Beschaffungsplanung – Ein simpler Leitfaden

Ein sorgfältig geplanter Beschaffungsprozess stellt sicher, dass die Einkäufe eines Unternehmens rechtzeitig und in den richtigen Mengen eintreffen sowie von den besten Lieferanten zu guten Preisen beschafft werden. Folglich hilft ein gut durchdachter Beschaffungsplan, die Kontrolle über den Produktionszyklus zu behalten und plötzliche unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Was ist die Beschaffungsplanung?

Die Beschaffungsplanung ist der Prozess, durch den die Materialanforderungen für die Produktion von Gütern für einen bestimmten Zeitraum sowie ihre Bezugsmittel bestimmt werden. Sie ist ein strategischer Geschäftsprozess, der unternehmenskritische Daten über alle erforderlichen Einkäufe von externen Lieferanten sammelt und zusammenträgt, einschließlich Lieferanteneignung, Materialkosten und -qualität, Liefer- und Zahlungsplänen, Compliance, Vertragsschließungen und mehr. Die Beschaffungsplanung stellt dadurch sicher, dass Einkäufe zeitgerecht und organisiert erfolgen.

Je nach Größe und Komplexität der Lieferkette und des Produktionsprozesses des Produkts, kann der Beschaffungsprozess mehr oder weniger anspruchsvoll sein. Bei kleineren und simpleren Projekten könnte er nur wenig Vorausplanung brauchen und einfach dem Manager des Projekts zugeteilt werden. Bei anspruchsvolleren Produktionstätigkeiten – wie etwa der Herstellung von Produkten mit einer breiten Palette an outgesourcten Materialien und komplexen Beschaffungsrouten – ist der Beschaffungsprozess jedoch oft abteilungsübergreifend und erfordert detaillierte Planungen und Entscheidungen auf Führungsebene, allem voran vom Beschaffungsmanager.

Der Beschaffungsmanager koordiniert den Beschaffungsprozess für ein Projekt oder den gesamten Produktionsbetrieb. Beschaffungsverantwortlichkeiten könnten zwischen Abteilungen aufgeteilt werden oder gar einen separaten Teil des Unternehmens ausmachen. Wie dem auch sei, da der Prozess auf das Produktionsbudget angewiesen und für alle outgesourcten Materialien verantwortlich ist, setzt die Beschaffungsplanung eine enge Koordination zwischen Vertrieb, Produktion, Buchhaltung und Management voraus. Zwar ist es technisch gesehen möglich, die meisten beschaffungsbezogenen Prozesse mit Stift und Papier zu verwalten, allerdings verlassen sich moderne Produktionsunternehmen auf ERP-Systeme mit integrierter Beschaffungssoftware, die einen Großteil des Beschaffungsprozesses vereinfacht, optimiert und automatisiert.

Was ist ein Beschaffungsmanagementplan?

Ein Beschaffungsmanagementplan ist das zentrale Dokument, in dem alle beschaffungsbezogenen Daten für ein Projekt, ein Produkt, eine Produktlinie oder einen Produktionszeitraum aufgeführt werden. Der Plan identifiziert die Anforderungen für die Erfüllung eines Fertigungsprojekts oder -zeitraums sowie strategische Möglichkeiten über die besten Beschaffungsverfahren. Weiterhin schließt er Analysen von vorherigen Beschaffungs- und Nachfrageprognosen ein sowie eine Liste an potenziellen Lieferanten und deren erwartete Performance, Vertrags- und Abnahmeerwägungen, rechtliche Verpflichtungen, Leistungsbeschreibungen, Angebotsanfragen, Konformitäten, Beschaffungszeitpläne, erwartete Lieferzeiten, Angebotsbedingungen und mehr.

Bei richtiger Einführung unterstützt ein Beschaffungsmanagementplan, die allgemeinen Beschaffungskosten zu senken, eine hohe Qualität der outgesourcten Materialien sicherzustellen und den Produktionsbetrieb am Laufen zu halten. Da der Beschaffungsprozess zu einem hohen Grad abhängt von den bestimmten Anforderungen eines Unternehmens, seinem Markt, seiner Größe und seiner Aktivität, können Unternehmen die verschiedensten Prozessflüsse haben. Es gibt hierbei also keinen universell richtigen Ansatz. Nichtsdestotrotz sollte der Plan einige fundamentale Grundlagen umfassen. Werfen wir im Folgenden einen Blick auf die Kernbestandteile eines Beschaffungsmanagementplans.

Die Erstellung eines Beschaffungsmanagementplans

1. Den Prozess erklären. Dieser einleitende Abschnitt des Dokuments sollte eindeutig die Schritte definieren, die für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten nötig sind, sowie Notizen anführen, wie der Prozess verwaltet werden soll.
2. Rollen definieren. Anschließend sollten die Mitglieder des für die Verwaltung und Umsetzung des Beschaffungsmanagementplans verantwortlichen Teams mit ihren jeweiligen Rollen aufgelistet werden. Dies könnte Projektmanager einschließen, die die zeitgerechte Umsetzung des Plans sicherstellen, Führungskräfte, die vertragliche Beratung bieten, Anwälte, die für rechtliche Informationen zuständig sind, im Projekt involvierte Stakeholder usw.
3. Artikelanforderungen definieren. Der Plan muss alle beschaffungsfähigen Artikel aufführen, die für das Projekt benötigt werden, sowie die Gründe für deren Beschaffung von extern. Dies schließt sowohl Rohmaterialien und Bauteile als auch Werkzeuge, Maschinen, Softwarelizenzen und mehr ein. Es ist wichtig, sämtliche projektspezifischen Daten über jeden Artikel und deren detaillierte Beschreibungen, wie technische Daten, Teilenummern, Mengen, Verfallsdaten usw. einzuschließen. Stakeholder und Führungskräfte müssen in dieser Phase zurate gezogen und Beschaffungsmanager mit ihr abgestimmt werden. Daten über geschätzte Kosten und Konformität mit Organisationsstandards sollten ebenfalls berücksichtigt werden.
4. Beschaffungszeitlinie definieren. Um die zeitgerechte Ausführung des Projekts sicherzustellen, Stillstände zu vermeiden und Leadzeiten zu verkürzen, muss die Beschaffungszeitlinie auf den allgemeinen Projektzeitplan ausgerichtet sein. Die Beschaffungszeitlinie sollte Schlüsseldaten für wichtige Projektprozesse aufführen sowie „gebraucht bis“ Daten für alle zu beschaffenden Artikel, ihre geplanten Lieferzeiten usw. Eine gut durchdachte Beschaffungszeitlinie kann eine Menge Zeit und Geld sparen, indem Just-in-Time-Lieferungen geplant und Lieferketten-Pipelines besser genutzt werden.
5. Lieferanten auswählen und Entscheidungskriterien definieren. Alle infrage kommenden Lieferanten sowie Analysen über ihre Performance sollten im Beschaffungsplan aufgelistet sein. Vorqualifizierte Lieferanten lassen sich basierend auf Beschaffungshistorie erkennen, neuere durch Marktforschung und Koordination mit Lieferantenvertretern. Preise pro Lieferanten, Warenverfügbarkeit, erwartete Lieferzeiten usw. sollten alles festgelegt sein, um bei der Lieferantenauswahl zu helfen. Der Entscheidungsprozess zur Unterscheidung und Auswahl von Lieferanten muss ebenfalls bestimmt werden. Anschließend wird die Lieferantenauswahl ausgeführt. Im Falle eines Angebotsprozesses werden Vereinbarungen zur Festlegung der Angebotsbedingungen aufgesetzt sowie Angebotsanfragen ausgegeben, in denen die Projektanforderungen für die Lieferanten beschrieben werden.
6. Lieferantenmanagement und Rechenschaftspflicht. Es werden Strategien und Prozesse zur Verwaltung der Performance der ausgewählten Lieferanten eingerichtet, wobei Verträge aufgestellt, bewilligt und unterzeichnet werden. Vertragliche Verpflichtungen und Details werden ebenfalls bestimmt, um sicherzustellen, dass Lieferanten ihren Teil der Vereinbarung erfüllen. Dies kann Details über die Fakturierung, Statusberichte usw. umfassen.
7. Risiken identifizieren und managen. Jede Art von Outsourcing birgt neue Risiken für den Produktionsbetrieb eines Unternehmens. Diese können von Lieferverzögerungen und Qualitätsmängeln bis zu Finanzierungsproblemen wegen plötzlicher Marktschwankungen und mehr reichen. Der Beschaffungsmanagementplan sollte diese Risikoarten zusammen mit Einschätzungen über ihre Wahrscheinlichkeit und Schwere aufführen. Außerdem sollten Risikomanagementpraktiken festgelegt werden. Zu diesen können detailliertere Leistungsbeschreibungen für Lieferanten zur Vorausgenehmigung, die Suche nach Alternativlieferanten im Falle von Problemen beim Hauptlieferanten und mehr sein.
8. Projektrandbedingungen und rechtliche Einschränkungen. Projektrandbedingungen und -einschränkungen müssen klar definiert sein und im Beschaffungsmanagementplan aufgeführt werden. Es ist eine gute Idee, diese während des gesamten Beschaffungsprozesses und seinen verschiedenen Phasen im Auge zu behalten. Dies könnte beispielsweise Budgetgrenzen, rechtliche Verpflichtungen, Konformitäten und Standards, gute Herstellungspraxen usw. umfassen.
9. Prüfung und Genehmigung. Der Beschaffungsmanagementplan sollte Daten über die für die Prüfung und Genehmigung der Beschaffungsdokumente eingesetzten Kennzahlen sowie Methoden und Rechtfertigungen für Änderungsmaßnahmen nach Beginn der Beschaffungsphase einschließen.

Die Wichtigkeit der Beschaffungsplanung

Eine effektive Beschaffungsplanung kann die Effizienz des gesamten Produktionsbetriebs dramatisch erhöhen. Da sie für den stetigen Zustrom aller outgesourcten Rohstoffe, Maschinen und anderen Projektanforderungen zuständig ist, kann sie den Unterschied machen zwischen ständigen Störungen und einem reibungslosen, optimierten Produktionsbetrieb. Die Beschaffungsplanung ist nicht nur wichtig, um Projektanforderungen zu erfüllen, sondern auch, um interne Arbeitsprozesse zu verbessern.

Ein gut geplanter Beschaffungsprozess bringt viele Vorteile mit sich, darunter:

• Geringere Kosten. Durchdachte Beschaffungsprozesse liefern detaillierte Einblicke in die Lieferkette. So erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über ihre verfügbaren Lieferanten sowie die Unterschiede bei Rohstoffpreisen, Lieferoptionen und mehr. Weiterhin lassen sich ähnliche Anforderungen unter nur einem Vertrag sammeln und Massenbestellungen für mehrere Projekte koordinieren, wodurch Kosten maximal eingespart werden können.
• Verbesserte Produktionsprozesse. Mit strategisch geplanten Beschaffungen kommen benötigte Artikel rechtzeitig und in den richtigen Mengen an. Das hilft, den Produktionsprozess am Laufen zu halten, verkürzt Leadzeiten und verhindert Bottlenecks. Außerdem fallen weniger Gesamtbestand und Lagergebühren an.
• Risikomanagement. Techniken für das Beschaffungsrisikomanagement, wie alternative Lieferantenvereinbarungen oder die Einrichtung von Ersatzlieferoptionen bedeuten, dass verzögerte Lieferungen, Materialein von schlechter Qualität und andere Lieferkettenprobleme weniger wahrscheinlich werden. Tiefere Einblicke in Konformitäten und Branchenstandards verringern ebenfalls die Risiken von rechtlichen Problemen.
• Erhöhte Transparenz und Vorhersehbarkeit. Die Beschaffungsplanung sorgt für einen besseren Überblick über die Projektperformance, indem sie tatsächliche Aktivitäten und Zeitlinien mit den geplanten abgleicht. Das führt zu besseren Entscheidungen und mehr Kontrolle über das Projekt.

Beschaffungsplanung mit ERP/MRP-Software

Wie die meisten anderen Geschäftsbereiche auch, lässt sich die Planung deutlich vereinfachen, wenn entsprechende Software für sie eingesetzt wird. Wenngleich Tabellen eine große Hilfe in der Anfangsphase eines Unternehmens sein können, sollten auf Wachstum ausgerichtete Unternehmen die Einführung einer ERP/MRP-Software in Erwägung ziehen, die als zentrale Plattform für die Verwaltung eines jeden Unternehmensaspekts fungiert. Die Flexibilität moderner Cloud-basierter Systeme stellt sicher, dass die Software selbst für die kleinsten Unternehmen preiswert bleibt und dennoch im Einklang mit dem Wachstum des Unternehmens skaliert werden kann.

Hinsichtlich Beschaffungsplanungsfunktionen sollte ein geeignetes ERP/MRP-System folgendes unterstützen:

• Lieferantenmanagement, einschließlich der Verfolgung lieferantenbezogener Kennzahlen.
• Beschaffungsauftragserstellung und -verfolgung.
• Materialbedarfsplanung und Beschaffungsprognosen, um zu bestimmen, was wann in welchen Mengen benötigt wird.
• Bestandsmanagement, einschließlich der Verfolgung von Materialien, Bauteilen, halbfertigen Erzeugnissen und fertigen Erzeugnissen.
• Statistiken über beschaffte Materialien und Bauteile für bessere Entscheidungsfindungen.
• Listen über kritischen verfügbaren Bestand und Benachrichtigungen, wenn Bestandsniveaus niedrig sind.

Weiterhin sollte ein ERP/MRP-System Vertrieb, Produktionsplanung und -steuerung und Buchhaltung abdecken. Integrationen mit Drittanbieteranwendungen können dann zusätzliche Funktionen für E-Commerce, Buchhaltung, Versand und Logistik usw. bieten.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Die Beschaffungsplanung ist der Prozess, durch den der Materialbedarf für die Warenproduktion in einem bestimmten Zeitraum sowie die Bezugsmittel bestimmt werden.
• Da sie für alle outgesourcten Materialien verantwortlich ist, setzt die Beschaffungsplanung eine enge Koordination mit Vertrieb, Produktion, Buchhaltung und Management voraus.
• Beschaffungsmanagementpläne sind die zentralen Dokumente, die alle beschaffungsbezogenen Daten für bestimmte Projekte, Produkte, Produktlinien oder Fertigungszeiträume detailliert beschreiben.
• Der Beschaffungsmanagementplan erkennt die Anforderungen für die Erfüllung eines Projekts oder Zeitraums und liefert strategische Informationen über die besten Beschaffungsverfahren.
• Moderne Produktionsbetriebe verlassen sich auf ERP-Systeme und zweckmäßige Software, die einen Großteil des Beschaffungsprozesses vereinfacht, optimiert und automatisiert.

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