Automatisierte Bestandsmanagement – Eine Kurzanleitung

Ein automatisiertes Bestandsmanagement ist eine softwarebasierte Lösung, die darauf ausgelegt ist, Prozesse im Lager zu automatisieren und dadurch Arbeitsabläufe zu rationalisieren, Lagerbestände zu optimieren und bestandsbezogene Kosten zu senken.

Was ist ein Automatisiertes Bestandsmanagement-System?

Ein automatisiertes Bestandsmanagement-System, auch laufendes Inventursystem genannt, ist eine softwarebasierte Lösung, die darauf abzielt, Arbeitsabläufe zu automatisieren und den Aufwand für die Verwaltung des Bestands eines Unternehmens zu minimieren. Automatisiertes Bestandsmanagement besteht aus verschiedenen Funktionen, die automatisch oder halbautomatisch ausgeführt werden, darunter Bestandsverfolgung, Planung und Berichterstattung. Der Kern eines automatisierten Bestandsmanagementsystems ist eine Bestandsmanagementsoftware wie MRP oder ERP, wobei zusätzliche Integrationen möglich sind, die den Umfang des Systems erweitern können.

Obwohl automatisierte Bestandsmanagementsysteme besonders für Unternehmen mit großen Beständen von Vorteil sind, können Unternehmen jeder Größe davon profitieren.

Die Funktionalitäten einer automatisierten Bestandsmanagementsoftware

Obwohl sich viele Softwarelösungen als automatisierte Bestandssysteme vermarkten, gibt es bestimmte Funktionen, die eine Lösung aufweisen muss, um tatsächlich als solche zu gelten. Hier sind die wichtigsten Funktionen eines automatisierten Bestandssystems:

Bestandsverfolgung

Ein automatisiertes Bestandssystem erfasst Lagerbewegungen in Echtzeit und aktualisiert die Inventardaten entsprechend, sodass die Benutzer einen vollständigen Überblick über ihre Bestandsvorgänge erhalten. Wenn Sie genau wissen, was das Unternehmen auf Lager hat, wo sich die verschiedenen Artikel befinden und wie häufig sie verwendet oder verkauft werden, können Sie sich sowohl in Ihrem physischen Lagerraum als auch in dem Lager, das Sie „auf Papier“ (in diesem Fall in einem papierlosen System) haben, besser zurechtfinden. Und das alles ohne häufige Inventurzählungen. Funktionen wie die automatische Verfolgung von Lagerlosen und Seriennummern ermöglichen es Ihnen, den Weg eines Produkts durch die gesamte Lieferkette zu dekonstruieren, von den Rohmaterialpartien, die von einem Lieferanten kommen, bis hin zu einer einzelnen Einheit, die an einen Kunden geliefert wird. Ein Überblick über die historische Leistung Ihrer Lagerhaltungseinheiten bildet auch die Grundlage für eine genaue Bedarfsprognose.

Bestandsplanung

Dank stets aktueller Informationen über Lagerbestände, Auftragseingänge, Produktionssteuerungen usw. können Sie mit einem automatisierten Bestandssystem Ihre Einkäufe genau planen. Ein MRP-System ermöglicht es Herstellern beispielsweise, den mit einem Auftrag verbundenen Materialbedarf mit nur wenigen Klicks zu berechnen und vorausgefüllte Bestellungen für fehlende Waren aufzugeben. Dies verbessert die Geschwindigkeit der Auftragsbearbeitung und des Einkaufs erheblich. Darüber hinaus können Hersteller mit Funktionen wie dem Master Production Schedule Bedarfsprognosen nutzen, um halbautomatisch langfristige Material- und Kapazitätspläne zu erstellen.

Bestandsbewertung

In einem automatisierten Bestandssystem wird der gesamte Bestand zusammen mit seinen Kosten kontinuierlich erfasst. So können Sie sich in Echtzeit einen Überblick darüber verschaffen, was Sie auf Lager haben und wie viel das alles kostet. Sie sehen nicht nur, wie viel von Ihrem Bargeld im Lager gebunden ist, sondern dies spiegelt sich auch in den Wareneinsatz (Cost of Goods Sold, COGS) wider, der sich direkt auf die Rentabilität des Unternehmens auswirkt. Der Wareneinsatz wird zudem automatisch in geeigneten MRP/ERP-Systemen berechnet.

Berichterstattung und Datenanalyse

Zusätzlich zu den Bestandskosten und der Wareneinsatzverfolgung sollte Ihnen ein automatisiertes Bestandsmanagementsystem Dutzende von verschiedenen Berichten und Metriken zur Leistung Ihres Bestands zur Verfügung stellen. Dazu gehören z.B. Ihre aktuellen Lagerbestände, die Bewegungshistorie Ihrer Artikel, Qualitätsstatistiken, Berichte über kritische Lagerbestände, Berichte über die Alterung und den Verfall von Beständen usw. Wenn Sie diese nützlichen Informationen zur Hand haben, können Sie Ihren Bestand besser optimieren und verwalten, um Fehlmengen und Überbestände zu vermeiden, tote Bestände zu minimieren und ein gesundes Serviceniveau aufrechtzuerhalten.

Bestandsbezogene Benachrichtigungen

Wenn Sie den Überblick behalten möchten, sind Inventarbenachrichtigungen ein Muss für ein Bestandssystem. Zum Beispiel sollten Benachrichtigungen über niedrige Bestände verschickt werden, wenn die Bestände unter den Bestellpunkt fallen. Dies ist zwar eine der wichtigsten Arten von Benachrichtigungen in jedem Unternehmen, das physische Produkte verkauft, aber einige Systeme können auch so eingerichtet werden, dass sie Sie über Artikel benachrichtigen, die einer Qualitätsprüfung bedürfen, über Änderungen des Auftragsstatus, über neu zugewiesene Aufgaben usw.

Automatisierte Dateneingabe

Ein großer Teil der Automatisierung innerhalb eines automatisierten Bestandsmanagement-Systems hat mit der Dateneingabe zu tun. Mit dem Scannen von Barcodes können Daten innerhalb eines Sekundenbruchteils erfasst und aufgezeichnet werden, wobei die Software die Daten sofort verarbeitet und im System aktualisiert. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs, denn diese Systeme automatisieren Hunderte von Geschäftsprozessen, die in einem auf Tabellenkalkulationen basierenden System manuell eingegeben werden müssten. Durch die Beseitigung dieser zeitraubenden, nicht wertschöpfenden Arbeit können Sie diese Ressourcen in strategischeren Bereichen des Unternehmens einsetzen.

Automatisierte Kommunikation

Der Zugang zu Informationen ist der Schlüssel zum Treffen guter Entscheidungen. Automatisierte Bestandssysteme automatisieren einen Großteil der Kommunikation, die zur Übermittlung wichtiger Geschäftsinformationen zwischen Mitarbeitern und Abteilungen erforderlich ist. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter in der Produktion eine Charge von Produkten im System als fertig markiert, wird dies sofort in den Lagerbeständen für dieses bestimmte Produkt angezeigt. Wenn eine große Menge an Produkten verkauft wird, werden die Waren automatisch aus dem Bestand gebucht und Warnungen über niedrige Lagerbestände versandt. Dieser sofortige Informationsaustausch hat das Potenzial, die Bestandsverwaltungsprozesse in jedem Unternehmen erheblich zu rationalisieren.

Synchronisation über mehrere Kanäle

Ein zuträgliches modernes automatisiertes Bestandssystem geht über die Kernfunktionalität der Software hinaus und lässt sich auch mit einer Reihe von Drittanbieter-Apps integrieren. Diese Integrationen automatisieren den Datenaustausch zwischen Systemen und ermöglichen es Ihnen zum Beispiel, Ihre Waren über E-Commerce-Plattformen wie Amazon oder Shopify zu verkaufen und jeden Verkauf in den Lagerbeständen Ihres Lagerverwaltungssystems zu berücksichtigen. Auf diese Weise können Sie die Bestandsmanagementsoftware als Basis für die Verwaltung von Beständen über mehrere Vertriebskanäle hinweg nutzen.

Verwaltung mehrerer Standorte

Eine der zentralen Eigenschaften von Cloud-basierter Software ist, dass sie von jedem Ort mit einer Internetverbindung zugänglich ist. Für wachsende Unternehmen ist es jedoch auch notwendig, mehrere Lagerstandorte separat verwalten zu können, ohne ein weiteres Softwarekonto eröffnen zu müssen. Wenn die Verwaltung mehrerer Standorte in das System integriert ist, ist es viel besser skalierbar – was Sie stets vorausplanen sollten.

Die Vorteile eines automatisierten Bestandsmanagements

Ein automatisiertes Bestandsmanagement bringt eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen mit sich, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Hier finden Sie einen umfassenden Überblick darüber, wie sie verschiedene Aspekte Ihrer Geschäftsabläufe verbessert:

1. Geringere Kosten. Automatisierte Systeme senken die Betriebskosten erheblich, indem sie die Bestandskontrolle verbessern und manuelle Prozesse überflüssig machen. Dies führt zu niedrigeren Personalkosten, geringeren Lagerkosten und optimierten Lagerbeständen, was sich letztendlich positiv auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.
2. Minimiertes Risiko von menschlichen Fehlern. Bei der manuellen Bestandsverwaltung sind Fehler bei der Dateneingabe und Bestandszählung leider sehr häufig. Die Automatisierung mindert dieses Risiko, indem sie sicherstellt, dass die Daten genau und aktuell sind, wodurch kostspielige Fehler vermieden werden.
3. Optimierte Lagerbestände. Mit automatisierten Systemen können Sie historische Verkaufsdaten nutzen, um genaue Bedarfsprognosen zu erstellen. Sie ermöglichen auch eine präzise Materialplanung und die Festlegung von Meldebeständen für einen effektiven Nachschub. Diese Optimierung hilft Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter zu verteilen.
4. Höhere Transparenz. Bestandsdaten in Echtzeit bieten einen klaren Überblick über die Lagerbestände, sodass Unternehmen fundierte Entscheidungen über Einkauf, Verkauf und Nachschub treffen können. Diese erhöhte Transparenz ist besonders für das Lieferkettenmanagement und die Lagerhaltung von Vorteil, da jeder Artikel dokumentiert wird.
5. Vollständige Rückverfolgbarkeit. Die Automatisierung bietet eine vollständige Rückverfolgbarkeit von Bestandsartikeln und erleichtert so die Verfolgung ihrer Bewegungen durch die Lieferkette und die Produktion. Dies schafft eine effektive Grundlage für Qualitätskontrolle, Compliance und Rückrufe.
6. Schnellere Auftragsabwicklung. Ein optimierter Lagerbestand stellt sicher, dass Ihr Serviceniveau hoch genug ist, um auf Kundenbestellungen umgehend zu reagieren, und erhöht so die Kundenzufriedenheit. Eine verbesserte Kommunikation im gesamten Unternehmen erhöht ebenfalls die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung.
7. Bessere Kommunikation. Automatisierung erleichtert die Kommunikation, sei es mit anderen Abteilungen und Mitarbeitern oder mit Lieferanten und Händlern. Wenn ein Problem auftritt, kann es schnell lokalisiert und an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden. Darüber hinaus standardisieren und klären automatisierte Bestandssysteme einen Großteil der Kommunikation im Zusammenhang mit Bestandsmanagement und Beschaffung.
8. Skalierbarkeit. Automatisierte Bestandsmanagementlösungen sind skalierbar, was sie für kleine Unternehmen unverzichtbar macht. Wenn ein Unternehmen wächst, kann das System angepasst werden, um eine größere Anzahl von SKUs und anderen Bestandsdaten zu verarbeiten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass automatisierte Bestandsmanagementsysteme die betriebliche Effizienz steigern, die Kosten senken, die Kundenzufriedenheit verbessern und Skalierbarkeit bieten. Sie sind wichtige Werkzeuge für Unternehmen, die ihre Bestandskontrolle optimieren, Fehler minimieren und wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Die Auswahl einer automatisierten Bestandsmanagementsoftware

Alle Unternehmen sollten eine automatisierte Bestandsmanagementsoftware auswählen, die ihren spezifischen betrieblichen Anforderungen entspricht. Hier sind einige wichtige Überlegungen:

Kleine Einzelhändler oder E-Commerce-Unternehmen sollten sich für eine benutzerfreundliche und kostengünstige Bestandsmanagementsoftware entscheiden. Zu den wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören Integrationen mit E-Commerce-Plattformen und POS-Systemen, Bestandsverfolgung in Echtzeit und Barcode-Scanning-Funktionen. Ziel ist es, die Auftragsverwaltung zu rationalisieren, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und mobilen Zugriff für die Verwaltung von unterwegs zu bieten. Skalierbarkeit ist wichtig, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen. Außerdem sollte ein umfassender Kundensupport und Schulungsressourcen zur Verfügung stehen, um die Einführung der Software und die Fehlerbehebung zu erleichtern.

Vertreiber und Händler sollten sich für eine Bestandsmanagementsoftware entscheiden, die den Schwerpunkt auf optimierte Lieferkettenabläufe legt. Zu den wichtigsten Funktionen gehören robuste Auftragsverwaltungsfunktionen, Bestandsverfolgung in Echtzeit, Integration mit Lieferanten und Unterstützung für mehrere Standorte. Darüber hinaus sollte die Software skalierbar sein, um wachsenden Produktlinien und Vertriebsnetzen gerecht zu werden, und benutzerfreundliche Schnittstellen für eine einfache Bedienung bieten.

Hersteller sollten sich für eine ERP- oder MRP-Software für die Fertigung entscheiden. Diese Lösungen sind speziell für die komplexen Anforderungen der Bestandsverwaltung in der Fertigung konzipiert. ERP-Software für die Fertigung integriert Lagerbestand, Produktion, Vertrieb, Beschaffung und Finanzen, um Herstellern eine zentralisierte Plattform für die Verwaltung ihres gesamten Betriebs zu bieten. Sie helfen bei der Optimierung der Materialbeschaffung und der Produktionsplanung und sorgen so für eine effiziente Ressourcennutzung und eine rechtzeitige Auftragsabwicklung.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Automatisierte Bestandsmanagementsysteme sind Softwarelösungen, die bestandsbezogene Prozesse automatisieren.
• Diese Systeme bieten Funktionen wie Bestandsverfolgung in Echtzeit, Automatisierung der Dateneingabe (z.B. Scannen von Barcodes), Bestandsplanung und Integration über mehrere Kanäle zur Datensynchronisation.
• Unternehmen, die automatisierte Bestandsmanagementsysteme einsetzen, profitieren von geringeren Betriebskosten, minimierten menschlichen Fehlern, optimierten Lagerbeständen, verbesserter Transparenz, vollständiger Rückverfolgbarkeit, schnellerer Auftragsabwicklung, besserer Kommunikation und Skalierbarkeit.
• Die Wahl eines automatisierten Bestandsmanagement-Systems sollte sich an den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens orientieren, unabhängig davon, ob es sich um einen kleinen Einzelhändler, einen Vertriebshändler oder einen Hersteller handelt.

Häufig gestellte Fragen

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