Beschaffungsmanagement – Ein schneller Leitfaden für kleine Hersteller

Beschaffungsmanagement umfasst mehr als Anrufe, um Einkäufe von Materialien zu arrangieren Materialkaufs. Es ist ein wichtiger Bestandteil jedes Fertigungsbetriebs, der dazu beiträgt, dass die richtigen Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Was ist Beschaffungsmanagement?

Beschaffungsmanagement ist der Prozess der Verwaltung aller einkaufsbezogenen Aktivitäten eines Unternehmens, um Materialien zu akzeptablen Bedingungen zu erwerben. Es handelt sich um einen strategischen Geschäftsprozess zur Steuerung und Verwaltung wichtiger Aspekte der Materialbeschaffung, von der Planung und Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bis hin zum Lieferantenmanagement, zum Vertragsabschluss und zur Lieferung.

Das Beschaffungsmanagement ist wichtig, um qualitativ hochwertige Rohstoffe oder Dienstleistungen mit akzeptablen Vorlaufzeiten und wettbewerbsfähigen Preisen und Einkaufsbedingungen sicherzustellen. Effektive Beschaffungspraktiken tragen außerdem dazu bei, gute Lieferantenbeziehungen aufzubauen, Versorgungsrisiken zu mindern und die Einhaltung von Vorschriften durch genaue Unterlagen und Transparenz zu vereinfachen.

Ein gut funktionierendes Beschaffungsteam erhöht die betriebliche Effizienz des gesamten Herstellungsprozesses, indem es die Produktionsplanung vereinfacht, qualitativ hochwertige Rohstoffe sicherstellt und die Materialkosten im Auge behält.

Was genau ist Beschaffung und wie unterscheidet sie sich vom Einkauf?

Was ist Beschaffung?

Beschaffung ist der Prozess des Auffindens, Verhandelns und Erwerbs geeigneter Waren und Dienstleistungen von einer externen Quelle für ein Unternehmen. Es geht dabei um mehr als nur den Kauf von Rohstoffen oder Verbrauchsmaterialien für Ihr Unternehmen; Beschaffung bezieht sich auf alle Prozesse, die den Bedarf des Unternehmens an ausgelagerten Waren und Dienstleistungen decken.

Der Einkauf ist zwar ein zentraler Aspekt der Beschaffung, deckt aber nicht das gesamte Bild ab. Dem Einkauf gehen die Suche nach geeigneten Lieferanten, die Bewertung ihrer Produkte und die Aushandlung von Konditionen voraus. Danach werden die Waren verfolgt, entgegengenommen und auf Konformität geprüft und die damit verbundene Papierspur verwaltet.

Die Rolle der Beschaffung im Lieferkettenmanagement

Die Beschaffung ist ein Teilbereich des umfassenderen Prozesses des Lieferkettenmanagements. Das Lieferkettenmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus des Produkts, von der Beschaffung der Rohstoffe und dem Transport bis hin zu Lagerhaltung, Produktion und Versand an die Kunden, einschließlich Rücksendungen oder Garantieansprüchen.

Im ersten Abschnitt der Lieferkette eines Produkts spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle im Lieferkettenmanagement. Sie hat direkten Einfluss auf die Effizienz und Zuverlässigkeit der gesamten Kette. Indem sie sicherstellt, dass hochwertige Rohstoffe oder Komponenten zu optimalen Kosten beschafft und pünktlich geliefert werden, bildet die Beschaffung die Grundlage für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Störungen oder Ineffizienzen in der Beschaffung können sich durch die gesamte Lieferkette ziehen und zu Verzögerungen, höheren Kosten, einer Beeinträchtigung der Produktqualität und letztlich der Kundenzufriedenheit führen.

Wichtige Schritte des Beschaffungsprozesses

Da das Beschaffungsmanagement viele Prozesse umfasst, kann es für kleinere Unternehmen schwierig sein, den Überblick zu behalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie kein spezielles Beschaffungsteam haben oder die Rolle des Beschaffungsmanagers auf Mitarbeiter mit anderen Verantwortlichkeiten aufgeteilt ist.

Betrachten wir den Beschaffungsprozess und seine verschiedenen Phasen aus der Perspektive eines Herstellers. Es empfiehlt sich, einen Beschaffungsmanagementplan zu erstellen, in dem die zentralen Beschaffungsprozesse dargelegt werden. Da die Beschaffungsplanung ein wichtiger Bestandteil Ihres Fertigungsunternehmens ist, sollte sie in engem Kontakt mit dem Vertrieb, der Finanzabteilung und der Produktionsplanung stehen.

1. Bedarfsplanung

Zunächst müssen Sie festlegen, was wann und in welchen Mengen eingekauft werden muss. Das bedeutet, dass Sie die Finanz- und Produktionssteuerung von Anfang an in den Beschaffungsprozess einbeziehen müssen.

Überprüfen Sie anhand Ihrer Stücklisten, welche Artikel in welcher Menge beschafft werden müssen. Sehen Sie dann in Ihrem Produktionsplan nach, um die spätesten Lieferzeiten zu ermitteln, sodass Sie Ihre Arbeitsaufträge rechtzeitig erfüllen können. Achten Sie auf die maximal tragbaren Kosten für den Einkauf der Waren, da die direkten Materialkosten Ihrer Waren ein wichtiger Faktor bei der Produktionskostenrechnung und der Festlegung wettbewerbsfähiger Preise sind.

So erhalten Sie umfangreiche Daten über die benötigten Artikel. Je nach Branche können weitere Anforderungen an Materialien wie Konformitäts- und Qualitätsstandards, Zertifizierungen usw. bestehen. Die Aufgabe der Beschaffungsabteilung besteht darin, diese Daten zu stutzen und zuverlässig für alle ausgelagerten Artikel bereitzustellen.

Dies ist möglich, indem Sie mit den relevanten Personen sprechen und die Anforderungen auf Papier oder in Tabellen dokumentieren. Moderne Fertigungssoftware erleichtert die Materialbedarfsplanung jedoch erheblich, indem sie große Teile des Prozesses automatisiert und Daten zwischen den Abteilungen konsolidiert.

2. Beschaffung/Sourcing

Sobald Sie den Materialbedarf ermittelt haben, geht es anschließend darum, bei wem Sie ihn einkaufen. Das Ziel ist einfach: Lieferanten finden, die die richtige Menge und Qualität der Waren zu wettbewerbsfähigen Preisen liefern und gleichzeitig Ihre Lieferfristen einhalten können.

Beginnen Sie mit der Recherche potenzieller Lieferanten und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie deren Ruf, Kapazität, Zuverlässigkeit und Einhaltung von Branchenstandards. Ziehen Sie die Erstellung eines Genehmigungsworkflows in Betracht, der die Anforderung und Bewertung von Angeboten oder Vorschlägen, den Vergleich von Bedingungen und die Sicherstellung, dass der Lieferant Ihre spezifischen Anforderungen wie Zertifizierungen oder eine besondere Handhabung bestimmter Materialien erfüllt, umfassen kann.

Das Lieferantenbeziehungsmanagement ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil beim Sourcing. Der Aufbau langfristiger Partnerschaften führt zu besseren Preisen, einer Priorisierung Ihrer Bestellungen bei hoher Nachfrage und einer reibungsloseren Kommunikation. Ebenso wichtig ist es, Ihre Lieferantenbasis zu diversifizieren und Lieferanten zu segmentieren, um Risiken wie Lieferunterbrechungen oder Preisschwankungen zu minimieren.

Auch andere Lieferpartner wie Logistikunternehmen oder Versanddienste sollten recherchiert und ihre Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit den von Ihnen ausgewählten Materiallieferanten ermittelt werden.

3. Vertragsverhandlungen

In dieser Phase des Beschaffungsprozesses besprechen und sichern Sie günstige Konditionen mit den von Ihnen ausgewählten Lieferanten. Durch diese Verhandlungen können beide Parteien die Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Bedingungen der Zusammenarbeit klar verstehen und sich darauf einigen. Klare Verhandlungen schaffen die Voraussetzungen für eine für beide Seiten vorteilhafte Lieferantenbeziehung. Seien Sie also gründlich. Fühlen Sie sich auch nicht an die Verhandlungen gebunden, wenn diese nicht wie geplant verlaufen – Sie können jederzeit neu verhandeln oder einen anderen Lieferanten wählen.

Schlüsselaspekte der Vertragsverhandlungen

• Preisgestaltung: Die Aushandlung des besten Preises für die Materialien oder Dienstleistungen hat oft oberste Priorität. Dies kann durch Ausschreibungen, bei denen Lieferanten Angebote einreichen, oder durch direkte Verhandlungen erreicht werden. Preis ist jedoch nicht immer gleich Wert. Berücksichtigen Sie auch andere Faktoren wie Qualität, Mengenrabatte und Gesamtbetriebskosten, sodass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.
• Lieferpläne: Legen Sie die Lieferfristen klar fest, um sie mit Ihrem Produktionsplan in Einklang zu bringen. Besprechen Sie Vorlaufzeiten, Versandmethoden und Notfallpläne für mögliche Verzögerungen, um Produktionsunterbrechungen zu vermeiden.
• Servicegrad: Vereinbaren Sie Serviceerwartungen, wie z. B. Reaktionszeiten bei Anfragen, Verfügbarkeit von Ersatzteilen und technischen Support. Verhandeln Sie für kritische Materialien Service-Level-Vereinbarungen (SLAs), um eine gleichbleibende Leistung des Lieferanten sicherzustellen.

4. Vertragsabschluss

Sobald die Bedingungen ausgehandelt sind, muss die Vereinbarung durch die Erstellung und Unterzeichnung eines Lieferantenvertrags formalisiert werden. Dieser dient als rechtlicher Rahmen für die Geschäftsbeziehung und sollte mindestens Folgendes enthalten:

• Allgemeine Geschäftsbedingungen. Legen Sie Zahlungsbedingungen, Strafen bei Nichteinhaltung, Garantien und Möglichkeiten zur Streitbeilegung klar fest.
• Zeitpläne. Legen Sie Liefertermine, akzeptable Vorlaufzeiten und andere Meilensteine für längerfristige Projekte fest.
• Standardarbeitsanweisungen (SOPs). SOPs enthalten operative Richtlinien für die Kommunikation, Auftragserteilung, Qualitätsprüfungen, Meldung von Problemen usw.
• Umfang der Zusammenarbeit. Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten beider Seiten fest. Besprechen Sie die Erwartungen und formulieren Sie sie so, dass sie vertraglich bindend sind.

Ein gut formulierter Beschaffungsvertrag minimiert Missverständnisse und schützt die Interessen beider Parteien. Klare Verhandlungen und die Formalisierung von Vereinbarungen durch umfassende Verträge tragen dazu bei, solide Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit zu schaffen. Dies ist ein wichtiger Schritt, um für beide Parteien die besten Bedingungen zu sichern und langfristige Partnerschaften zu fördern.

5. Einkauf

Der Einkauf ist der zentrale Aspekt der Beschaffung und erfolgt in der Regel über Bestellungen. Diese Dokumente weisen detaillierte Informationen zu den zu beschaffenden Waren auf und enthalten in der Regel Informationen wie Preis und andere Kosten, Produktbeschreibung und -spezifikationen, Menge, Bestellbedingungen und andere Verpflichtungen.

Bestellungen sind zwar keine Lieferantenverträge, allerdings wird die Bestellung rechtsverbindlich, sobald der Lieferant eine Auftragsbestätigung vorlegt. Wenn Sie bereits eine vertragliche Beziehung haben, basieren Bestellungen auf dem Lieferantenvertrag, der die Vereinbarungen für einen bestimmten Auftrag vertraglich festlegt. Sie können Bestellungen manuell über E-Mail-Vorlagen versenden oder den Prozess mithilfe einer Beschaffungs- oder MRP-Softwarelösung automatisieren, um die Bestellverwaltung zu optimieren. In größeren Unternehmen geht Bestellungen in der Regel eine Bestellanforderung voraus, bei der eine Abteilung die Einkaufsabteilung auffordert, eine Bestellung aufzugeben.

Es ist wichtig, alle Bestellungen systematisch zu erfassen und ihren Status während des gesamten Beschaffungsprozesses zu verfolgen. Dies trägt dazu bei, ausstehende Bestellungen rechtzeitig nachzuverfolgen, das Fehlerrisiko zu minimieren und eine einfache Abstimmung mit Rechnungen und Lieferscheinen zu ermöglichen. Moderne Beschaffungssysteme bieten oft automatisierte Tools, um Bestellungen und Bestellstatus zu verfolgen.

Wenn der Lieferant Ihre Bestellung erhält, prüft er die Verfügbarkeit der Waren und sendet bei positiver Prüfung eine Auftragsbestätigung. Diese enthält die Bestelldetails und dient als Grundlage für die Rechnung.

Anschließend werden die Waren versandt und der Lieferant erstellt eine Rechnung für die Bestellung. Rechnungen können vor der Lieferung oder zusammen mit den Waren versandt werden. Die Reihenfolge dieser Aktionen hängt von den Vereinbarungen im Lieferantenvertrag ab.

Die Aufbewahrung von Rechnungen, Quittungen und Korrespondenz ist für Ihre Geschäftsprozesse sowie für Compliance- und Prüfungszwecke von entscheidender Bedeutung. Diese Dokumente dienen auch als Referenz für die Beilegung von Streitigkeiten oder Unstimmigkeiten. Eine zeitnahe Rechnungsstellung und Lieferung trägt dazu bei, Vertrauen bei Lieferanten aufzubauen und eine reibungslose Zusammenarbeit in der Zukunft zu gewährleisten.

7. Lieferung, Konformitätsprüfung und Zahlung

Wenn die Waren ankommen, sollten sie auf Qualität, Menge und Übereinstimmung mit der Bestellung überprüft werden. Achten Sie auf sichtbare Schäden, Mengendifferenzen oder Abweichungen von den vereinbarten Spezifikationen. Dieser Schritt ist unerlässlich, um zu verhindern, dass fehlerhafte oder minderwertige Materialien in den Produktionsprozess gelangen. Viele Hersteller verwenden Wareneingangsscheine, um Lieferungen zu dokumentieren und zu verfolgen und so den Betrieb zu optimieren.

Wenn die Lieferung bestätigt ist, gleichen Sie die Rechnung des Lieferanten mit der entsprechenden Bestellung und dem Lieferschein ab. So stellen Sie sicher, dass der Rechnungsbetrag mit dem vereinbarten Preis und den vereinbarten Bedingungen übereinstimmt, die gelieferte Menge passt und dass zusätzliche Kosten wie Versand- oder Steuerkosten korrekt und wie vereinbart sind. Etwaige Unstimmigkeiten sollten umgehend angesprochen werden, um Zahlungsverzögerungen oder Streitigkeiten mit dem Lieferanten zu vermeiden.

Nach der Überprüfung der Rechnung und Lieferung fahren Sie mit der Zahlung gemäß den vereinbarten Bedingungen fort. Dies kann Vorauszahlungen, Teilzahlungen oder die vollständige Zahlung nach Erhalt umfassen. Die Automatisierung von Zahlungsgenehmigungen durch Fertigungs- oder Beschaffungssoftware kann auch hier zur Rationalisierung dieses Prozesses beitragen.

Weitere Beschaffungsaktivitäten

Zusätzlich zum oben beschriebenen Beschaffungszyklus umfasst der Beschaffungsmanagementprozess auch die Pflege guter Lieferantenbeziehungen, die Verwaltung von Lieferantenverträgen und einen systematischen und proaktiven Ansatz für das Risikomanagement. Lassen Sie uns diese im Detail betrachten.

Lieferantenmanagement

Das Lieferantenmanagement, auch als Vendor Management bekannt, ist ein konkreter Teil der Beschaffung, der über die ersten Verhandlungen und Transaktionen hinausgeht. Es geht darum, starke Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen, um eine konstante Leistung und gegenseitigen Nutzen zu gewährleisten.

Das Lieferantenmanagement umfasst die Bewertung der Lieferantenleistung und die Überwachung ihrer Zuverlässigkeit, die Auswahl und Segmentierung von Lieferanten sowie die Sicherstellung, dass sie sich an die vereinbarten Bedingungen halten. Sie sollten demnach wichtige Kennzahlen wie die Pünktlichkeit der Lieferungen, die Qualitätskonstanz und die Reaktionsfähigkeit bei Fragen oder Problemen konsequent verfolgen. Regelmäßige Bewertungen und Kennzahlen lassen Sie leistungsschwache Lieferanten identifizieren und bieten die Möglichkeit, sie bei Bedarf zu verbessern oder zu ersetzen.

Neben der Leistungsüberwachung ist es auch wichtig, gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen. Klare Kommunikation, schnelle Zahlungen und gegenseitiger Respekt können Unternehmen dazu ermutigen, Bestellungen zu priorisieren und bessere Konditionen wie Rabatte oder flexible Zahlungspläne anzubieten. Durch den Einsatz von Beschaffungssoftware können diese Aufgaben weiter optimiert, Erkenntnisse gewonnen und Routineprozesse wie die Leistungsüberwachung automatisiert werden.

Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement stellt sicher, dass die formellen Beziehungen zu Lieferanten und Logistikpartnern korrekt und aktuell bleiben. Das Vertragsmanagement umfasst die Erstellung, Archivierung, Pflege und Überprüfung von Lieferantenverträgen gemäß einem Protokoll, um die Einhaltung der Bedingungen und die Anpassung an die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens zu gewährleisten.

Ein gut strukturierter Vertragsmanagementprozess beginnt mit der ordnungsgemäßen Archivierung aller Lieferantenvereinbarungen, sodass sie leicht zugänglich sind. Regelmäßige Überprüfungen lassen Sie anschließend Möglichkeiten für die Neuverhandlung von Bedingungen, die Anpassung von Mengen oder das Hinzufügen von Bestimmungen ermitteln, wenn sich die Umstände ändern. Beispielsweise können Schwankungen der Marktpreise oder auch Änderungen in der Produktionssteuerung zu Vertragsänderungen führen.

Durch die Standardisierung von Verträgen können Sie außerdem Zeit sparen und Fehler reduzieren. Eine klare Dokumentation und einheitliche Formate tragen dazu bei, dass beide Parteien alle Bedingungen verstehen, und bilden eine solide Grundlage für die Verwaltung der Lieferantenbeziehung. Die regelmäßige Überprüfung von Verträgen ist eine weitere wichtige Aufgabe des Beschaffungsmanagers, damit die Vereinbarungen relevant bleiben und mit den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Risikomanagement

Die Beschaffung ist zwangsläufig mit Risiken verbunden. Außerhalb der eigenen Unternehmensmauern gibt es einfach viel weniger Kontrolle über Waren, organisatorische Praktiken, Arbeitsstrukturen, Sicherheitsprotokolle usw. Ein proaktiver Ansatz beim Risikomanagement ist unerlässlich, um sich vor Störungen zu schützen und einen reibungslosen Einkaufsprozess zu gewährleisten.

Zu den üblichen Risiken bei der Beschaffung gehören Unterbrechungen der Lieferkette, Probleme mit der Produktqualität und Preisschwankungen. Die Maßnahmen zur Risikominderung reichen von der Diversifizierung der Lieferantenbasis über die Vermeidung einer zu starken Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter bis hin zur Aufrechterhaltung eines Sicherheitsbestands für kritische Materialien. Außerdem sollten Sie regelmäßige Audits und Leistungsbewertungen der Lieferanten durchführen, um potenzielle Probleme aufzudecken, bevor sie eskalieren.

Risiken können auch durch externe Faktoren wie geopolitische Ereignisse, Naturkatastrophen oder regulatorische Änderungen entstehen. Eine Notfallplanung in Ihrer Beschaffungsstrategie kann helfen, diese Unsicherheiten zu bewältigen. Richten Sie beispielsweise Ersatzlieferanten ein, schließen Sie eine Versicherung für kritische Sendungen ab oder arbeiten Sie mit Lieferanten in Regionen mit geringerem Risiko zusammen.

Die Bedeutung eines effektiven Beschaffungsmanagements

Die Beschaffung ist der erste und grundlegende Knotenpunkt der Fertigungslieferkette. Damit ist sie ein entscheidender Aspekt für den gesamten betrieblichen Erfolg. Ein effektives Beschaffungsmanagement stellt sicher, dass die richtigen Materialien zur richtigen Zeit, zum besten Preis und in zuverlässiger Qualität beschafft werden. Lassen Sie uns die Hauptgründe dafür untersuchen, warum ein effektives Beschaffungsmanagement für Hersteller so wichtig ist.

• Gewährleistet die Materialqualität. Die Qualität der Rohstoffe wirkt sich direkt auf die Qualität des Endprodukts aus. Materialien von schlechter Qualität können zu Produktionsineffizienzen, mehr Abfall und unzufriedenen Kunden führen. Die Beschaffung ist von entscheidender Bedeutung für die Beschaffung hochwertiger Materialien, die den Industriestandards und spezifischen Produktionsanforderungen entsprechen.
• Kontrolliert die Materialkosten. Materialkosten machen etwa 70 % der durchschnittlichen Gesamtherstellungskosten aus und haben somit einen erheblichen Einfluss auf das Unternehmensergebnis. Zu einem effektiven Ausgabenmanagement gehören die Aushandlung wettbewerbsfähiger Preise, die Nutzung von Mengenrabatten und die Ermittlung von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Durch die Optimierung der Materialkosten können Sie wettbewerbsfähige Preise beibehalten und gleichzeitig Ihre Gewinnmargen wahren.
• Unterstützt effiziente Produktionsabläufe. Eine ordnungsgemäße Beschaffung ist eine Voraussetzung für reibungslose und zeitnahe Produktionsabläufe. Verzögerungen oder Ineffizienzen bei der Materialbeschaffung stören die Produktionspläne, führen zu Terminüberschreitungen und beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit. Die Sicherstellung rechtzeitiger Lieferungen und die Aufrechterhaltung einer effizienten Lieferkette minimiert Engpässe und unterstützt einen reibungslosen Produktionsbetrieb.
• Steigert die betriebliche Effizienz. Gut organisierte Beschaffungsprozesse tragen direkt zur allgemeinen betrieblichen Effizienz bei. Eine klare Kommunikation mit den Lieferanten, genaue Bedarfsprognosen und optimierte Bestellungen reduzieren den Verwaltungsaufwand und steigern die Produktivität in allen Abteilungen. Die betriebliche Effizienz senkt nicht nur die Kosten, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, bei Wachstum effektiv zu skalieren.
• Baut starke Lieferantenbeziehungen auf. Zuverlässige Lieferanten sind von unschätzbarem Wert. Sie bieten gleichbleibende Qualität, wettbewerbsfähige Preise und Flexibilität bei Marktschwankungen oder Notfällen. Durch die Pflege dieser Beziehungen durch faire Praktiken und gegenseitigen Respekt können Sie Ihre Lieferanten zu strategischen Partnern machen und so für langfristige Stabilität und Vertrauen in der Lieferkette sorgen.
• Mindert Versorgungsrisiken. Eine ordnungsgemäße Beschaffung dient auch als Faktor gegen Risiken in der Lieferkette. Die Diversifizierung der Lieferantenbasis, die Überwachung der Lieferantenleistung und die Erstellung von Notfallplänen schützen Unternehmen vor Störungen, die durch Marktvolatilität verursacht werden. Ein proaktives Risikomanagement gewährleistet Widerstandsfähigkeit und Geschäftskontinuität auch unter schwierigen Umständen.
• Fördert strategisches Wachstum. Über die unmittelbaren Vorteile hinaus unterstützt ein effektives Beschaffungsmanagement das langfristige strategische Wachstum. Es ermöglicht Unternehmen, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen, innovative Produkte mit Zuversicht einzuführen und Möglichkeiten zur Kostenoptimierung und Nachhaltigkeit zu erkunden. Durch die Ausrichtung der Beschaffung an den allgemeinen Geschäftszielen können Unternehmen eine größere Agilität und einen Wettbewerbsvorteil erzielen.

Beschaffungsmanagement mit Beschaffungsmanagement-Software

Eine effektive Beschaffung ist das Herzstück einer effizienten Fertigung, da sie viele miteinander verbundene Prozesse umfasst. Sich bei der Verwaltung dieser Aufgaben auf papierbasierte Systeme oder nicht miteinander verbundene Tabellen zu verlassen, kann demnach schnell zu Überforderung und Fehlern führen. Manuelle Methoden greifen zu kurz, wenn schnelle Reaktionszeiten, Genauigkeit, Transparenz und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen von entscheidender Bedeutung sind. Dies gilt für Unternehmen jeder Größe.

Digitale Beschaffungsmanagementsysteme bieten eine praktische und kostengünstige Lösung für diese Herausforderungen. Sie bieten intuitive Tools zur Verwaltung von Lieferanten und Dokumenten, zur Erstellung von Bestellungen, zur Verfolgung von Lieferzeiten und vieles mehr. Die Integration von Beschaffungsfunktionen in das gesamte Fertigungssystem oder ERP (Enterprise Resource Planning) ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss zwischen allen relevanten Abteilungen wie Produktion, Lagerhaltung und Finanzen.

Kernfunktionen von Beschaffungssoftware

• Bestellverwaltung: Stellen Sie sicher, dass Bestellungen auf die Produktionsanforderungen abgestimmt sind und während der gesamten Produktionskette einfach überwacht werden können. Generieren Sie vorausgefüllte Bestellungen auf der Grundlage des Materialbedarfs, verfolgen Sie alle Einkäufe und Bestellstatus und nutzen Sie Berichte, in denen die aufzufüllenden Lagerartikel hervorgehoben werden.
• Einkaufsbedingungen: Lassen Sie Preislisten von Lieferanten, Kaufoptionen für alle Artikel sowie bevorzugte und Ersatzlieferanten in einem System definieren.
• Synchronisierung der Produktionsplanung. Synchronisieren Sie die Beschaffung mit den Produktionsplänen, damit die Materialien genau dann verfügbar sind, wenn sie für die Fertigung benötigt werden. Buchen Sie Einkäufe vor der Ankunft direkt in Fertigungsaufträge ein, um Ausfallzeiten zu reduzieren und die Planung zu vereinfachen.
• Lieferungs- und Bestandsintegration. Verknüpfen Sie Beschaffungsaktivitäten direkt mit Lagerbeständen und Lieferplänen. So stellen Sie sicher, dass die Materialien rechtzeitig und in den richtigen Mengen eintreffen, um Überbestände oder Produktionsverzögerungen zu vermeiden.
• Kostenüberwachung und Budgetkontrolle. Verfolgen Sie Kosten und automatisieren Sie die Kostenberichterstattung, um einen Überblick über die Beschaffungskosten zu erhalten. Dies lässt Hersteller Möglichkeiten zur Kosteneinsparung erkennen und eine bessere finanzielle Kontrolle behalten.
• Dokumentenautomatisierung und Compliance. Automatisieren Sie die Erstellung und Organisation wichtiger Beschaffungsdokumente wie Rechnungen, Verträge und Quittungen. Dies spart Zeit und stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher, während genaue Prüfprotokolle geführt werden.
• Datenintegration über Abteilungen hinweg. Verbinden Sie Beschaffungsprozesse nahtlos mit Produktion, Lager und Finanzen. Verbessern Sie die Kommunikation und Koordination zwischen den Abteilungen, sorgen Sie für reibungslosere Abläufe, weniger Laufarbeit und bessere Entscheidungsfindung.

In diesem Video erhalten Sie einen Überblick über die Einkaufsmöglichkeiten von MRPeasy (auf Englisch).

Die wichtigsten Kernpunkte

• Beschaffungsmanagement ist der strategische Prozess der Planung, Beschaffung, Verhandlung und des Erwerbs von Materialien oder Dienstleistungen, die für die Produktion oder andere Geschäftsziele benötigt werden.
• Während das Lieferkettenmanagement den gesamten Lebenszyklus eines Produkts von der Materialbeschaffung bis hin zu den Prozessen nach dem Verkauf abdeckt, stellt die Beschaffung insbesondere sicher, dass die Vorleistungen in der richtigen Qualität, zum richtigen Preis und zum richtigen Zeitpunkt beschafft werden.
• Zu den wichtigsten Schritten des Beschaffungsmanagementprozesses gehören die Bedarfsplanung, das Sourcing und die Auswahl von Lieferanten, die Aushandlung von Bedingungen, dem Vertragsabschluss, der Einkauf und die Lieferung, die Rechnungsstellung und das Datenmanagement.
• Das Lieferantenbeziehungs- und -leistungsmanagement ist für die Aufrechterhaltung einer gleichbleibenden Qualität, die Sicherung besserer Materialpreise und die Minderung von Versorgungsrisiken von entscheidender Bedeutung.
• Das Risiko- und Vertragsmanagement ist im Beschaffungswesen von entscheidender Bedeutung, um Störungen in der Lieferkette, Preisschwankungen und Compliance-Probleme zu minimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Vereinbarungen über einen längeren Zeitraum relevant und wirksam bleiben.
• Digitale Beschaffungssysteme steigern die Effizienz durch die Automatisierung von Prozessen, die abteilungsübergreifende Integration von Daten und die Bereitstellung von Transparenz in Bezug auf Kosten, Lagerbestände und Lieferantenleistung.

Häufig gestellte Fragen

Ihnen könnte ebenfalls gefallen: Kommissionierung – Ein kurzer Leitfaden für mehr Effizienz