Die 11 wichtigsten KPIs für das Bestandsmanagement im Jahr 2023

Jedes Unternehmen mit einem physischen Inventar muss für optimale Lagerbestände und Lagerbewegungen sorgen. Die Verfolgung von KPIs für das Bestandsmanagement kann einen großen Beitrag zur Erreichung dieser Ziele leisten. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen 11 der wichtigsten KPIs für das Bestandsmanagement vor und geben Tipps, wie Sie sie nutzen können.

Was sind KPIs für das Bestandsmanagement?

KPIs für das Bestandsmanagement sind Leistungskennzahlen, die sich auf die Lagerung, die Mengen, die Kosten oder die Bewegungen der Bestände eines Unternehmens beziehen. Wie alle geschäftlichen KPIs funktionieren sie durch Messung und Vergleich verschiedener Geschäftskennzahlen, um die Leistung verschiedener Geschäftsprozesse zu verfolgen und Ziele zu setzen.

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen KPIs und Metriken. Während alle KPIs auf Metriken beruhen, sind nicht alle Metriken KPIs. Metriken sind Bewertungsmaßstäbe für praktisch jeden quantifizierbaren Prozess. KPIs hingegen verwenden Metriken, um die Leistung bestimmter Geschäftsziele zu messen, die sich Unternehmen setzen, um bestimmte Aspekte ihrer Funktionsweise zu beurteilen. Ein Beispiel: Die Anzahl der Türöffnungen innerhalb einer bestimmten Zeit ist eine Metrik. Wenn das Öffnen einer Tür beispielsweise ein relevanter Indikator für die Mitarbeiterbeteiligung ist, könnte die Verfolgung dieser Zahl die Grundlage für einen KPI bilden.

Verfolgte KPIs werden oft in Leistungs-Dashboards zusammengefasst. Diese werden dann, je nach Implementierung, regelmäßig oder in Echtzeit aktualisiert, um Entscheidungsträgern und Stakeholdern einen Überblick über die Unternehmensleistung zu geben. Sie können in Form einer Tabellenkalkulation, einer speziellen Software für das Leistungsmanagement oder innerhalb des Bestandsmanagementsystems Ihrer Wahl vorliegen.

Warum sind KPIs für das Bestandsmanagement wichtig?

Der Nutzen der Verfolgung von bestandsbezogenen KPIs ist nicht auf Lagerhäuser oder Vertriebsunternehmen beschränkt. Das Bestandsmanagement ist ein äußerst wichtiger Aspekt des Geschäfts für alle Hersteller, Einzelhändler oder prinzipiell jedes Unternehmen mit physischen Beständen. Die Genauigkeit der Bestände, die Beschaffung und die Produktionsplanung hängen vollständig von relevanten, aktuellen Einblicken in die Bestandsmetriken ab.

In erster Linie ermöglicht die Verfolgung relevanter Bestandsverwaltungsprozesse die Festlegung klarer Ziele und Vorgaben, die einen tieferen Einblick in den Zustand des Unternehmens ermöglichen. KPIs dienen als Benchmarks, die es ermöglichen, Baselines festzulegen, die Leistung im Laufe der Zeit zu vergleichen und Defizite zu erkennen.

Durch die Bereitstellung von Informationen über optimale Lagerbestände, Zeit-Kosten-Verhältnisse usw. vereinfachen KPIs die Optimierung des Bestands. Dies führt zu einer insgesamt besseren Bestandsverwaltung, einer besseren Bestandskontrolle, weniger Verschwendung und geringeren Gemeinkosten. KPIs, die die Erfüllung von Kundenbestellungen messen, können auch ein zuverlässiger Indikator für andere Aspekte der Gesundheit des Unternehmens sein, wie z.B. die Kundenzufriedenheit.

Alles in allem liefern KPIs für das Bestandsmanagement nützliche, kosteneffiziente und datengestützte Erkenntnisse, die bei der Entscheidungsfindung enorm helfen können. Sie dienen als Feedback-Mechanismus, der anzeigt, ob das Unternehmen in die richtige Richtung gelenkt wird. Da der Bestand direkt mit der Produktion, den Kundenbeziehungen, der Lieferkette, der Buchhaltung und anderen Aspekten des Geschäfts verbunden ist, gehören die KPIs für das Bestandsmanagement zu den wichtigsten Geschäftskennzahlen überhaupt.

Wie wählen Sie die richtigen zu verfolgenden KPIs aus?

Die Wahl der zu verfolgenden KPIs für das Bestandsmanagement kann den Unterschied zwischen Redundanz und Effizienz ausmachen. Es gibt buchstäblich Dutzende von Metriken, die zur Auswahl stehen, sodass Sie sorgfältig abwägen sollten, für welche Sie sich entscheiden.

Die SMART-Methode

Ein bewährter Ansatz für die Auswahl von KPIs ist die SMART-Methode. Sie wurde 1981 von George T. Doran entwickelt. SMART wird bis heute in verschiedenen Formen in unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Anwendungen eingesetzt. Nach der SMART-Methode kann die Relevanz einer Kennzahl untersucht werden, indem auf folgende Aspekte hin analysiert wird:

S – Specific (spezifisch) genug; Sie misst einen konkreten Prozesses oder Aspekt, ist klar definiert und berücksichtigt strategische Ziele.

M – Measurable (messbar), was in der Bestands- und Lagerverwaltung fast immer quantifizierbar bedeutet.

A – Achievable (erreichbar); Sie ist tatsächlich erreichbar und kohärent mit dem Anwendungsfall eines Unternehmens. Mit anderen Worten, streben Sie nicht nach einer Vorlaufzeit von „sofort“.

R – Realistic (realistisch) oder relevant; sowohl in Bezug auf die realistischen Ziele des Unternehmens als auch auf das, was angesichts der vorhandenen Ressourcen tatsächlich möglich ist.

T – Time-bound (zeitgebunden): Sie folgt einem vorgegebenen Zeitrahmen, der mit dem Ziel der Metrik in Zusammenhang steht, und hat eine Deadline.

Tipps zur Auswahl der richtigen KPIs

Neben der SMART-Methode finden Sie hier noch einige weitere Tipps, die Ihnen die Auswahl der richtigen KPIs erleichtern können:

• Branchenspezifische KPIs in Betracht ziehen. Viele KPIs sind für Ihre Branche oder Ihren Unternehmenstyp möglicherweise relevanter als andere. Einzelhandelsunternehmen können sich beispielsweise auf Kennzahlen wie die Durchverkaufsrate, den Prozentsatz der Preisnachlässe oder die Bruttomargenrendite auf Lagerinvestitionen (GMROI) konzentrieren, während Fertigungsunternehmen die Produktionszykluszeit, den Bestand an unfertigen Erzeugnissen (WIP) oder die Kapazitätsauslastung in den Vordergrund stellen sollten.
• Verfügbarkeit und Genauigkeit der Daten prüfen. Verfolgen Sie nur KPIs, für die Sie über zuverlässige und genaue Daten verfügen. Es lohnt sich, die Systeme und Prozesse zu berücksichtigen, die zur Erfassung der erforderlichen Daten eingesetzt werden, sei es durch Arbeitsberichte in einem MRP-System, Sensoren an Arbeitsplätzen, Buchhaltungsdaten usw. Wenn die Daten nicht ohne weiteres verfügbar sind oder nur mit erheblichem Aufwand erfasst werden können, sollten Sie alternative KPIs wählen, die leichter messbar sind.
• Regelmäßig überprüfen und anpassen. Überprüfen Sie die von Ihnen gewählten KPIs regelmäßig, um ihre Relevanz und Effektivität zu gewährleisten. Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, müssen die von Ihnen gewählten KPIs möglicherweise angepasst werden, um den sich ändernden Prioritäten und Zielen gerecht zu werden.
• Nicht zu viele KPIs verfolgen. Die Verfolgung von etwa 10 Haupt-KPIs wird in den meisten Fällen als eine gute Menge angesehen, obwohl dies je nach Größe und Komplexität des Unternehmens variieren kann. Diese sollten alle geschäftlichen KPIs umfassen, von denen die Bestands-KPIs eine gute Auswahl darstellen.

Für Manager, die ihre Hausaufgaben machen und die richtigen KPIs für ihren Anwendungsfall auswählen, reicht es wahrscheinlich aus, ein einfaches Dashboard zu erstellen oder verfolgbare Kennzahlen in Ihrer bevorzugten Bestandsmanagementsoftware (IMS) oder Lagerverwaltungssoftware (WMS) einzurichten, um einen angemessenen Überblick zu erhalten. Für einen tieferen Einblick in strategische Ziele gibt es jedoch Methoden, um die verfolgten KPIs in Systemen zu organisieren. Ein relevantes Beispiel ist die Hierarchie der Supply Chain Metrics von Gartner.

Die 11 wichtigsten KPIs für das Bestandsmanagement

Hier sind die 11 wichtigsten bestandsbezogenen KPIs, die Sie in Ihre Leistungs-Dashboards aufnehmen sollten.

Durchschnittlicher Lagerbestand

Der KPI für den durchschnittlichen Lagerbestand gibt die geschätzte durchschnittliche Menge an Lagerbeständen an, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt vorrätig haben. Er ist vor allem als Basis für die Berechnung anderer Kennzahlen nützlich, bietet aber auch eine klare Darstellung des durchschnittlichen Lagerbestands während des Geschäftsjahres. In den meisten Fällen streben die Unternehmen an, den durchschnittlichen Lagerbestand konstant zu halten.

Durchschnittlicher Lagerbestand = (Wert des Anfangsbestands + Wert des Endbestands) / 2

Auftragsvorlaufzeit, Auftragsdurchlaufzeit

Ein wichtiger KPI, der eine weitere Grundlage für die Messung der Effizienz Ihres Bestands- und Lieferkettenmanagements bildet, ist die Auftragsvorlaufzeit, auch bekannt als Auftragsdurchlaufzeit. Damit wird die Gesamtzeit gemessen, die es dauert, bis die Produkte den Kunden erreichen. Sie wird von dem Moment an gezählt, in dem der Kunde eine Bestellung aufgibt, bis zu dem Moment, in dem er das fertige Produkt erhält.

Es gibt verschiedene Versionen dieser Kennzahl, z.B. Produktions-, Material- oder Liefervorlaufzeit. Die Vorlaufzeit ist ein gleichermaßen wichtiger KPI für Händler und Hersteller und sollte auf jeden Fall in der einen oder anderen Form verfolgt werden.

Die Auftragsdurchlaufzeit ist nicht zu verwechseln mit der Fertigungsdurchlaufzeit, einer Kennzahl, die die Zeit misst, die benötigt wird, um einen einzelnen Fertigungsprozessschritt abzuschließen. Für die Durchlaufzeit gibt es auch viele andere verwandte KPIs, wie z.B. die Länge des Verkaufszyklus, der die Gesamtzeit vom ersten Kontakt mit einem Kunden bis zum Abschluss eines Geschäfts berechnet, oder die Zeit bis zum Eingang, die die Leistung des Lieferanten misst.

Lagerumschlagshäufigkeit

Die Lagerumschlagshäufigkeit misst die Häufigkeit, mit der Sie Ihren gesamten Lagerbestand verkaufen. Mit anderen Worten: Sie gibt den Prozentsatz des Gesamtbestands an, den Sie in einem bestimmten Zeitraum verkaufen konnten. Die Verfolgung dieses KPI liefert ein Verhältnis zwischen den Verkäufen und der Menge des Lagerbestands. Sie ist ein zuverlässiges Mittel, um festzustellen, ob Ihre Verkaufszahlen und Lagerbestände in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Eine höhere Umschlagshäufigkeit des Lagerbestands korreliert im Allgemeinen mit niedrigeren Lager- und Betriebskosten, denn je weniger Zeit der Bestand auf dem Lager verbringt, desto weniger Gemeinkosten verursacht er.

Die Umschlagshäufigkeit des Lagerbestands wird berechnet, indem die Anzahl der verkauften Einheiten durch den durchschnittlichen Lagerbestand oder den Wareneinsatz (Cost of Goods Sold, COGS) durch den Wert des durchschnittlichen Lagerbestands geteilt werden.

Umschlagshäufigkeit = Anzahl der verkauften Einheiten / durchschnittlicher Lagerbestand

Verhältnis von Lagerbeständen zu Verkäufen

Eine weitere einfache Möglichkeit, Informationen über die Umschlagleistung zu erhalten, ist das Verhältnis von Lagerbeständen zu Verkäufen, auch bekannt als Stock-to-Sales Ratio. Dabei wird der durchschnittliche Bestandswert eines bestimmten Zeitraums mit den fertigen Verkäufen in diesem Zeitraum verglichen. Es ist wichtig, das Verhältnis von Lagerbestand zu Umsatz auf einem ausgewogenen Niveau zu halten – ein zu niedriger Wert deutet auf ein erhöhtes Risiko von Fehlbeständen hin; ein zu hoher Wert hingegen bedeutet aufgrund steigender Lagerkosten geringere Gewinnmargen.

Der KPI wird berechnet, indem der durchschnittliche Bestandswert eines bestimmten Zeitraums durch den Nettowert der abgeschlossenen Verkäufe dividiert wird.

Verhältnis von Lagerbestand zu Umsatz = durchschnittlicher Lagerbestand / Nettowert der getätigten Verkäufe

Verkaufstage des Lagerbestands, Lagerreichweite

Eng an die Umschlagshäufigkeit des Lagerbestands angelehnt ist die Kennzahl für die Verkaufstage des Lagerbestands, auch bekannt als die Tages- oder Wochenreichweite des Lagerbestands. Diese Kennzahl gibt an, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis die Bestände verkauft sind, und wie lange also Barmittel im Bestand gebunden sind. Ein niedriger Wert für die Verkaufstage korreliert mit einem schnelleren Umsatz und kann u.a. ein guter Indikator für das Risiko von Lagerausfällen sein. Der KPI gibt Aufschluss über die Festlegung optimaler Lagerbestände und die Genauigkeit der Nachfrageprognose.

Die Reichweite kann berechnet werden, indem man den Abrechnungszeitraum durch die Umschlagshäufigkeit der Bestände dividiert. Je niedriger der Wert, desto besser.

Verkaufstage des Lagerbestands = Zeitraum / Lagerumschlag

Führungskosten des Lagerbestands

Diese Kennzahl, die auch als Lagerhaltungskosten oder einfach als Bestandskosten bezeichnet wird, gibt alle Gemeinkosten an, die Ihnen durch die Lagerhaltung entstehen. Die Kennzahl gibt einen Prozentsatz an, den Sie natürlich so niedrig wie möglich ansetzen möchten, um alle Bereiche abzudecken. Die Kosten, die in den Lagerhaltungskosten enthalten sind, sind:

• Kapitalkosten – direkte Käufe und deren Investitionskosten;
• Kosten für Bestandsrisiken – die Kosten für Bestandsschwund und Marktwertverluste;
• Kosten für Lagerräume – Lagermiete, Hypotheken und Versorgungsleistungen;
• Dienstleistungskosten – Dinge wie Versicherung, Bearbeitungskosten, Lagersicherheit, usw.

Führungskosten des Bestands = ((Kapitalkosten des Bestands + Risikokosten des Bestands + Lagerungskosten des Bestands + Servicekosten des Bestands) / Gesamtwert des Bestands) x 100%

Die Gemeinkosten, die in der Kennzahl für die Lagerhaltungskosten enthalten sind, sollten nicht mit den gesamten Fertigungsgemeinkosten verwechselt werden. Letztere umfassen alle zusätzlichen Kosten, die mit der Produktion von Waren verbunden sind.

Lieferrückstand

Die Lieferrückstandsquote ist ein KPI, der den Prozentsatz der eingehenden Aufträge angibt, die in einem bestimmten Zeitraum nicht erfüllt werden konnten. Sie wird einfach berechnet, indem die Anzahl der eingehenden Aufträge, die Sie nicht erfüllen konnten, durch die Gesamtzahl der eingehenden Aufträge geteilt wird. Die Lieferrückstandsquote ist eine einfache Kennzahl, deren hohe Werte zuverlässig auf ein laxes Lieferkettenmanagement oder Planungspraktiken hinweisen. Sie korreliert normalerweise umgekehrt mit dem KPI für die Genauigkeit der Nachfrageprognose.

Lieferrückstandsquote = Gesamtzahl der Aufträge im Lieferrückstand / Gesamtzahl der Auftragseingänge

Durchverkaufsrate

Der KPI für die Durchverkaufsrate gibt den Prozentsatz der verkauften Bestände im Verhältnis zu den gesamten verfügbaren Beständen für ein bestimmtes Produkt an. Sie ist eine nützliche Kennzahl zur schnellen Bewertung der Verkaufsleistung von Lagerartikeln und kann verwendet werden, um die Produktionsmengen oder den Nachschub entsprechend anzupassen. Der KPI wird berechnet, indem die Anzahl der verkauften Einheiten eines Produkts durch die Anzahl der für den Verkauf verfügbaren Einheiten geteilt wird.

Durchverkaufsrate = Anzahl der verkauften Einheiten / Anzahl der für den Verkauf verfügbaren Einheiten

Bei Herstellern, die Bestände verkaufen, die sie im gleichen Zeitraum produzieren, sollte die Anzahl der verkauften Einheiten durch die Summe des Anfangsbestands an Fertigerzeugnissen und der im gleichen Zeitraum produzierten Waren geteilt werden.

Genauigkeit der Nachfrageprognose

Die Nachfrageprognose ist von entscheidender Bedeutung für die Sicherstellung der Lagerverfügbarkeit und die Vermeidung von Überbeständen während der gesamten Geschäftsperiode. Sie ist daher besonders wichtig für Lagerfertiger, die sich in hohem Maße auf die Prognose der Kundennachfrage verlassen, um ihre Lagerbestände und Produktionskapazitäten für die kommenden Perioden festzulegen.

Dieser KPI misst die Genauigkeit der Nachfrageprognose für den vorangegangenen Zeitraum, indem er die tatsächliche Anzahl der verkauften, bestellten und/oder produzierten Waren mit der Prognose vergleicht. Er gibt einen Prozentsatz an, der angibt, ob die Prognose mit der tatsächlichen Nachfrage übereinstimmt. Je kleiner der Prozentsatz ist, desto genauer ist die Prognose. Es gibt viele Möglichkeiten, diesen KPI zu berechnen. Eine einfache Formel wäre:

Genauigkeit der Nachfrageprognose = (1 – ((|Ist-Nachfrage – prognostizierte Nachfrage|) / prognostizierte Nachfrage)) x 100%

Perfect Order Performance, On-Time-in-Full

Ein KPI zur Auftragseffizienz, die Perfect Order Performance (POP), auch bekannt als Perfect Order Index oder Perfect Order Rate, misst den Prozentsatz der Aufträge, die ohne Probleme abgeschlossen wurden.

POP wird berechnet, indem die Anzahl der perfekten Aufträge durch die Anzahl der Gesamtaufträge geteilt wird. Hier ist sie unter Berücksichtigung aller relevanten Metriken:

Perfect Order Performance = (Anzahl der Gesamtaufträge – (Anzahl der nicht rechtzeitig gelieferten Aufträge + Anzahl der nicht vollständig gelieferten Aufträge + Anzahl der mit Schäden oder Mängeln gelieferten Aufträge + Anzahl der ungenau bearbeiteten Aufträge)) / Anzahl der Gesamtaufträge.

POP ist weitgehend analog zum KPI On-Time-In-Full (OTIF, auch bekannt als DIFOT, oder pünktliche Lieferung in vollem Umfang). Letzterer berücksichtigt jedoch im Allgemeinen nur die Auftragsmenge und das Erfüllungsdatum, während POP auch Schäden, Mängel und Verarbeitungsfehler berücksichtigt.

On-Time In-Full = Anzahl der pünktlich und vollständig gelieferten Aufträge / Anzahl der Gesamtaufträge.

Die meisten Hersteller versuchen im Allgemeinen, einen POP- oder OTIF-Wert von etwa 90% zu erreichen. Er kann sowohl für Ihre eigene Auftragsabwicklung als auch für Ihre Lieferanten berechnet werden. In diesem Fall wird die Kennzahl als Lieferanten-POP oder OTIF bezeichnet.

Toter Bestand, Verderb

Der tote Bestand schließlich ist der Teil des Inventars, der aus dem einen oder anderen Grund unverkäuflich geworden ist und abgeschrieben werden muss. Dies kann bei verderblichen Waren auf das Verfallsdatum zurückzuführen sein, bei saisonalen Restbeständen, bei Produkten, die aus der Mode kommen, oder bei Artikeln, die beschädigt, vergessen oder anderweitig veraltet sind. Der KPI für tote Bestände wird als Prozentsatz dargestellt:

Toter Bestand = (unverkäufliche Waren / Gesamtwaren) x 100%

Ein hoher Prozentsatz an toten Beständen deutet darauf hin, dass Sie Ihre Bemühungen zur Bestandsoptimierung und Ihre Lagerhaltungspraktiken überarbeiten müssen, da veraltete Artikel die Lager- und Gemeinkosten in die Höhe treiben und die Gesamtrentabilität eines Unternehmens verringern.

Die wichtigsten Kernpunkte

• KPIs für das Bestandsmanagement sind Leistungskennzahlen, die sich auf die Lagerung, die Mengen, die Kosten oder die Bewegungen der Bestände eines Unternehmens beziehen. Wie alle geschäftlichen KPIs basieren sie auf der Messung und dem Vergleich verschiedener Geschäftskennzahlen, um die Leistung der bestandsbezogenen Prozesse zu verfolgen.
• Die Verfolgung von KPIs für das Bestandsmanagement ermöglicht die Festlegung klarer Ziele und Vorgaben, die einen tieferen Einblick in den Zustand des Unternehmens ermöglichen. KPIs ermöglichen die Festlegung von Basiswerten, den Vergleich der Leistung im Zeitverlauf und die Identifizierung von Mängeln.
• Bestandsspezifische KPIs vereinfachen die Optimierung des Bestands, was zu besseren Bestandswerten, besserer Bestandskontrolle, weniger Verschwendung und geringeren Gemeinkosten führt.
• Es gibt verschiedene Methoden, um die richtigen KPIs zu ermitteln, wie zum Beispiel die S.M.A.R.T.-Methode. KPIs sollten immer die strategischen Ziele des Unternehmens widerspiegeln und auf zuverlässigen Daten beruhen.
• Verfolgte KPIs werden oft in Performance-Dashboards zusammengefasst. Diese können in Form einer Tabellenkalkulation, einer speziellen Performance-Management-Software oder innerhalb der Bestandsmanagement- oder Lagerverwaltungssoftware Ihrer Wahl erstellt werden.
• Eine gute Anzahl von KPIs, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt verfolgen sollten, sind etwa zehn, da zu viele die Leistungs-Dashboards eines Unternehmens verstopfen und zu unerwünschter Komplexität führen können.

Häufig gestellte Fragen

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