Beschaffungsmanagement – Ein kurzer Leitfaden für kleine Fertigungsunternehmen

Das Beschaffungsmanagement umfasst weitaus mehr als bei Lieferanten anzurufen und Materialeinkäufe zu organisieren. Es ist ein entscheidender Teil eines jeden Fertigungsunternehmens und ein strategischer Ansatz an es kann gewaltige Vorteile bringen.

Nur allzu oft vernachlässigen Unternehmen ihre Beschaffungsrichtlinien zugunsten der Optimierung anderer Bereiche, wie der Produktionsplanung oder dem Vertrieb.

Der Mangel eines zusammenhängenden Ansatzes an das Beschaffungsmanagement kann jedoch ineffiziente und sogar schädliche Einkaufspraktiken nach sich ziehen.

Tatsächlich spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle für den betrieblichen Erfolg.

Laut Business Insider stellen die Materialkosten eines durchschnittlichen Herstellungsunternehmens 70% von dessen Gesamtfertigungskosten dar.

70% der durchschnittlichen Fertigungsausgaben eines Unternehmens fallen demnach unter die Einkaufsabteilung.

Das ist eine gewaltige Spanne, insbesondere wenn Sie bedenken, dass in einem durchschnittlichen Fertigungsunternehmen Arbeit nur 16% und Energie nur 2% der Gesamtkosten ausmachen.

Aus diesem Grund könnte eine gut definierte und ausgeführte Beschaffungsstrategie und der Einsatz einer Beschaffungssoftware ein effektiver Treiber zur Kostensenkung in einem Fertigungsunternehmen werden..

Was ist das Beschaffungsmanagement?

Das Beschaffungsmanagement ist ein strategischer Weg, die Einkäufe eines Unternehmens und dessen Verhältnisse zu seinen Lieferanten zu organisieren.

Es hilft dabei, Materialkosten niedrig zu halten, Verzögerungen und Unstimmigkeiten bei der Materialqualität zu vermeiden, Überbestände und Fehlmengen zu verhindern und sich um andere lieferkettenbezogene Probleme zu kümmern.

Der Einkauf ist zwar ein wichtiger Teil des Prozesses, stellt jedoch mehr dar als die bloße Beschaffung der Güter.

Vielmehr umfasst er sämtliche Schritte, die für den Erhalt der Güter und deren Einsatzbereitschaft in der Produktion nötig sind, wie zum Beispiel:

• Festlegung der Anforderungen des Unternehmens
• Durchführung von Marktforschung
• Lieferantenqualifikation
• Verhandlung und Einigung über vertragliche Verpflichtungen
• Bestellung
• Sicherstellung, dass Lieferanten rechtzeitig bezahlt werden
• Überwachung des Lieferprozesses
• Annahme und Prüfung der Güter
• Lieferantenbeziehungen und Performancemanagement
• Prognosen
• Führen von Aufzeichnungen

Wie Sie sehen können kann der Beschaffungsprozess äußerst komplex sein. Er erfordert demnach einen hohen Grad an Branchenwissen, da er zudem immer umfangreicher wird.

Wenn Unternehmen dies verstehen, können sie damit anfangen, Strategien zu entwickeln und einzuführen, die zu besseren geschäftlichen Ergebnissen führen und gleichzeitig das Risiko finanzieller Schäden aufgrund von mangelhafter Einkaufspraktiken minimieren.

7 entscheidende Schritte des Beschaffungsmanagements

Um die Dinge nicht zu kompliziert zu machen, wäre es eine gute Idee, einen Plan zu entwerfen, der Ihnen einen allgemeinen Überblick über Ihre Beschaffungsprozesse verschafft.

Insbesondere wenn Sie keinen ausersehenen Beschaffungsmanager haben, werden Ihnen diese grundlegenden Schritte helfen, sich bei der Erstellung und Umsetzung Ihres Beschaffungsplans mit Fokus auf Lieferantenqualifikation zu orientieren.

Da die Beschaffung nur ein Teil (wenngleich ein wichtiger) Ihres Fertigungsunternehmens ist, sollte die Einkaufsabteilung in engem Kontakt mit dem Vertrieb, der Finanzabteilung und der Produktionsplanung bleiben, um festzulegen, was benötigt wird und welche Lieferanten am besten für Ihr Unternehmen geeignet sind.

1. Definieren Sie Ihre Bedürfnisse und ein Anfangsbudget

Zunächst sollten Sie Ihre zu beschaffenden Güter so detailliert wir möglich bestimmen.

Was sind sie und warum werden sie gebraucht? Wie lauten ihre technischen Daten? Wie viele von ihnen brauchen Sie in einem bestimmten Zeitraum? Wie viel sollten sie kosten? Wie lang darf ihre Leadzeit sein? Welchen Qualitätsgrad akzeptieren Sie und wie messen Sie ihn?

Sämtliche Details, die Sie hinzufügen können, um bestimmte Lieferanten anderen gegenüber zur bevorzugten Wahl zu machen, machen sich hier nützlich.

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, haben Sie bereits mit der Budgetierung begonnen, indem Sie die Produkte selbst, ihre Mengen und den Betrag, den Sie für sie zu zahlen bereit sind, festgelegt haben.

Abgesehen davon, dass Sie eine gute Vorstellung darüber erhalten, was Sie sich leisten können und was nicht, ermöglicht ein Beschaffungsmanagement bessere Planung und macht die Einkaufsabteilung für ihre Finanzen verantwortlich.

Und es gibt nur wenige bessere Anreize als Rechenschaftspflicht.

Jetzt können Sie anfangen, Lieferanten und deren Angebote zu recherchieren.

2. Identifizieren Sie potenzielle Lieferanten

Um potenzielle Lieferanten zu finden, können Sie Messen besuchen, in Foren herumfragen, die Gelben Seiten nutzen oder auf Internetsuchmaschinen zurückgreifen.

Marktforschung nach potenziellen Lieferanten sollten Sie jedoch nicht nur mit Bedacht auf Ihre eigenen Finanzen und zeitlichen Bedürfnisse durchführen, sondern auch im Hinblick auf Kriterien, die mit dem Betrieb der Lieferanten zusammenhängen.

Sie könnten beispielsweise finanzielle Stabilität, Verlässlichkeit, Verfügbarkeit, Standort, Kundendienst, Qualität, Sozial- und Umweltverantwortung, Produktsortiment und mehr Ihrer Lieferanten bewerten.

All diese Punkte könnten sich auf Ihre Produktionsprozesse oder Ihr Unternehmensimage auswirken

Eine simple Checkliste könnte ein sehr nützliches Tool in dieser frühen Phase des Prüfverfahrens sein.

Sie sollten jedoch nicht einfach nur ein paar billige Lieferanten aus dem fernen Ausland durchstöbern, ein paar E-Mails austauschen und dann einen Vertrag unterzeichnen.

Tatsächlich könnten einige Lieferanten anfänglich einen viel niedrigeren Preis als den Durchschnittspreis anbieten und dann Wege finden, ihn später wieder zu erhöhen.

3. Erstellen Sie eine Lieferanten-Shortlist

Nach der Erstellung Ihrer ersten Liste potenzieller Lieferanten, sollten Sie Ihre Auswahl noch enger eingrenzen.

Sie könnten zum Beispiel im Internet über Suchmaschinen und Unternehmensverzeichnisse Nachforschungen anstellen, um zu überprüfen, ob Ihre potenzielle Lieferanten auch die Wahrheit über ihre Größe und Fähigkeiten gesagt haben.

Außerdem können Sie die Lieferanten nach ihren Kundenreferenzen fragen beziehungsweise nach den Kontaktinformationen einiger ihrer Kunden, um zu sehen, was diese über seine Stärken und Schwächen zu sagen haben.

Sie sollten außerdem herausfinden, wie professionell sein Betrieb organisiert ist: fragen Sie, welche Management-Verfahren sie einsetzen, welche Zertifikate sie haben, wie sie die Qualität ihrer Produkte sicherstellen usw. Selbst Fotos und Videos über ihren Fertigungsbereich werden ihnen viel Aufschluss geben können, wie sie ihren Betrieb führen.

Schließlich sollten Sie daran denken, wie Ihr idealer Lieferant aussieht, und Ihre Liste mit potenziellen Kandidaten entsprechend durchfiltern.

4. Bitten Sie um Angebote und wählen Sie Ihren Lieferanten

In der letzten Phase schicken Sie den Lieferanten, die es bis auf Ihre Shortlist geschafft haben, eine Angebotsanfrage, sodass Sie deren Preise in einer echten Beschaffungssituation vergleichen können.

Falls möglich sollten Sie sie direkt besuchen, um sicherzustellen, dass alles gut aussieht und organisiert ist – das ist eine großartige Möglichkeit sich zu vergewissern, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben.

Falls ein direkter Besuch nicht möglich ist, können Sie einen dritten Qualitätssicherungsprüfer engagieren, der auf die Arbeit mit kleinen und mittleren Herstellungsunternehmen spezialisiert ist

Wenn Sie am Ende dieser letzten Phase der Lieferantenauswahl sind, könnte auch eine erhebliche Menge Bauchgefühl mit im Spiel sein.

Wenngleich die bisherigen Überprüfungen alle anhand fester, konkreter Bewertungsrichtlinien durchgeführt worden sein sollten, sollten Sie bei den zwei oder drei verbleibenden Lieferanten den wählen, bei dem Sie das beste Gefühl haben.

Zögern Sie auch nicht, mit dem oberen Management Ihres potenziellen Lieferanten ins Gespräch zu kommen – schließlich könnten sie im Laufe der Zeit zu Ihren wichtigsten Geschäftspartnern werden.

Außerdem eignet sich eine informelle Atmosphäre ideal, um einen besseren, ehrlicheren Einblick in das Unternehmen zu erhalten.

Nach Ihrer Endauswahl sollten Sie Ihre anderen vielversprechenden Lieferanten als zweite Wahl behalten, für den Fall, dass mit Ihrer ersten Wahl etwas schiefläuft.

Es würde sich ebenfalls als nützlich erweisen, eine Lieferantendatenbank zu führen, falls Sie Lieferanten pro Kundenauftrag analysieren möchten.

Wenn Sie beispielsweise einen Kaufauftrag aufgeben und eine Bestellung mit längerer Deadline als gewöhnlich bei Ihnen eingeht, können Sie sich für einen Lieferanten mit längere Leadzeit und geringerem Preis entscheiden.

5 Verhandeln Sie Verträge

Selbst wenn Sie Ihren Lieferanten blind vertrauen, müssen Ihre Verträge absolut wasserdicht sein.

Folgende Vertragsbedingungen sollten Sie mit Ihrem Lieferanten diskutieren und festlegen:

1. Produktspezifikationen
2. Preise und Zahlungsbedingungen
3. Qualitätsstandards
4. Gesamte Leadzeit
5. Incoterms
6. Urheberrechte
7. Zugang auf Produktionsstandort
8. Rücksenderichtlinien
9. Vertragsstrafen

Diese Bedingungen sollten zwar bereits in den früheren Phasen direkt angesprochen werden, doch nach Unterzeichnung sind die Vertragsparteien an sie gebunden.

6. Kontrollieren Sie Beschaffungsaufträge, Lieferungen und Zahlungen

Wenn von den internen Kunden in Ihrem Unternehmen eine Bestellanforderung eintrifft, muss Ihr Beschaffungsmanager diese vor Ausfertigung des Kaufauftrags genehmigen.

Hierzu muss er bestimmten, ob es einen begründeten Bedarf für die Produkte gibt und ob der Einkauf in das Beschaffungsbudget passt.

Falls eine Bestellanforderung bewilligt wird, wird sie in einen Kaufauftrag umgewandelt – andernfalls wird sie an die anfordernde Abteilung zurückgeschickt, zusammen mit einer Erklärung für die Ablehnung.

Falls Sie bereits eine Partnerschaft mit einem Lieferanten haben, der den Auftrag ausführen kann, leiten Sie den Kaufauftrag an ihn weiter (Falls die Anforderung jedoch für Materialien ist, die Ihre aktuellen Lieferanten nicht bereitstellen können, kehren Sie zu Schritt 1 dieses Prozesses zurück).

Anschließend muss die Einkaufsabteilung sicherstellen, dass die Bestellung vom Lieferanten empfangen wurde, alle Zahlungen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens verarbeitet wurden, die Bestellung innerhalb der vorher bestimmten Bedingungen ausgefüllt wird (z.B. rechtzeitig) und Qualität und Menge der Waren bei Erhalt geprüft werden.

Weiterhin können Manager Prognosen nutzen, um die Bestelleffizienz zu optimieren und sicherzustellen, dass die Materialien rechtzeitig zum Start des Produktionsprozesses eintreffen.

Alle Daten im Hinblick auf die Bestellungen sollten für Buchhaltungs- und Auditzwecke aufbewahrt werden, damit Sie Ihre eigene und die Performance Ihrer Lieferanten bewerten können.

Lesen Sie mehr: Was sind Nachfrageprognosen und was kann eine MRP-Software mit ihnen tun?

7. Bewerten Sie die Lieferantenperformance

Die Aufbewahrung und Analyse der Performancedaten Ihrer Lieferanten gibt Ihnen schließlich die Möglichkeit, Trends zu identifizieren, die auf Probleme in ihren Organisationen hinweisen.

Zu diesem Zweck sollten Sie einige KPIs festlegen, mit denen Sie jeden Lieferanten bewerten, und zur leichteren Verfolgung ihrer Ergebnisse Scorecards erstellen.

Mit dieser Methode können Sie Probleme in Ihrer Lieferkette schnell erkennen und lösen.

Lesen Sie mehr über das Supplier Performance Management.

Manuelle und digitale Beschaffungsmanagementsysteme im Vergleich

Natürlich könnte der Umgang mit so vielen Daten schnell zu einer einschüchternden Aufgabe werden.

Tatsächlich machen es altmodische Methoden mit Stift und Papier oder gar Tabellen schwer, sämtliche sich bewegenden Faktoren in der Beschaffungsmanagement-Gleichung zu berücksichtigen, was eine ganze Litanei an Problemen nach sich ziehen kann.

Rechnungen und andere Dokumente könnten unter den gewaltigen Datenmengen verlorengehen.

Sie könnten Zeit verlieren, die Kontaktinformationen Ihrer Lieferanten zu verfolgen, Angebote zu vergleichen, Verträge zu prüfen usw.

Ineffiziente Kommunikation mit Ihren Lieferanten oder Ihren eigenen Abteilungen könnte zu Missverständnissen und Bestandsproblemen führen.

Außerdem könnten Gelegenheiten für Optimierungen wegen der unorganisierten Daten und ineffektiven Praktiken unbemerkt bleiben.

In der Zwischenzeit verfeinert Ihre Konkurrenz ihre Beschaffungsprozesse fortlaufend und floriert dank ihrer Herangehensweise an die Datenverwaltung und -analyse.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre Konkurrenz eine Beschaffungssoftware oder ein MRP-System mit integriertem Beschaffungsmodul nutzt.

Natürlich ist das alles rein hypothetisch, da nur extrem wenige kleine und mittelgroße Fertigungsunternehmen fortschrittliche Fertigungssoftware nutzen.

Das bedeutet jedoch auch, dass Sie zu denen gehören können, die sich vom Rest abheben können.

Vorteile einer Beschaffungsmanagement-Software

Eine Beschaffungsmanagement-Software zentralisiert alle wichtigen Daten, die die Einkaufsabteilung eines Unternehmens produziert.

Lieferantendaten, Preisanfragen und Kaufaufträge, Prognosen, Rücksendeaufträge, Qualitätsprüfungsergebnisse, kritischer Bestand, Anforderungen und Beschaffungsstatistiken – mit einer Cloud-basierten Fertigungssoftware lassen sich all diese Daten mit nur ein paar Klicks überall einsehen.

Beschaffungsprozesse werden demnach transparenter und effizienter – einige lassen sich sogar vollständig automatisieren.

Der zentralisierte Daten-Kontenpunkt bringt außerdem den großen Vorteil, dass Sie Daten analysieren und aussagekräftige Statistiken erstellen können, um Ausgaben und Lieferantenperformance zu verfolgen und zu verwalten.

Allem voran lässt Sie ein Beschaffungsmodul eines MRP-Systems jedoch Ihre Herangehensweise an die Beschaffung von taktisch auf strategisch erweitern.

So können Sie Ihren Fokus weg von den transaktionellen Aspekten hin auf die organisationale Seite der Beschaffung lenken, um so durch strategische Entscheidungen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Fazit

Das Beschaffungsmanagement ist prinzipiell eine strategische Herangehensweise an den Einkauf.

Es umfasst jedoch weitaus mehr als den transaktionellen Aspekt; vielmehr enthält es von Marktforschung über Datenanalysen und Prognosen bis hin zur Bewertung der Lieferantenperformance und Qualitätskontrolle sämtliche mit der Beschaffung zusammenhängende Faktoren.

Aufgrund seiner komplexen Natur sind geeignete Beschaffungsmanagement-Praktiken mit traditionellen Methoden wie Stift und Papier oder Tabellen aufgrund des fehlenden zentralen Daten-Knotenpunkts jedoch so gut wie nicht zu erreichen.

Dieses Problem lässt sich mithilfe einer Beschaffungssoftware oder MRP-Systemen jedoch beheben, die dem Einkauf (und allen anderen Abteilungen) helfen, bessere Einblicke in ihre Tätigkeiten zu liefern, weniger Zeit für mühsame, sich wiederholende Aufgaben zu verschwenden und sich auf den strategischen Aspekt des Beschaffungsmanagements zu konzentrieren.

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