Die 4 Bestandsarten und Tipps zu ihrer Verwaltung

Bestand oder Inventar ist jeder endliche Vermögenswert, den ein Unternehmen für die Produktion und den Verkauf seiner Waren verwendet. In diesem Artikel gehen wir näher auf die vier grundlegenden Bestandsarten ein und wie Sie sie verwalten können.

Was ist Bestand?

Bestand oder Inventar ist jeder endliche Vermögenswert, den ein Unternehmen für die Produktion oder den Verkauf seiner Waren verwendet. In den meisten Fällen besteht der Bestand aus physischen Gegenständen wie Rohstoffen, Komponenten, Unterbaugruppen, Fertigerzeugnissen sowie Verpackungsmaterial und Wartungsausrüstung.

Im Falle digitaler Unternehmen kann der Bestand auch nicht-physische Vermögenswerte wie Produktlizenzen, Abonnements usw. oder alles andere umfassen, solange es sich um endliche Mengen handelt. In diesem Artikel werden wir uns auf physische Bestände konzentrieren.

Um den Überblick über Lagerbestände und -bewegungen zu behalten, muss der Bestand verwaltet werden. Dazu gehört eine Fülle von Aktivitäten wie Bestandsaufnahme, Lager- und Bestandsoptimierung, Nachschub, Bestandsverfolgung und Lieferkettenmanagement. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Bestandsverwaltung, von Papier-und-Stift-Lösungen über Tabellenkalkulationen bis hin zu spezieller Bestandsmanagementsoftware.

Die 4 Bestandsarten

Die gängigsten Bestandsarten, die Hersteller und Händler verwenden, sind Rohstoffe, unfertige Erzeugnisse, Fertigerzeugnisse und MRO (Maintenance, Repair and Operating Supplies). Gehen wir auf jede dieser Arten näher ein und sehen wir uns Beispiele an.

Rohmaterialbestand

Rohmaterialien sind Artikel, die in einem Fertigungsprozess zu Produkten oder Unterbaugruppen verarbeitet werden. Alle produzierenden Unternehmen fügen ihren beschafften Artikeln irgendeine Art von Wert zu. Dabei kann es sich um jede Art von Verarbeitung handeln oder um etwas so Einfaches wie das Umverpacken der Waren. In jedem Fall bilden die Artikel vor der Wertschöpfung den Rohmaterialbestand.

Rohmaterialien werden manchmal auch als direkte Materialien bezeichnet, allerdings haben diese Begriffe eine etwas andere Bedeutung. Direkte Materialien ist ein Begriff aus der Buchhaltung, der Artikel bezeichnet, die direkt für die Produktion von Waren verwendet werden. Der Begriff wird in der Kostenrechnung verwendet, um die Gesamtherstellungskosten von Produkten zu berechnen. Direkte Materialien stehen im Gegensatz zu indirekten Materialien – meist Nicht-Lagerartikel, die indirekt in der Produktion verwendet werden. Dinge wie Nägel, Leim oder alles andere, was nicht gezählt oder in der Stückliste eines Produkts aufgeführt wird.

Nicht alle Rohmaterialien sind Grundprodukte wie Holz oder Stahl. Wenn ein Unternehmen ein Zulieferer ist oder andere Produkte modifiziert, werden seine Rohstoffe normalerweise als Komponenten oder Baugruppen bezeichnet. Für einen Tischhersteller zum Beispiel sind Holz, Lack und Farbe alles Rohstoffe. Für einen Telefonhersteller sind Batterien, Stromkreise und Bildschirme Rohmaterialien. In jedem Fall ist das fertige Produkt eines Lieferanten das Rohmaterial für den nächsten Knotenpunkt in einer Lieferkette vor dem Endverbraucher.

Bestand an unfertigen Erzeugnissen (WIP)

Der Bestand an unfertigen Erzeugnissen oder WIP-Bestand umfasst alle Materialien, an denen bereits gearbeitet wird, die aber noch nicht fertiggestellt sind. Technisch gesehen werden Rohstoffe zu WIP-Bestand, sobald ein Lagerarbeiter sie aus dem Lager zur Verarbeitung an einer Arbeitsstation entnimmt. Sie hören erst nach der Fertigstellung als Fertigwaren auf, WIP-Bestand zu sein.

Da sich der WIP-Bestand von den Rohstoffen und den Fertigerzeugnissen unterscheidet, sind bei der Verwaltung dieses Bestands einige besondere Überlegungen anzustellen, sowohl aus buchhalterischer Sicht als auch im Hinblick auf die Lagerung und Nachverfolgung. Die meisten Waren durchlaufen viele Schritte im Arbeitsplan, bevor sie zu Fertigerzeugnissen werden. WIP-Artikel ändern ihre Form und verursachen bei jedem Schritt auf ihrem Weg in Echtzeit zusätzliche Kosten. Hinzu kommt, dass die meisten Hersteller nur selten alle angefangenen Arbeiten in einem Durchgang abschließen. WIP-Artikel können dann vorübergehend in Entkopplungspunkten gelagert werden und einen Entkopplungsbestand bilden.

WIP-Artikel müssen auf ihrer Reise durch die Fertigungsprozesse genauestens verfolgt und mit präzisen Kosten belegt werden. Dies macht die WIP-Bestandsbuchhaltung zu einer komplizierten Angelegenheit, die am besten mit einem robusten MRP-System und guten Praktiken für die Rückverfolgung gehandhabt wird.

Bestand an Fertigerzeugnissen

Der Bestand an Fertigerzeugnissen besteht aus allen Waren, deren Herstellung abgeschlossen ist und die zum Verkauf bereit sind. Dabei handelt es sich um Artikel, bei denen alle Herstellungsprozesse abgeschlossen sind und die zum Versand bereit sind.

Eine Anmerkung zur Verpackung: Je nach Arbeitsablauf kann die Verpackung Teil des letzten Schritts im Arbeitsablauf eines Produkts sein oder auch nicht und somit in der Stückliste enthalten sein. Mit anderen Worten: Es hängt vom Arbeitsablauf ab, ob die Verpackung der letzte Schritt im Herstellungsprozess eines Produkts ist oder eine separate Aktion im Nachhinein.

Sie wird oft in eine Stückliste aufgenommen, wenn die Verpackung des Produkts notwendig ist, um es vor Beschädigungen zu schützen, sollte die Verpackung ein wichtiger Teil des Markenzeichens des Endprodukts sein oder es gesetzliche Anforderungen für die Verpackung geben, wie es in der Medizin- und Lebensmittelindustrie häufig der Fall ist. Andernfalls kann die Verpackung von Waren vor dem Versand eine separate Aktion sein, die erst kurz vor dem Versand der Waren abgeschlossen wird. Dies kann jedoch die Kostenrechnung erschweren, da die Arbeit und die Materialien nicht in den Kosten der fertigen Ware enthalten sind.

MRO-Bestand

Wartungs-, Reparatur- und Betriebsbestand oder MRO-Bestand (für „Maintenance“, „Repair“ und „Operations“) besteht aus Artikeln, die Unternehmen für die Instandhaltung ihres Geschäfts und die Herstellung von Waren verwenden, die aber nicht Teil der Produktstücklisten sind. Dazu kann eine Fülle von Artikeln gehören, z.B. für die Wartung von Geräten wie Maschinenersatzteile oder Schmiermittel, Arbeitsausrüstung wie Handschuhe oder Kleidung, Sicherheitsausrüstungen wie Masken oder Schutzbrillen, Anlagenartikel wie Glühbirnen oder Verbrauchsmaterialien und Hilfsmittel, die für die Montage von Produkten benötigt werden, wie Nägel oder Klebstoff.

Viele MRO-Güter können indirekte Materialien sein. Dies ist ein weiterer Begriff aus der Buchhaltung, der Artikel bezeichnet, die in der Fertigung verwendet werden, aber nicht Teil der Stücklisten sind und als Gemeinkostenzuschlag gezählt werden.

Gesetzt dem Fall, dass Verpackungsmaterialien nicht Teil der Stückliste eines Produkts sind, werden sie in der Regel ebenfalls als MRO-Bestand eingestuft. Wenn ein Retourensystem eingeführt wird, werden zurückgegebene Waren oft ebenfalls als MRO-Bestand registriert, insbesondere wenn sie beschädigt sind oder repariert werden müssen.

Andere Bestandsarten

Zusätzlich zu den oben genannten Hauptinventararten, die in so gut wie jedem Produktionsunternehmen vorkommen, bezeichnen viele andere Begriffe Bestandsmodelle, Managementtypen oder Besonderheiten der Lieferkette. Schauen wir uns einige davon zur Verdeutlichung an.

Konsignationsbestand

Der Konsignationsbestand ist ein Modell des Lieferkettenmanagements, bei dem die Waren in den Besitz eines Einzelhändlers oder eines Dritten übergehen, das Eigentum jedoch beim Lieferanten verbleibt, bis die Artikel verkauft werden. Der Einzelhändler zahlt nicht im Voraus für den Bestand, sondern erst dann an den Lieferanten, wenn die Waren an den Endkunden verkauft werden.

Bei Konsignationsbeständen handelt es sich also fast immer um fertige Waren, Teile oder alles, was einfach nur den Besitzer gewechselt hat, ohne verkauft worden zu sein. Der Lieferant wird erst dann bezahlt, wenn seine Einheiten verkauft wurden.

Vendor Managed Inventory

Vendor Managed Inventory (VMI) ähnelt dem Konsignationsbestand insofern, dass ein Dritter die Waren eines Unternehmens verwaltet. Bei VMI ist jedoch ein Lieferant – in der Regel ein Hersteller oder Händler – ermächtigt, Teile des Bestands eines Käufers – in der Regel ein Hersteller – in dessen Namen zu verwalten.

Wie die Konsignation ist auch VMI eine Methode des Lieferkettenmanagements, bei der die Art der zu verwaltenden Waren nicht definiert ist. In den meisten Fällen handelt es sich bei VMI um Rohmaterialien oder Unterbaugruppen. VMI wird fast ausschließlich mit Hilfe einer ausgeklügelten Bestandssoftware verwaltet, die es ermöglicht, Lagerbewegungen von verschiedenen Unternehmen parallel zu verfolgen und zu bearbeiten.

Pipeline-Bestand

Pipeline-Bestand, auch bekannt als In-Transit-Inventar, bezieht sich auf Artikel, die bestellt wurden und gerade transportiert werden oder vom Lieferanten nur hergestellt werden, aber noch nicht eingetroffen sind. Diese Art der Bestandsverwaltung ist wichtig, um die Gesamtmenge der Bestände zu verstehen, über die ein Unternehmen verfügt, sobald die Lieferungen abgeschlossen sind.

Der Pipeline-Bestand spielt eine entscheidende Rolle im Lieferkettenmanagement, da er Einblicke in den Warenfluss gewährt und eine bessere Produktionsplanung und -prognose ermöglicht. Die Verwaltung von Pipeline-Beständen erfordert ein MRP-System, das Artikel in Fertigungsaufträgen verbuchen kann, bevor sie im Lager eingetroffen sind.

Toter Bestand

Der tote Bestand umfasst Artikel im Inventar eines Unternehmens, die noch nicht verkauft wurden und wahrscheinlich auch in Zukunft nicht verkauft werden. Obwohl es sich technisch gesehen nicht mehr um Fertigerzeugnisse oder Rohstoffe handelt, sind sie dennoch Teil des Gesamtbestands. Zu den toten Beständen können auch veraltete Bestände gehören – Produkte, die aufgrund veränderter Marktpräferenzen oder technologischer Fortschritte nicht mehr gefragt sind. Es kann sich um beschädigte Waren oder abgelaufene oder defekte Waren handeln, die nicht mehr wie ursprünglich vorgesehen verwendet werden können.

Retourenbestand

Retourenbestand besteht aus Artikeln, die verkauft und an Kunden versandt wurden, aber an das Unternehmen zurückgeschickt werden. Dies kann verschiedene Gründe haben, z.B. Produktmängel, Unzufriedenheit oder die Lieferung des falschen Produkts. Die Klassifizierung der zurückgesandten Artikel kann schwierig sein und hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Zustand der Artikel, den Unternehmensrichtlinien oder dem Grund für die Rücksendung. Im Allgemeinen werden zurückgegebene Artikel nur dann als Fertigwarenbestand neu klassifiziert, wenn sie als neu verkauft werden können.

Retourenartikel können auch in andere Kategorien wie überholte oder wiederaufbereitete Bestände eingeordnet werden. Diese Artikel können später mit einem Preisnachlass oder in einer separaten Kategorie verkauft werden. Wenn sie so beschädigt sind, dass sie nicht mehr repariert werden können oder die Aufarbeitung nicht kosteneffizient ist, können sie auch in die Kategorie Schrott oder toter Bestand fallen.

Schließlich können Retourenartikel auch als Reverse Logistics Inventory bezeichnet werden, eine spezielle Klassifizierung für zurückgegebene Artikel, die einer Inspektion, Reparatur oder Wiederauffüllung unterzogen werden. In jedem Fall wird zurückgegebener Bestand am besten mit einem ordnungsgemäßen RMA-System (Return Merchandise Authorization) gehandhabt.

Die Verwaltung verschiedener Bestandsarten

Jede Kategorie von Lagerbeständen, von Rohstoffen und unfertigen Erzeugnissen bis hin zu Fertigwaren und MRO-Lieferungen, stellt die Verwaltung vor ganz eigene Herausforderungen. Dennoch gibt es bei allen vier Kategorien grundlegende Ähnlichkeiten. Die Genauigkeit der Nachverfolgung, die Effizienz und die Kosteneffektivität müssen gewährleistet sein. So erfordern beispielsweise Rohstoffe eine präzise Bedarfsprognose bei der Planung der Auftragsgrößen, und die Kapazitäten für Fertigwaren müssen sorgfältig koordiniert werden, um die Produktion auf die Kundennachfrage abzustimmen. Obwohl dies oft übersehen wird, ist die Pflege der MRO-Bestände ebenfalls entscheidend für eine ununterbrochene Produktion.

Im Mittelpunkt einer effektiven Bestandsverwaltung steht das Prinzip der Bestandskontrolle – die Sicherstellung der Verfügbarkeit der richtigen Bestandsmenge zur richtigen Zeit. Dies ist für alle Arten von Beständen von entscheidender Bedeutung, um die Lagerkosten zu minimieren, Engpässe zu vermeiden und eine rechtzeitige Produktion und Lieferung zu gewährleisten.

Um diese Ziele zu erreichen, können verschiedene Methoden der Bestandskontrolle eingesetzt werden. Die ABC-Analyse zum Beispiel priorisiert Artikel auf der Grundlage ihrer Wichtigkeit und ihres Verbrauchswerts und hilft Unternehmen, ihre Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am wichtigsten sind. Die optimale Bestellmenge (EOQ) hingegen optimiert die Bestellgrößen, um ein Gleichgewicht zwischen Bestell- und Lagerkosten herzustellen. Das Just-In-Time (JIT) Bestandsystem zielt darauf ab, die Materiallieferungen eng an die Produktionssteuerung anzupassen, um die Notwendigkeit einer umfangreichen Lagerhaltung zu reduzieren.

Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung

Allein die Verwaltung einer einzigen Bestandsart kann an sich schon entmutigend sein, da Beschaffung, Nachfrage, Produktionskapazität, gesetzliche Vorschriften, die Dynamik der Lieferkette sowie andere Faktoren berücksichtigt werden müssen, um einen ausgewogenen Bestand zu gewährleisten. Hier sind einige der größten Herausforderungen, mit denen sich Hersteller täglich auseinandersetzen müssen.

• Vermeiden von Fehlmengen und Überbeständen. Das perfekte Gleichgewicht zwischen zu viel und zu wenig Bestand zu finden, ist unabhängig von der Art des Bestands entscheidend. Überbestände binden Kapital und erhöhen die Lagerkosten, während Fehlmengen zu verpassten Verkaufschancen führen und die Kundenbeziehungen schädigen können.
• Rückverfolgbarkeit und Vorschriften. Die Einhaltung von Industriestandards und Vorschriften erfordert eine strenge Rückverfolgbarkeit der Bestände, insbesondere bei Rohstoffen und Fertigwaren. Hinzu kommt die Notwendigkeit einer detaillierten Dokumentation und Nachverfolgung, die für Unternehmen, die mit verderblichen Artikeln oder Waren, die strenge Qualitätskontrollen erfordern, besonders knifflig sein kann.
• Lieferantenbeziehungen und Lieferkonsistenz. Die Pflege enger Lieferantenbeziehungen ist für die rechtzeitige Lieferung hochwertiger Waren unerlässlich. Dies ist sowohl bei Rohstoffen als auch bei MRO-Lieferungen von entscheidender Bedeutung, da Verzögerungen oder minderwertige Qualität den gesamten Produktionsprozess stören können. Effektive Strategien für das Lieferantenmanagement können die Risiken im Zusammenhang mit uneinheitlichen Lieferungen und Qualitätsproblemen mindern.
• Nachfrageschwankungen. Die Anpassung an rasche Veränderungen der Marktnachfrage ist eine ständige Herausforderung, insbesondere für Hersteller, die nach dem Prinzip der Lagerfertigung arbeiten. Flexibilität und die Fähigkeit, Produktionspläne und Lagerbestände schnell anzupassen, sind unerlässlich, um plötzliche Schwankungen erfolgreich zu bewältigen.
• Optimierung der Lagerbestände an mehreren Standorten. Für Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, wird die Optimierung der Lagerbestände noch komplexer. Um sicherzustellen, dass die richtige Menge jeder Bestandsart am richtigen Ort verfügbar ist, sind ausgeklügelte Prognose- und Bestandsverwaltungssysteme erforderlich. Dazu gehören Rohstoffe, die sofort in der Produktion benötigt werden, WIP-Artikel, die standortabhängig sind, Fertigerzeugnisse, die an verschiedene Märkte verteilt werden, und MRO-Lieferungen, die für Wartungsaufgaben an allen Standorten wichtig sind.

Für welche Art von Bestandsverwaltungslösung sollten Sie sich entscheiden?

Die Wahl des richtigen Systems für die Bestandsverwaltung ist eine wichtige Entscheidung. Sie kann der entscheidende Faktor sein, wenn es darum geht, einen schlanken, kosteneffizienten Betrieb aufrechtzuerhalten oder sich mit steigenden Kosten und Ineffizienz herumzuschlagen. Eine fortschrittliche Bestandsverwaltungslösung rationalisiert Prozesse, ermöglicht eine kugelsichere Bestandskontrolle, verbessert die Transparenz in der gesamten Lieferkette und passt sich an die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Bestandsarten an.

Ein digitales Bestandsverwaltungssystem oder ein ERP-System für die Fertigung hilft beispielsweise dabei, die Lagerbestände im Gleichgewicht zu halten, indem der Materialbedarf und die Kapazitätsplanung in den Bestandsverwaltungsprozess integriert werden. Lieferanten und Beschaffungen sind ebenfalls integriert, was die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und die Verfolgung von Lieferzeiten vereinfacht. Die Komponente zur Planung der Fertigungsressourcen in diesen Systemen stellt darüber hinaus sicher, dass die Nachfrage mittel- bis langfristig geplant wird, sodass das Risiko von Lagerausfällen und Produktionsengpässen minimiert wird, z.B. durch den Einsatz des Master Production Schedule (MPS). Und schließlich enthalten viele robuste Softwarelösungen komplizierte Rückverfolgbarkeitstools zur Verfolgung von Lagerbewegungen in der gesamten Lieferkette.

In der modernen Fertigung ist Cloud-basierte Bestandsoftware eine gute Wahl für Unternehmen jeder Größe in der Fertigung oder im Vertrieb. MRPeasy ist ein robustes und dennoch erschwingliches ERP-System für die Fertigung, das speziell für kleine Hersteller entwickelt wurde. Es kombiniert umfassende und dennoch einfach zu bedienende Funktionen für die Bestandsverwaltung mit einem hochmodernen MRP-System, einer CRM-Plattform, Personal, Fertigungssteuerung und vielem mehr.

MRPeasy vereinheitlicht, automatisiert und verbessert die Bestandskontrolle, die Beschaffung, die Qualitätsprüfung, die Seriennummern- und Losnummernverfolgung, die Auftragsverwaltung und viele andere Funktionen der Bestands- und Lagerverwaltung. Dadurch können Unternehmen eine höhere betriebliche Effizienz erreichen, Verschwendung reduzieren und Wachstumschancen nutzen.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Die 4 Hauptkategorien des physischen Bestands sind Rohstoffe, unfertige Erzeugnisse (WIP), Fertigerzeugnisse sowie Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO).
• Eine effektive Bestandsverwaltung erfordert maßgeschneiderte Strategien, um die einzigartigen Herausforderungen jeder Bestandsart zu bewältigen. Dabei werden Methoden wie die ABC-Analyse, die optimale Bestellmenge oder JIT eingesetzt, um optimale Lagerbestände zu erhalten.
• Zu den wichtigsten Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung gehören eine effiziente Bestandskontrolle, die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit und der Einhaltung von Vorschriften, die effektive Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und die Anpassung an Nachfrageschwankungen.
• Die Implementierung eines vielseitigen Bestandsverwaltungssystems ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren, die Transparenz zu erhöhen und die Entscheidungsfindung für alle Bestandsarten zu verbessern, was die Kosteneffizienz und die betriebliche Effizienz steigert.

Häufig gestellte Fragen

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