Barcode-Inventarsystem – Warum und wie implementieren Sie Barcodes?

Die Implementierung eines Barcode-Inventarsystems ist eine der besten Möglichkeiten, die Effizienz Ihrer Lagerverwaltung zu steigern. Barcodes sind erschwinglich und einfach zu implementieren und können sowohl in der Produktion als auch im Vertrieb Zeit sparen, Arbeitsaufwand reduzieren und Fehler bei der Dateneingabe vermeiden. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf Barcodesysteme und ihre Einführung.

Was ist ein Barcode?

Ein Barcode ist eine einfache Darstellung von Daten in einer maschinenlesbaren Form, die aus visuellen Mustern und manchmal auch aus Zahlen besteht. Wenn Barcodes gescannt werden, wird der Code, den sie darstellen, in ein Computersystem eingespeist, das ihn mit einem bestimmten Produkt in Verbindung bringt. Barcodes sind sowohl für den Vertrieb als auch für die Inventarisierung von Rohstoffen, unfertigen Erzeugnissen oder Fertigwaren nützlich und haben sich zu einem unverzichtbaren Instrument im Handel entwickelt.

Barcodes wurden von Norman Joseph Woodland und Bernard Silver entwickelt, die 1952 ein Patent für ihre Erfindung erhielten. Ihre Idee basierte zunächst auf dem Morsecode, den sie zu einer visuellen Darstellung von dünneren und dickeren Strichen erweiterten. Es dauerte fast 20 Jahre, bis sich die Erfindung durchsetzte. Heutzutage ist es jedoch immer seltener, ein Produkt ohne einen Barcode zu finden.

Es gibt viele verschiedene Barcode-Formate, aber eine größere Unterscheidung besteht zwischen zwei Arten:

Lineare Barcodes oder 1D-Barcodes sind die traditionelle Variante. Sie bestehen aus parallelen schwarzen und weißen Linien und werden verwendet, um eine kleine Menge an Informationen zu übermitteln, die für die Bestandsverwaltung, den Versand, die Nachverfolgung und die Kassenabrechnung verwendet werden. Lineare Barcodes enthalten oft auch Zahlen oder Buchstaben.

2D-Barcodes sind die modernere Variante. Dabei handelt es sich in der Regel um Quadrate oder Rechtecke, die schwarze und weiße Muster enthalten, aber auch farbig sein können. Der wohl bekannteste 2D-Barcode ist der QR-Code. 2D-Barcodes können größere Mengen an Informationen speichern und benötigen dabei weniger Platz. Sie sind auch weniger anfällig dafür, durch Beschädigung unlesbar zu werden. Eine weitere wichtige Verbesserung gegenüber ihren linearen Vorgängern ist, dass 2D-Barcodes keine Datenbank benötigen. Stattdessen liefern sie dank ihrer größeren Datenspeicherkapazität sofortige Informationen über den Artikel.

Was ist ein Barcode-Inventarsystem?

Ein Barcode-Inventarsystem ist eine spezielle oder integrierte Software, die einigen oder allen Teilen des Bestands eines Unternehmens Barcodes zuordnet und diese automatisch mit der größeren Bestandsmanagementsoftware oder MRP synchronisiert. Werfen wir einen Blick auf einige der Hauptgründe für die Einführung eines Barcode-Inventarsystems für große und kleine Bestände.

Beschleunigung der Inventurprozesse

Manuelle Dateneingaben können viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit einem schnellen Barcode-Scan dauert das jedoch nur eine Sekunde, was wiederum bedeutet, dass Annahme, Kommissionierung und Versand deutlich schneller vonstattengehen. Barcodes erleichtern auch die Nachverfolgung Ihres Bestands und Ihrer Ausrüstung, wodurch sich die Suchzeit verringert.

Ausmerzung menschlicher Fehler

Daten manuell einzugeben, birgt ein erhöhtes Risiko von Fehlern. Die Verwendung eines Barcode-Scanners ist sehr einfach zu meistern und schließt das Risiko von Dateneingabefehlern weitgehend aus. Ein Barcode-Scanner kann die Daten auf dem Etikett nicht falsch lesen.

Sofortige Datenanalyse

Die in Ihr Datenverwaltungssystem eingespeisten Informationen ermöglichen es Ihnen, Daten in Sekundenschnelle zu analysieren. So erhalten Sie einen konsistenten Überblick über Ihre Lagerbewegungen und Statistiken sowie genaue Verkaufsprognosen. So ist sichergestellt, dass immer aktuelle Informationen zur Verfügung stehen, wenn es Zeit ist, wichtige Entscheidungen zu treffen.

Sicherstellung einer genauen Buchführung

Akribische Aufzeichnungen über Ihre Bestandsbewegungen, sowohl bei Ein- als auch bei Ausgängen, sind eine große Hilfe für Ihre Buchhaltung. Wenn Sie jeden Artikel mit einem Barcode versehen und scannen, wenn er im Lager ankommt und wenn er verbraucht oder versandt wird, haben Sie einen Echtzeit-Überblick über Ihren Cashflow und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.

Wie implementieren Sie ein Barcode-Inventarsystem?

Der Einsatz eines Barcode-Inventarsystems scheint eine narrensichere Möglichkeit zu sein, die Organisation Ihres Lagers zu verbessern. Nichtsdestotrotz erfordert die Implementierung etwas konzentrierte Arbeit und Aufwand. Hier sind die grundlegenden Schritte zur Umsetzung:

Definieren Sie Ihre SKUs

Eines der ersten Dinge, die Sie tun sollten, wenn Sie anfangen mit Bestand umzugehen, ist eindeutige Codes für jeden Ihrer Lagerartikel festzulegen. Diese Codes heißen Stock Keeping Unit (SKU) und ermöglichen es Ihnen, Ihre Bestände besser zu organisieren, zu verfolgen und zu analysieren. Wenn Sie beispielsweise identische Materialien von verschiedenen Lieferanten erhalten, können Sie mit einem SKU-System sicherstellen, dass alle Materialien als eine Einheit verbucht werden.

Im Idealfall ist ein SKU-Code keine zufällige Aneinanderreihung von Buchstaben und Zahlen, sondern enthält Informationen über die Artikel, wie Farbe, Größe, Gewicht, Material usw.

Lesen Sie mehr über Stock Keeping Unit (SKU) – Beste Verfahren für die Klassifizierung von Beständen.

Wählen Sie eine Software

Bei der Auswahl einer Barcode-Inventarsoftware empfiehlt es sich, eine Software zu implementieren, die neben der Barcodierung noch weitere Vorteile bietet. Es gibt viele verschiedene Lösungen, mit denen Sie Barcodes und Etiketten erstellen und lesen können, aber früher oder später werden Sie eine Software fürs Bestandsmanagement oder das Manufacturing Resources Planning benötigen. In diesen permanenten Inventarsystemen ist die Barcodierung nur ein kleiner Teil der Gesamtfunktionalität, die sich auf Produktionsplanung, Bestandsmanagement, Beschaffung usw. erstreckt.

Am besten wäre es jedoch, ein ERP-System zu verwenden, das Daten aus dem gesamten Unternehmen miteinander verknüpft, um sicherzustellen, dass die notwendigen Informationen so schnell wie möglich an die erforderlichen Stellen gelangen. So kann z.B. die Beschaffungsabteilung erfahren, wann ein Artikel auf Lager aufgefüllt werden muss, oder die Produktionsabteilung, wenn ein Lieferant mit einer Lieferung in Verzug ist.

Lesen Sie mehr über Stichtags- vs. laufende Inventarsystem in der modernen Fertigung.

Alles etikettieren

Als Nächstes können Sie das SKU-System und die Barcode-Software verwenden, um Barcodes für Ihre Lagerartikel zu erstellen. Richten Sie die SKUs in der Software ein und die Software sollte dann in der Lage sein, automatisch Barcodes und Barcode-Etiketten für Ihre Inventarartikel, Lagerpartien, Ausrüstungsgegenstände und Lagerorte zu erstellen. Drucken Sie diese aus und kennzeichnen Sie alles, um schnelleres Scannen, eine kürzere Suchzeit und eine bessere Nachverfolgung zu ermöglichen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Danach ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeiter in das neue Barcode-Inventarsystem einzuweisen. Glücklicherweise sind Barcodesysteme sehr leicht zu verstehen. Das Scannen eines Barcodes löst in der Regel eine bestimmte Aktion aus, die von der Art des Barcodes und der Seite abhängt, auf der sich die Scanner-Software gerade befindet. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Begleitmaterialien des Systems selbst gründlich verstehen, bevor Sie Ihre Mitarbeiter anweisen. Das Wichtigste, was Sie Ihrem Team beibringen müssen, ist die konsequente Nutzung des Systems, um jede Bestandsbewegung zu erfassen. Ohne kontinuierliche Eingaben ist das System nutzlos.

Die Verwendung eines Barcode-Scanners ist sehr einfach. Einige Lösungen (z.B. MRPeasy) ermöglichen auch das Scannen von Barcodes mit einem Smartphone. Das bedeutet, dass Sie eigentlich keine speziellen Barcode-Scanner benötigen und alles über mobile Geräte abwickeln können.

Aktualisieren Sie das System mit jedem neuen Artikel

Wenn das System in Betrieb ist, sollten Sie für jedes neue Material, Produkt, Lagerpartie, Gerät usw., das in Ihr Inventar aufgenommen wird, einen neuen Barcode erstellen. Die Aktualisierung des Systems ist notwendig, damit es qualitativ hochwertige Informationen über Ihre Lagerbestände und Ihr Unternehmen als Ganzes liefern kann.

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Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Die Einführung eines Barcode-Bestandssystems ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um bessere Rückverfolgbarkeit und Effizienz zu gewährleisten.
• Es gibt zwei große Gruppen von Barcodes: lineare oder 1D-Barcodes und 2D-Barcodes. 1D-Barcodes sind bekannter und werden bereits seit 50 Jahren verwendet. 2D-Barcodes erfreuen sich jedoch zunehmender Beliebtheit, da sie eine größere Kapazität für die Datenspeicherung haben und einfacher zu handhaben sind. QR-Codes sind ein Beispiel für 2D-Barcodes.
• Die Einführung eines Barcode-Bestandssystems ist nie eine schlechte Idee. Es ist besonders ratsam, dies so früh wie möglich zu tun, um einen reibungslosen Übergang zum System zu gewährleisten.
• Barcodes tragen dazu bei, einen großen Teil der manuellen Dateneingabe, der menschlichen Fehler und der Suchzeit zu eliminieren. Die konsistenten, qualitativ hochwertigen Eingaben, die das Barcode-System liefert, ermöglichen es Ihnen, große Datenmengen schnell zu analysieren und einen Echtzeit-Überblick über die Vorgänge in Ihrem Bestand und Ihrem Unternehmen insgesamt zu erhalten.
• Das Wichtigste bei der Einführung eines Barcode-Inventarsystems ist, dass es konsistent ist. Ohne konsistente Eingaben ist das System im Grunde nutzlos. Mit kontinuierlichen Eingaben hat es jedoch die Macht, Ihre Inventurprozesse grundlegend zu verändern.

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