierung der Bestandsniveaus und die Verbesserung des Cashflows sind.

Optimierung von Bestandsniveaus

Ein Produktions- oder Vertriebsunternehmen braucht einen stetigen Fluss von Bauteilen und Waren, damit sein Betrieb stabil bleibt. Die Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände trägt dazu bei, dass die Kosten für Lagerhaltung und andere Gemeinkosten unter Kontrolle gehalten und die Produktionskapazitäten nahezu optimal ausgenutzt werden. Sie ist auch wichtig für genauere Produktionsplanungen und -prognosen. Mit der Bestandsplanung wird versucht, zwei Extreme zu vermeiden – Fehlbestände und Überbestände.

Fehlbestände sind Situationen, in denen dem Unternehmen – in der Regel abrupt – die Rohstoffe oder Fertigwaren ausgehen. Das geschieht meist aufgrund von Störungen in der Lieferkette, plötzlichen Marktschwankungen oder schlichtweg menschlichem Versagen. Letzteres kommt vor allem in kleineren Unternehmen vor, in denen bereits unscheinbare Planungsfehler wie ein verlegter Lieferschein oder eine übereilte Angabe der Durchlaufzeit schnell zu einem Materialmangel und ausstehenden Aufträgen führen können. Fehlbestände können vor allem für KMUs gefährlich sein, weil die Produktion zum Stillstand kommen kann und damit das wichtigste Mittel zur Steigerung der Liquidität lahmgelegt wird. Vorausschauende Planung und geeignete Maßnahmen, wie z.B. ein gesunder Sicherheitsbestand, helfen, das zu vermeiden.

Verbesserung des Cashflows

Umgekehrt kann sich Überbestand auch nachteilig auf einen Produktionsbetrieb auswirken, insbesondere auf den Cashflow. Überbestand liegt vor, wenn eine bestimmte Art von Beständen im Übermaß vorhanden ist. Meist wird er durch schlechte Bestandsverwaltung oder Unregelmäßigkeiten in der Lieferkette verursacht. Auch hier ist oft menschliches Versagen oder schlechte Planung der Übeltäter. In dem Versuch, durch unbeständige Lieferanten oder Planungen entstehende Materialmängel vorherzusehen, werden beispielsweise 10 % zusätzliche Rohstoffvorräte bestellt, nur um „auf Nummer sicher“ zu gehen.

Überbestand erhöht die Gemeinkosten für die ständigen Bestände, beansprucht unnötigen Lagerraum und kann zu Problemen hinsichtlich Verfall oder Sicherheit führen. Potenziell noch schlimmer ist, dass Überbestände wertvolles Kapital binden, das andernfalls für Reinvestitionen in das Unternehmen oder für strategische Einkäufe verwendet werden könnte.

Eine gute Bestandsplanung sorgt dafür, dass die Bestände im Fluss bleiben und damit der Casfhlow gesichert ist. Das ist wiederum besonders wichtig für KMUs, die in der Regel auf einen schnellen Warenumschlag angewiesen sind und deren Lagerbestände oft mehr als 80 % ihrer Finanzmittel binden. Da die Gemeinkosten durch optimierte Lagerbestände begrenzt werden, führt eine gute Bestandsplanung häufig zu einer Verbesserung des Betriebsergebnisses.

Bestandsplanungsmethoden

Im Großen und Ganzen befasst sich das Bestandsmanagement mit allen Aspekten der Bestände auf ihrem Weg durch die Lieferkette des Unternehmens. Dazu zählen Beschaffung, Lagerung, Nutzung und Verfolgung von Rohstoffen und Komponenten sowie die Nachbestellung von Beständen und die Bedarfsprognose. Bei der Bestandsplanung müssen all diese Schritte berücksichtigt werden, um das optimale Bestandsniveau zu ermitteln.

Wenn zum Beispiel eine Arbeitsstation einen Materialoutput hat, der vorübergehend den verfügbaren Lagerplatz übersteigt, muss der optimale Lagerbestand auf Grundlage des verfügbaren Lagerplatzes und nicht der Produktionskapazität festgelegt werden, um Engpässe zu vermeiden. Rückverfolgbarkeit und Lagerverwaltung sind auch für die Bestandsplanung von entscheidender Bedeutung, da eine vorausschauende Planung nur möglich ist, wenn Sie einen guten Überblick darüber haben, was gelagert ist und wo es gelagert wird. Ein gut eingeführtes Barcode-System kann viel dazu beitragen, dass Sie Ihre Bestände und deren Bewegungen stets erfassen können.

Sehen wir uns im Folgenden einige Methoden und Verfahren an, die sich für eine gute Bestandsplanung als besonders nützlich erweisen können.

Nachfrageprognosen

Prognosen sind abteilungsübergreifenden Prozesse, die darauf abzielen, auf der Grundlage von Markttrends, historischen Verkaufsdaten, Lieferanteninformationen und anderen Messgrößen fundierte Vorhersagen über den künftigen Materialbedarf zu treffen. Im Zusammenhang mit der Lagerhaltung wird sie manchmal austauschbar mit den Begriffen Bestandsabschätzung oder Bestandskontrolle verwendet. Die Bedarfsprognose ist einer der wichtigsten analytischen Prozesse, der die Produktionskapazitäten, Beschaffungen und Bestandsanforderungen bestimmt. Sie ist daher eine wichtige Grundlage für die Planung von Lagerbeständen.

Die meisten Prognosen werden in der Regel vor Beginn eines Produktionszeitraums erstellt, wobei während des Geschäftsjahres fortlaufend Anpassungen vorgenommen werden. Am Ende des Zeitraums werden die Ergebnisse mit den Shareholdern abgestimmt und die Leistungsdaten konsolidiert. Es gibt eine Reihe von Kennzahlen, die bei der Quantifizierung von Prognosen und der Verbesserung der Genauigkeit helfen, wie zum Beispiel die Umschlagshäufigkeit der Bestände, Tracking-Signale, die Füllrate usw.

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Optimale Bestellmenge und Bestellpunkte

Die optimale Bestellmenge ist eine Methode des Bestandsmanagements, mit der die ökonomischste Menge zu beschaffender Güter berechnet wird. Die optimale Bestellmenge zielt darauf ab, ein Gleichgewicht zwischen der Befriedigung der Nachfrage und der Minimierung von Überbeständen und deren Halte- und Lagerkosten herzustellen, was sie zu einem idealen Instrument der Bestandsplanung macht. Die optimale Bestellemnge eignet sich hervorragend für die Optimierung des Cashflows und die Einhaltung einer idealen Losgröße für Rohstoffbestände und Bestände an halbfertigen Erzeugnissen. Ihre einzige große Einschränkung besteht darin, dass sie nur dann gut funktioniert, wenn sowohl die Nachfrage als auch die Bestands- und Lagerkosten relativ konstant sind, was bei Lagerfertigern jedoch häufig der Fall ist.

Die optimale Bestellmenge ist auch ein Mittel zur Bestimmung des Meldebestands eines Unternehmens. Ein Meldebestand ist ein vorher bestimmter Mindestbestand, der die Wiederauffüllung der Bestände auslöst. Meldebestände sind wichtige Funktionen des Bestandsmanagements, die sicherstellen, dass die Bestände aufgefüllt werden können, bevor der Produktion die Rohstoffe ausgehen. Bestellpunkte können mit Hilfe der optimalen Bestellmenge oder als Funktion von Leadzeit, Bedarf und Sicherheitsbestand berechnet werden. Die meisten Bestandsmanagementsysteme nutzen automatische Meldepunktfunktionen in Verbindung mit der Bestandsverfolgung.

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Just-In-Time

Just-In-Time (oder JIT) ist eher eine Fertigungsmethode als ein Mechanismus zur Bestandskontrolle. Bei JIT wird der gesamte Herstellungsprozess so organisiert, dass die Nachfrage gedeckt wird und die Einkäufe so genau wie möglich auf die Produktionspläne abgestimmt werden. Dies trägt dazu bei, die Effizienz der Fertigung zu steigern und verschiedene Arten von Verschwendung zu minimieren, einschließlich derjenigen, die durch überschüssige Bestände entstehen.

JIT lehnt sich stark an die schlanke Produktion an und eignet sich am besten für Auftragsfertiger oder Auftragsmonteuere, die ihre Fertigung in einem Pull-System aufgebaut haben. Die Einführung von JIT kann sich jedoch als schwierig erweisen, da es eine strenge Kontrolle der Lieferkette und stabile Lieferantenbeziehungen erfordert. Sollte es allerdings richtig implementiert sein, kann sich JIT schnell auszahlen, da seine außergewöhnliche Fertigungseffizienz ihresgleichen sucht.

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Vier beste Verfahren zur Bestandsplanung

Es gibt kein einheitliches Regelwerk, das immer die richtigen Bestandsmanagementpraktiken gewährleisten kann. Eine Bestandsplanungsmethode, die für einen bestimmten Anwendungsfall funktioniert, garantiert keineswegs, dass sie universell gültig ist. Jeder Bestandsmanagementprozess ist anders und hängt von der Art des Fertigungsbetriebs eines Unternehmens sowie von der Unternehmenskultur, Marktüberlegungen und vielen anderen Variablen ab.

Dennoch gibt es einige beste Verfahren, die jedes Unternehmen berücksichtigen sollte, das seinen Bestandsplanungsprozess perfektionieren will. Im Folgenden finden Sie vier Empfehlungen zur Bestandsverwaltung, die bei der Einrichtung eines guten Bestandsplanungsprozesses hilfreich sein können.

• Zuweisung von Rollen und Schulung der Mitarbeiter. Selbst die ausgeklügeltste Bestandsmanagementlösung kann Ihren Bestand nicht organisieren, wenn sie schlecht implementiert ist oder Ihre Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß für sie geschult sind. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter mit allen Systemen vertraut sind und wissen, wie sie sie zu bedienen haben. Es sollten außerdem klare Richtlinien aufgestellt werden, um die Rollen und Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Aspekte des Bestandsmanagements festzulegen, einschließlich Beschaffung, Lagerverwaltung, Lieferantenbeziehungen usw.
• Verbesserung der Bestandsverfolgung. Eine geeignete Rückverfolgbarkeitslösung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen über Lagerbewegungen protokolliert werden und jederzeit für Analysen zur Verfügung stehen. Bestandsverfolgungssysteme liefern detaillierte Informationen zu allen Bestandsposten, einschließlich Beschaffungs- und Verfallsdaten, Routing-Verlauf, Lieferantendetails, Wert, usw. Darüber hinaus sollte ein gutes Rückverfolgbarkeitstoolset Barcoding, Chargenverfolgung, Qualitätskontrolle und RMA-Funktionen umfassen. Die Rückverfolgbarkeit ist grundsätzlich eine absolute Voraussetzung für eine verbesserte Bestandskontrolle und sollte ganz oben auf der Liste der zu implementierenden Systeme stehen, um die Bestandsplanung zu verbessern.
• Einführung eines fortlaufenden Bestandsystems. Periodische Inventursysteme, die auf physischen Bestandszählungen vor und nach einer Finanzperiode beruhen, können für einige Anwendungsfälle immer noch ein geeignetes Mittel zur Bestandsaufnahme sein und sich für kleine Unternehmen als kosteneffiziente Lösung erweisen, insbesondere wenn sie keine hohen Bestände an halbfertigen Erzeugnissen haben. Moderne fortlaufende (oder permanente) Inventursysteme bieten jedoch viele grundlegende Vorteile. Ein System zur fortlaufenden Bestandsführung erfasst automatisch alle Beschaffungen, Produktionsvorgänge und sonstigen Lagerbewegungen. Indem sichergestellt wird, dass die Lagerbestände stets kontrolliert und die Bücher in Echtzeit aktualisiert werden, werden viele Aspekte der Bestandsplanung einfacher und transparenter.
• Automatisierung der Bestandsverwaltung mit einem IMS/MRP-System. Zu guter Letzt stellt die Einführung einer speziellen Bestandsmanagementlösung oder eines ERP-Systems für die Fertigung den bei weitem größten Schub für die Bestandsplanung eines Unternehmens sowie für die Gesamtproduktivität dar. Während eine auf Tabellenkalkulationen basierende Bestandsplanung für kleine und einfache Betriebe kosteneffizient sein mag, können der Automatisierungsgrad und die zusätzliche Funktionalität, die eine moderne Produktionsmanagementsoftware bietet, gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Eine neue Generation von KMU-orientierten Systemen bietet eine voll integrierte Produktionssoftware, die hinsichtlich Funktionen oft mit den großen ERP-Systemen mithalten kann – allerdings nur zu einem Bruchteil der Kosten. Diese Art von Software vereinfacht den Bestandsplanungsprozess erheblich und reduziert gleichzeitig menschliche Fehler.

MRPeasy ist ein Alles-in-Einem-ERP-System für die Fertigung, das speziell für kleine und mittelgroße Vertriebsunternehmen und Produzenten entwickelt wurde. Dieses Software-as-a-Service (oder SaaS) und 100% Cloud-basierte ERP enthält eine leistungsstarke Bestandsmanagement- und Produktionsplanungslösung, die alle Geschäftsprozesse und sogar Finanz-, eCommerce- oder Fulfillment-Apps von Drittanbietern in einem einzigen digitalen Ökosystem vereint. MRPeasy bietet eine Vielzahl von Tools, die die Bestandsplanung einfach und intuitiv machen, einschließlich umfassender Produktionsplanungs- und Steuerungstools, Beschaffungsmanagement, fortschrittlicher Bestandsverfolgung, automatischer Berichterstellung, Lieferanten- und Lieferkettenmanagement, Echtzeit-Reporting aus der Fertigung, Vertriebsmanagement und vieles mehr.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Die Bestandsplanung ist ein Satz an Bestands- und Lieferkettenpraktiken, der Unternehmen helfen soll, ihre Bestände jederzeit optimal zu halten.
• In der Fertigung dreht sich die Bestandsplanung meist um die Vorausplanung und rechtzeitige Auffüllung des Rohstoffbestands, um den Bestand an halbfertigen Erzeugnissen im Gleichgewicht zu halten.
• Auch der Bestand an Fertigerzeugnissen muss auf einem optimalen Niveau gehalten werden, um Opportunitätsverluste und steigende Gemeinkosten zu vermeiden.
• Es gibt viele verschiedene Methoden der Bestandsplanung; die bekanntesten Beispiele sind Bedarfsprognosen, die optimale Bestellmenge, die Automatisierung von Bestellpunkten oder das Just-in-Time-Prinzip.
• Zu den bewährten Verfahren der Bestandsplanung zählen die Zuweisung von Aufgaben und Zuständigkeiten an die Mitarbeiter, die Sicherstellung einer ausreichenden Rückverfolgbarkeit der Bestände, die Einführung eines fortlaufenden (permanenten) Bestandssystems und die Implementierung eines Bestandsverwaltungssystems oder eines ERP-Systems für die Fertigung.

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