Wie Sie Bestandsabschreibungen verwalten

Bestandsabschreibungen helfen Unternehmen, unverkäufliche Artikel aus ihren Aufzeichnungen zu entfernen. In diesem Artikel erklären wir, was Abschreibungen sind, worin der Unterschied zwischen Abschreibungen und Wertberichtigungen besteht und wie Sie sie manuell oder mit Software handhaben können, um Ihren Bestand im Auge zu behalten.

Was ist eine Abschreibung?

Eine Abschreibung des Lagerbestands ist eine Buchhaltungsmethode, mit der Artikel aus Ihren Bestandsaufzeichnungen entfernt werden, wenn sie nicht mehr verkauft werden können. Dies geschieht in der Regel, wenn Waren beschädigt, abgelaufen oder veraltet sind. Eine Abschreibung zeigt, dass diese Artikel keinen Wert mehr für Ihr Unternehmen haben.

Abschreibungen vs. Wertberichtigungen

Es ist wichtig, eine Abschreibung nicht mit einer Wertberichtigung zu verwechseln. Sehen wir uns den Unterschied zwischen Abschreibungen und Wertberichtigungen genauer an.

Abschreibungen. Eine Abschreibung von Lagerbeständen entfernt den Wert eines Artikels vollständig. Dies geschieht in der Regel, wenn der Lagerbestand keinen Restwert für das Unternehmen hat. Zu den üblichen Szenarien gehören beschädigte Produkte, abgelaufene Waren oder veralteter Lagerbestand, der für den Markt nicht mehr relevant ist. Beispielsweise könnte ein Lebensmittelhändler Lagerbestände abschreiben, deren Verfallsdatum überschritten ist. Eine Abschreibung ist eine endgültige Entscheidung, da sie einen Artikel als unverkäuflich kennzeichnet und dieser aus den Büchern des Unternehmens entfernt werden muss.

Wertberichtigungen. Eine Wertberichtigung des Lagerbestands verringert den Wert des Lagerbestands, ohne ihn vollständig zu eliminieren. Sie wird verwendet, wenn ein Artikel noch verkauft werden kann, aber nicht zum ursprünglichen Preis. Beispielsweise kann es sein, dass Produkte außerhalb der Saison oder Artikel mit geringfügigen Mängeln eine Wertberichtigung erfordern. In diesem Fall reduzieren Sie den Wert des Artikels, um ihn an den fairen Marktwert anzupassen, und stellen so die finanzielle Genauigkeit sicher, während der Artikel im Lager verbleibt.

Der Hauptunterschied zwischen Abschreibungen und Wertberichtigungen liegt in den Auswirkungen auf die Finanzaufzeichnungen. Bei Abschreibungen werden der Lagerbestand und sein Wert aus der Bilanz entfernt, während bei Wertberichtigungen lediglich der Buchwert gesenkt wird, während ein Teil des Lagerbestandswerts erhalten bleibt.

Arten von Lagerabschreibungen

Abschreibungen von Lagerbeständen können aus vielen Gründen erfolgen, und jede Art von Abschreibung kann sich auf einzigartige Weise auf Ihr Unternehmen auswirken. Um Ihre Finanzunterlagen korrekt zu halten, ist es wichtig zu wissen, warum diese Abschreibungen erfolgen. Hier sind die häufigsten Arten von Abschreibungen von Lagerbeständen:

Veralteter Lagerbestand. Hierbei handelt es sich um Artikel, die nicht mehr verkauft werden können, weil sie veraltet sind oder nicht mehr nachgefragt werden. Dies passiert häufig bei Saisonartikeln, die nicht mehr aktuell sind, oder bei Elektronikprodukten, die durch neuere Modelle ersetzt wurden. Wenn der Lagerbestand veraltet ist, nimmt er wertvollen Lagerraum ein und bindet Kapital, das für rentablere Artikel verwendet werden könnte.

Beschädigte Waren. Produkte können auf verschiedene Weise beschädigt werden – bei der Handhabung, beim Versand oder durch Umwelteinflüsse wie extreme Temperaturen oder Feuchtigkeit. Beispielsweise sind durch Wasser beschädigte Elektronikgeräte oder zerrissene Kleidung nicht mehr für den Verkauf geeignet und müssen abgeschrieben werden. Wenn Sie diese beschädigten Artikel aus Ihren Aufzeichnungen entfernen, verhindern Sie eine Überbewertung Ihres Inventars und stellen sicher, dass Ihre Finanzberichte den tatsächlichen Zustand Ihres Lagerbestands widerspiegeln.

Verderb (bei verderblichen Waren). Verderb betrifft hauptsächlich Unternehmen, die mit Lebensmitteln, Getränken oder Arzneimitteln handeln. Wenn Artikel ihr Verfallsdatum überschreiten oder falsch gelagert werden und verderben, werden sie unverkäuflich und müssen abgeschrieben werden.

Diebstahl oder Verlust. Diebstahl oder Verlust treten auf, wenn Inventar aufgrund von Mitarbeiterdiebstahl, Ladendiebstahl oder Verwaltungsfehlern wie verlegten Artikeln verloren geht. Diese Artikel müssen weiterhin verbucht werden, sodass eine Abschreibung erforderlich ist, um Ihre Bestandsaufzeichnungen anzupassen. Außerdem können Sie so Trends bei Schwund erkennen und die Wirksamkeit Ihrer Strategien zur Verlustvermeidung bewerten.

Warum ist es wichtig, Abschreibungen zu verwalten?

Die Verwaltung des Lagerbestands ist für die Aufrechterhaltung eines gesunden und genauen Finanzbildes Ihres Unternehmens unerlässlich. Wenn Sie Abschreibungen richtig handhaben, können Sie bessere Entscheidungen treffen und kostspielige Fehler vermeiden. Lassen Sie uns jetzt einen genauen Blick darauf werfen, warum es wichtig ist, Abschreibungen in Ihrem Unternehmen zu verwalten:

1. Bewertung Ihrer finanziellen Gesundheit

Wenn Abschreibungen nicht korrekt gehandhabt werden, kann dies zu einer verzerrten Sicht auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens führen. Wenn Sie beispielsweise beschädigte, veraltete oder anderweitig unverkäufliche Artikel nicht aus Ihren Büchern entfernen, bedeutet das, dass Ihr Inventarwert höher ist, als er sein sollte. Dies kann den falschen Eindruck erwecken, dass Ihr Unternehmen in einer besseren finanziellen Verfassung ist, als es tatsächlich ist.

Wenn Ihre Bilanz einen höheren Lagerwert ausweist als Sie tatsächlich haben, kann sich das negativ auf Ihre Entscheidungsprozesse auswirken. Sie könnten denken, dass Sie über mehr Ressourcen verfügen, als dies tatsächlich der Fall ist, was zu Fehlmengen oder verpassten Gelegenheiten führen kann, veraltete Waren durch Artikel zu ersetzen, die sich besser verkaufen würden.

Da der Wert des abgeschriebenen Lagerbestands als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht wird, wirkt er sich auf den Wareneinsatz und damit auf den Nettogewinn des Unternehmens aus. Diese Anpassung liefert ein genaueres Bild der Rentabilität, indem sie Lagerverluste widerspiegelt, die sich auf den Bruttogewinn auswirken.

Daher haben Abschreibungen auf Lagerbestände direkte Auswirkungen auf das Eigenkapital der Shareholder. Wenn Vermögenswerte abgeschrieben werden, verringert sich der Bilanzgewinn des Unternehmens, was sich auf das in der Bilanz ausgewiesene Eigenkapital auswirkt. Dieser Zusammenhang unterstreicht die Bedeutung einer genauen Bestandsverwaltung, um den Wert des Unternehmens für Investoren und Stakeholder wahrheitsgetreu widerzuspiegeln.

Wenn die tatsächlichen Kosten für die Aufrechterhaltung Ihres Lagerbestands nicht genau wiedergegeben werden, wird außerdem die Prognose und Budgetierung des Cashflows erschwert.

2. Führung genauer Bestandsaufzeichnungen für Buchhaltungs- und Steuerzwecke

Genaue Bestandsaufzeichnungen sind sowohl für Buchhaltungs- als auch für Steuerzwecke unerlässlich. Wenn Ihre Bestandsaufzeichnungen nicht mit dem tatsächlichen Zustand Ihres Lagerbestands übereinstimmen, kann dies bei Finanzprüfungen oder Steuerbewertungen zu Problemen führen. Wenn Ihre Aufzeichnungen Posten enthalten, die hätten abgeschrieben werden müssen, könnte es so aussehen, als hätte Ihr Unternehmen mehr Vermögenswerte als es tatsächlich hat. Diese Diskrepanz kann bei einer Prüfung Fragen aufwerfen und Steuerveranlagungen erschweren.

Für Steuerzwecke werden Abschreibungen auf das Inventar als Verluste anerkannt, die sich auf das zu versteuernde Einkommen auswirken. Unternehmen müssen jedoch bestimmte Vorschriften befolgen und eine ordnungsgemäße Dokumentation führen, um diese Steuerabzüge in Anspruch nehmen zu können. Wenn Sie Ihre Bestandsaufzeichnungen korrekt und aktuell halten, können Sie die Abzüge geltend machen, auf die Sie Anspruch haben.

Darüber hinaus verwenden Unternehmen häufig die Abschreibungsmethode, um eine Rücklage für veraltete Bestände zu bilden und ihre Steuerabzüge entsprechend anzupassen. Diese Methode hilft Unternehmen, schwankende Lagerbestände zu verwalten, indem sie Ressourcen für potenzielle Abschreibungen bereitstellen.

3. Verbesserung der betrieblichen Effizienz

Durch die ordnungsgemäße Handhabung von Abschreibungen bleiben Ihre Finanzunterlagen korrekt und Ihre Betriebsabläufe laufen reibungsloser. Wenn Sie wissen, was wirklich auf Lager ist, können Sie schwer verkäufliche oder veraltete Artikel leichter identifizieren. Diese Erkenntnisse lassen Sie Ihre Kaufentscheidungen verfeinern und den Aufbau unverkäuflicher Waren in Ihrem Lager verhindern.

Durch eine proaktive Verwaltung von Abschreibungen können Sie physische und finanzielle Ressourcen freisetzen. Auf diese Weise kann sich Ihr Team auf den Bestand konzentrieren, der aktiv zum Umsatz beiträgt.

4. Besserer Cashflow

Ein effektives Bestandsmanagement, einschließlich rechtzeitiger Abschreibungen, spielt eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows. Durch die Abschreibung unverkäuflicher Artikel wird der Cashflow entlastet, da der Umfang des überschüssigen Bestands reduziert wird. Mit genauen Aufzeichnungen können Unternehmen ihre Ressourcen besser auf Produkte verteilen, die zur Rentabilität beitragen.

Genauere Prognosen

Die Führung genauer Bestandsaufzeichnungen, einschließlich Abschreibungen, ermöglicht eine bessere Prognose und Planung. Durch das Verständnis von Bestandsverlusten können Unternehmen fundiertere Entscheidungen über zukünftige Bestellungen und erforderliche Lagerbestände treffen.

Die Verwaltung von Bestandsabschreibungen mag wie ein kleiner Teil des gesamten Geschäftsprozesses erscheinen, hat aber große Auswirkungen. Wenn Sie es richtig machen, stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzaufzeichnungen korrekt sind und dass Sie operative Entscheidungen auf der Grundlage realer Zahlen treffen.

Wie Sie Abschreibungen manuell verwalten

Die manuelle Verwaltung von Bestandsabschreibungen umfasst einige klare Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt und Ihre Finanzberichte aktuell sind. Das ist zwar ein zeitaufwändiger Prozess, allerdings müssen Sie alle Artikel ordnungsgemäß verbuchen, die ihren Wert verloren haben. So gehen Sie dabei vor:

1. Identifizieren Sie unverkäuflichen Bestand Identifizieren Sie zunächst, welche Artikel abgeschrieben werden müssen. Dies können beschädigte, abgelaufene, veraltete oder verschwundene Produkte sein. Regelmäßige Bestandsprüfungen und -audits sind der Schlüssel, um diese Probleme frühzeitig zu erkennen. Trennen Sie diese Artikel während dieses Schritts von Ihrem regulären Bestand, um Verwechslungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass sie nicht versehentlich in Ihrem aktiven Bestand enthalten sind.

2. Erfassen Sie Details zu jeder Abschreibung Dokumentieren Sie jeden Artikel, der abgeschrieben wird. Dieser Schritt umfasst die Erstellung eines Datensatzes, der wichtige Informationen enthält, wie z. B.:

Artikelbeschreibung. Welches Produkt wird abgeschrieben?

Grund für die Abschreibung. Ist es beschädigt, abgelaufen oder veraltet?

Menge. Wie viele Einheiten sind betroffen?

Datum. Wann wurde die Abschreibung vorgenommen?

Wert. Wie hoch sind die Kosten oder der Wert, der aus dem Bestand entfernt wird?

3. Passen Sie die Lagerbestände an Aktualisieren Sie nach der Erfassung der Abschreibungsdetails Ihre Bestandsaufzeichnungen, um diese Änderungen widerzuspiegeln. Das bedeutet, dass Sie Ihre Bestandszahlen anpassen müssen, um zu zeigen, dass die abgeschriebenen Artikel nicht mehr Teil Ihres verkaufsfähigen Bestands sind.

4. Aktualisieren Sie Ihre Finanzaufzeichnungen

Die genaue Erfassung einer Abschreibung in Ihren Buchhaltungsunterlagen ist unerlässlich, um die finanzielle Transparenz und die Einhaltung der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze zu gewährleisten. So funktioniert der Buchhaltungsprozess in der Regel:

• Journalbuchung. Um eine Abschreibung zu erfassen, nimmt ein Unternehmen eine Sollbuchung auf dem Abschreibungskonto für den Lagerbestand und eine entsprechende Habenbuchung auf dem Lagerkonto vor. Durch diese Maßnahme wird der Wert des veralteten Lagerbestands aus den Vermögenswerten des Unternehmens entfernt und die Lagerbestände werden an den tatsächlichen Marktwert angepasst.
• Gegenvermögenswert-Konto. Unternehmen können ein Gegenvermögenswert-Konto als Wertberichtigung für veraltete Bestände verwenden. Dieses Konto wird verwendet, um potenzielle zukünftige Verluste aufgrund veralteter Bestände vorherzusagen, und hilft dabei, die Auswirkungen auf die Finanzberichte über einen längeren Zeitraum zu verteilen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Abschreibungen auf Bestände manuell verwalten und genaue Aufzeichnungen führen. Auch wenn es zeitaufwendig sein kann, stellt ein systematischer Ansatz sicher, dass Ihre Finanzberichte den tatsächlichen Wert Ihrer Bestände widerspiegeln und Überraschungen bei Prüfungen vermieden werden.

Wie Sie Abschreibungen mit einer Bestandssoftware verwalten

Die Verwendung einer Bestandsmanagementsoftware zur Abwicklung von Abschreibungen kann im Vergleich zur manuellen Verwaltung Zeit sparen und Fehler reduzieren. Die Software optimiert jeden Schritt des Prozesses, von der Identifizierung unverkäuflicher Artikel bis hin zur automatischen Aktualisierung der Finanzunterlagen. So verwalten Sie Abschreibungen effektiv mit einer Bestandssoftware:

1. Richten Sie Ihre Software für Abschreibungen ein Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihre Inventarsoftware Abschreibungen verarbeiten kann und verschiedene Arten von Abschreibungen nach Kategorien unterstützt, z. B. Beschädigung, Verderb oder Diebstahl. Durch die Kategorisierung Ihrer Abschreibungen können Sie die Gründe für Abschreibungen verfolgen und Berichte erstellen.

2. Markieren Sie Artikel für die Abschreibung Wenn Sie unverkäufliche Artikel identifizieren, schreiben Sie diese direkt in der Software ab. Dazu müssen Sie in der Regel den Artikel auswählen, den Abschreibungsgrund auswählen und die Menge eingeben. Mit MRPeasy können Sie sogar umfassende Notizen hinzufügen, um zu dokumentieren, warum die Artikel entfernt wurden. Die Software aktualisiert dann automatisch Ihre Lagerbestände und Ihre Bilanz.

3. Erstellen Sie Berichte und Dokumentation Ihre Inventarsoftware sollte integrierte Berichterstellungstools enthalten, mit denen Sie Abschreibungen im Laufe der Zeit verfolgen und überprüfen können. Sie können detaillierte Berichte anzeigen, die Aufschluss darüber geben, welche Artikel abgeschrieben wurden, welche Gründe für die Abschreibung vorlagen und welche finanziellen Auswirkungen sie hatte. Diese Dokumentation erleichtert die Analyse von Mustern, die Vorbereitung auf Prüfungen und die Begründung von Abschreibungen, falls erforderlich.

Die Verwendung einer Inventarsoftware zur Verwaltung von Abschreibungen spart nicht nur Zeit und minimiert Fehler, sondern bietet auch eine bessere Übersicht und Kontrolle über Ihren Bestand.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Eine Inventarabschreibung ist eine Methode, um unverkäufliche Artikel aus den Bestandsaufzeichnungen zu entfernen, in der Regel aufgrund von Beschädigung, Verfall oder Veralterung, was bedeutet, dass diese Artikel keinen weiteren Wert für das Unternehmen haben.
• Während eine Abschreibung den Wert eines Artikels vollständig aus den Aufzeichnungen entfernt, reduziert eine Wertberichtigung seinen Wert, sodass der Artikel im Bestand verbleiben kann, jedoch zu einem niedrigeren, genaueren Wert.
• Zu den gängigen Arten gehören veralteter Lagerbestand (veraltet oder nicht mehr gefragt), beschädigte Waren, Verderb (bei verderblichen Waren) und Verluste durch Diebstahl oder Verwaltungsfehler. Jede Art wirkt sich unterschiedlich auf den Lagerbestand und die Finanzaufzeichnungen aus.
• Eine ordnungsgemäße Verwaltung von Abschreibungen gewährleistet einen realistischen Überblick über die finanzielle Gesundheit des Unternehmens. Abschreibungen reduzieren das Vermögen in der Bilanz und wirken sich auf die Rentabilität in der Gewinn- und Verlustrechnung aus, indem Verluste als Aufwendungen verbucht werden.
• Korrekte Abschreibungen sind für Steuerzwecke unerlässlich und können das zu versteuernde Einkommen durch die Verbuchung von Verlusten senken. Detaillierte Aufzeichnungen sind für Audits unerlässlich, um zu zeigen, dass die Vermögenswerte des Unternehmens korrekt und vertretbar sind.
• Durch die sofortige Abschreibung unverkäuflicher Artikel können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, sich auf rentable Bestände konzentrieren und den Cashflow verbessern, indem sie überschüssige Lagerbestände reduzieren.
• Abschreibungen können manuell vorgenommen werden, was jedoch zeitaufwendig sein kann. Bestandsmanagementsoftware vereinfacht den Prozess, reduziert Fehler und bietet Einblicke durch Berichterstellungstools, die eine bessere Entscheidungsfindung und Prognose ermöglichen.

Häufig gestellte Fragen

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