ABC-Analyse im Bestandsmanagement – Ein schneller Leitfaden

Die ABC-Analyse hilft Unternehmen, Einblicke in ihre Lieferkette zu erhalten, Bestände zu reduzieren und das Bestandsmanagement zu verbessern. Und Sie benötigen weder einen Datenanalysten noch eine große Menge an Ressourcen, um sie richtig durchzuführen.

Was ist eine ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse ist eine beliebte Kategorisierungstechnik, die bei der Bestandsoptimierung eingesetzt wird. Dabei werden die Lagereinheiten nach einem bestimmten Kriterium klassifiziert, meist nach ihrer Bedeutung oder ihrem Verbrauchswert, manchmal auch nach ihrer Nutzungshäufigkeit.

Die Technik basiert auf dem Pareto-Prinzip (oder der 80/20-Regel), das besagt, dass etwa 80% der Wirkungen in einem System auf 20% der Ursachen zurückzuführen sind, was bedeutet, dass das Verhältnis zwischen Inputs und Outputs ungleich ist.

Wendet man dieses Prinzip auf den Lagerbestand an, so stellt man fest, dass eine kleine Anzahl (20 %) von Lagerartikeln den größten Teil (80 %) des Gesamtwerts des Lagerbestands ausmacht, unabhängig davon, ob es sich um den Verbrauchswert, das Verkaufsvolumen, die Verbrauchshäufigkeit oder ein anderes Kriterium handelt.

Wenn Sie wissen, welche SKUs den größten Teil Ihres Geschäfts ausmachen, können Sie Prioritäten für die Artikel setzen, bevor Sie Preise mit Lieferanten verhandeln, Servicelevels, Sicherheitsbestände und Meldebestände festlegen, Mitarbeiter mit Aufgaben wie der Bestandsprüfung beauftragen und Ihren Lagerraum physisch organisieren.

Anwendung der ABC-Analyse in der Fertigung und im Bestandsmanagement

Die ABC-Analyse ist in der Fertigung und im Bestandsmanagement vielseitig einsetzbar:

1. Festlegung von Managementprioritäten. Die ABC-Bestandsanalyse hilft bei der Festlegung von Managementprioritäten, indem sie aufzeigt, welche Artikel mehr Aufmerksamkeit des Managements erfordern. Die Ressourcen können effektiver zugeteilt werden, wobei den A-Artikeln die größte Aufmerksamkeit und Kontrolle zuteilwird, um sicherzustellen, dass die Investitionen in die Bestandsverwaltung den größten Nutzen bringen.
2. Anwendung von Nachbestellungsstrategien. Durch die Kategorisierung der Artikel ermöglicht die ABC-Analyse den Unternehmen die Anwendung unterschiedlicher Nachbestellungsstrategien für jede Kategorie. A-Artikel erfordern aufgrund ihres hohen Wertes und ihrer Bedeutung für das Geschäft mehr Aufmerksamkeit und einen häufigeren Nachbestellungsplan. Dadurch wird sichergestellt, dass diese wichtigen Artikel immer verfügbar sind, um die Kundennachfrage zu befriedigen, wodurch die Lagerbestände optimiert und das Risiko von Fehlmengen verringert werden.
3. Bestimmung der Inventurhäufigkeit. Die ABC-Klassifizierung hat einen erheblichen Einfluss auf die Häufigkeit der Bestandsaufnahme. Hochwertige A-Artikel müssen unter Umständen häufiger gezählt werden, um ihre Genauigkeit zu gewährleisten, da sie einen erheblichen Einfluss auf die Finanzen und den Betrieb haben. Im Gegensatz dazu können C-Artikel, die weniger kritisch sind, weniger häufig inventarisiert werden, sodass Sie Zeit und Ressourcen sparen und dennoch eine angemessene Bestandskontrolle aufrechterhalten können.
4. Physische Optimierung des Lagers. Auch die physische Anordnung des Lagerraums kann auf der Grundlage der ABC-Analyse optimiert werden. In diesem Fall sollten die SKUs auf der Grundlage ihrer Bewegungshäufigkeit kategorisiert werden, sprich schnell verkaufte oder häufig verbrauchte A-Artikel können so positioniert werden, dass sie leicht zugänglich sind und leicht gehandhabt werden können, was den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bestandsverwaltung reduziert. Diese Lagerorganisation optimiert nicht nur die Abläufe, sondern minimiert auch Fehler und erhöht die Gesamteffizienz der Bestandsverwaltung.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Anwendung der ABC-Analyse in der Fertigung und im Bestandsmanagement einen strukturierten Ansatz für die Bestandsverwaltung bietet. Sie ermöglicht es Unternehmen, sich auf die wichtigsten Artikel zu konzentrieren, ihre Prozesse zu rationalisieren und den Einsatz von Ressourcen zu optimieren.

Vorteile der ABC-Analyse

Wie aus den zahlreichen Anwendungen der ABC-Analyse in der Fertigung und im Bestandsmanagement hervorgeht, bringt die Anwendung dieser Technik eine Reihe von Vorteilen mit sich. Dazu gehören:

• Setzen von Prioritäten bei wichtigen Artikeln. Die ABC-Analyse führt zu effizienteren Managementprozessen, indem sie es Ihnen ermöglicht, sich auf hochwertige Artikel zu konzentrieren und eine sinnvolle Ressourcenzuweisung sicherzustellen.
• Verbesserte Bestandsgenauigkeit. Die Bestimmung Ihrer A-Kategorie-Artikel ermöglicht es Ihnen, diese Waren häufiger zu zählen als andere Kategorie-Artikel. Dies verbessert die Bestandsgenauigkeit für die Artikel, die für das Unternehmen am wichtigsten sind.
• Geringeres Risiko von Fehlmengen und Überbeständen. Ein strengeres Lieferkettenmanagement für Ihre A-Artikel hilft, Engpässe bei den für das Unternehmen wertvollsten Waren zu vermeiden. Auf der anderen Seite ermöglicht Ihnen die ABC-Inventur, die Lagerbestände von Artikeln der C-Kategorie zu reduzieren.
• Niedrigere Bestandskosten. Die ABC-Bestandsverwaltung hilft Unternehmen, C-Artikel zu identifizieren, die in der Regel von geringem Wert, aber in großen Mengen vorhanden sind. Die Reduzierung dieser Art von Beständen trägt direkt dazu bei, die Bestandsführungskosten zu senken, Kapital freizusetzen, den Cashflow zu verbessern und das Endergebnis zu steigern.
• Gezielte Prognosen. Die ABC-Klassifizierung ermöglicht es Unternehmen, sich auf A-Artikel zu konzentrieren, also auf die Waren, die die Kundennachfrage maßgeblich beeinflussen. Diese Fokussierung hilft Unternehmen sicherzustellen, dass hochwertige Artikel schnell verfügbar sind und die Lagerbestände an den Marktbedarf angepasst werden.

Eine ordnungsgemäße ABC-Bestandsanalyse kann daher einen großen Einfluss auf die Effizienz Ihres Gesamtbestands haben. Indem Sie sich auf die Optimierung der Lagerbestände und Nachschubstrategien für Artikel mit hoher Priorität konzentrieren, können Unternehmen den Lagerumschlag verbessern und so eine effiziente Nutzung und Verwaltung ihrer Bestände sicherstellen.

Wie Sie eine ABC-Analyse durchführen

Die ABC-Bestandsanalyse mag auf den ersten Blick eine entmutigende Aufgabe sein, aber mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie sie leicht erfolgreich durchführen.

Bei der ABC-Analyse werden Ihre SKUs in drei Kategorien unterteilt:

1. Kategorie A stellt einen kleinen Prozentsatz (ca. 20%) der Gesamtzahl der SKUs dar, hat aber den höchsten Wert (ca. 80% insgesamt).
2. Kategorie B steht für einen mäßigen Anteil am Gesamtbestand mit einem mäßigen Wert des Kriteriums.
3. Kategorie C steht für SKUs, die einen großen Anteil an der Gesamtzahl der Artikel ausmachen (ca. 50%), aber einen niedrigen Kriteriumwert haben (insgesamt ca. 5%).

Es wird dringend empfohlen, den Verbrauchswert oder den von einer SKU generierten Umsatz als Kriterium zu verwenden, da die Menge oder das Volumen oft kein guter Indikator für den Geschäftswert ist. Verwenden Sie das Verbrauchsvolumen einer SKU nur, wenn Sie eine ABC-Analyse für die physische Organisation Ihres Inventars durchführen (siehe ein Kapitel darüber weiter unten).

Den Verbrauchswert eines Artikels können Sie berechnen, indem Sie die Kosten pro Einheit des Artikels mit der verbrauchten Menge in einem bestimmten Zeitraum, vorzugsweise einem Jahr, multiplizieren.

Sie können die jährlichen Verbrauchswerte aller Ihrer Artikel auch leicht in Ihrer MRP-Software finden.

Um das Beispiel nicht unnötig kompliziert zu machen, nutzen wir für die Berechnungen nur eine sehr kleine Anzahl an Produkten und Verbrauchen.

ABC-Analysen lassen sich nichtsdestotrotz im Bestandsmanagement von Unternehmen aller Größenordnungen durchführen.

Finden Sie den Prozentsatz, indem Sie den jährlichen Verbrauchswert des Artikels durch den gesamten jährlichen Bestandsverbrauch teilen und das Ergebnis mit 100 multiplizieren.

SKU Verbrauchswert % = (SKU Verbrauchswert pro Jahr / Gesamtverbrauchswert des Inventars pro Jahr) x 100

Addieren Sie jetzt die Prozentsätze auf, angefangen beim größten.

Wenn Sie die kumulativen 80% erreichen, legen Sie eine Obergrenze fest. Die Artikel, die die 80% ausmachen, gehören zur A-Kategorie.

Beginnen Sie dann wieder mit den nächsten Artikeln, um die 15% für die B-Kategorie zu erhalten, und dann 5% für die C-Kategorie.

Näherungen sind vollkommen in Ordnung, falls Sie keinen runden kumulativen Prozentsatz erhalten können.

Wie Sie eine ABC-Analyse anwenden

Jetzt, da Sie Ihren Bestand nach seinen SKU-Werten kategorisiert haben, ist es an der Zeit, dieses Wissen einzusetzen.

Schauen Sie sich an, wie Sie Ihren Bestand bisher verwaltet haben. Halten Sie unabhängig vom Artikel die gleiche Menge auf Lager? Wenden Sie für alle Artikel die gleichen Einkaufsrichtlinien an? Verbringen Sie gleich viel Zeit mit der Überprüfung aller SKUs?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, können Sie die Analyse sofort nutzen.

Beginnen Sie damit, Ihre Einkaufs- und Inventarpolitik entsprechend den gesetzten Prioritäten zu überdenken, indem Sie den Artikeln der A- und B-Kategorie mehr Aufmerksamkeit schenken und den C-Artikeln weniger.

Artikel der A-Kategorie sollten erhalten werden:

• Höhere Servicelevel und mathematisch definierte Bestellpunkte und Sicherheitsbestände;
• Mehr Prüfungszeit pro Artikel;
• Mehr Aufmerksamkeit bei der Aushandlung von Preisen und Lieferzeiten mit den Lieferanten;
• Generell mehr Ressourcen für diese Artikel.

B-Kategorie-Artikel sollten weniger Aufmerksamkeit erhalten als A-Kategorie-Artikel, dürfen jedoch nicht übersehen werden.

Den Artikeln der Kategorie C sollten Sie am wenigsten Aufmerksamkeit schenken. Tatsächlich können C-Artikel am häufigsten in großen Mengen oder nach dem Just-in-Time-Prinzip gekauft werden.

Sie können den verschiedenen Kategorien auch separate Kennzahlen und Berichtsverfahren zuweisen, um einen besseren Einblick in deren Leistung zu erhalten.

Zum Beispiel könnten A-Artikel einer monatlichen Überprüfung unterzogen werden, während C-Artikel einmal alle sechs Monate überprüft werden.

Auf diese Weise könnten Sie Ihre Bestände erheblich reduzieren, die Lagerkosten senken, Fehlmengen und Überbestände verhindern, eine zuverlässigere Auftragsabwicklung erreichen und die Kunden zufrieden stellen.

Es wird empfohlen, Ihren Bestand mindestens einmal im Jahr neu zu analysieren, denn eine regelmäßige Neuanalyse kann Ihnen dabei helfen, Veränderungen in der SKU-Leistung zu verfolgen und entsprechend zu handeln, indem Sie sie einer anderen Kategorie zuordnen.

Einschränkungen der ABC-Analyse

Obwohl die ABC-Analyse scheinbar sehr einfach durchzuführen ist und viele Vorteile bietet, hat sie auch ihre Grenzen.

1. Tabellenkalkulationen können schnell unzuverlässig werden. Excel-Tabellen erfordern eine manuelle Aktualisierung und sind anfällig für menschliche Fehler, was sie für eine dynamische Bestandsklassifizierung weniger zuverlässig macht, insbesondere in wachsenden Betrieben.
2. Ihre Stabilität hängt von der Stabilität der Leistung Ihrer Artikel ab. Stellen Sie sich darauf ein, dass ein Teil Ihrer SKUs jedes Mal neu klassifiziert wird, wenn Sie die Analyse überprüfen.
3. Um die Analyse nutzen zu können, benötigen Sie zuverlässige historische Kosten- und Nachfragedaten pro Artikel. Das bedeutet, dass Sie neue Artikel, die in Ihren Bestand eröffnet werden, erst nach einer gewissen Zeit zuverlässig kategorisieren können.
4. Sie ist statisch, sprich sie berücksichtigt keine sich ändernden Verbrauchsmuster, z.B. Saisonalität. Die ABC-Analyse kategorisiert den Bestand häufig auf der Grundlage historischer Daten. Dieser statische Ansatz kann in einem sich schnell verändernden Markt zu Ungenauigkeiten führen, insbesondere im E-Commerce, wo sich die Verbraucherpräferenzen und Nachfragemuster schnell ändern.
5. Sie berücksichtigt keine wesentlichen Artikel, die nur selten verwendet werden. Vor allem in der Fertigung können Lagerartikel Abhängigkeiten aufweisen, die für die Herstellung der Endprodukte entscheidend sind. Bei der ABC-Analyse werden Artikel, die selten verbraucht werden, aber dennoch für Ihr Unternehmen wichtig sind, möglicherweise nicht berücksichtigt.
6. Die Verwaltung großer Bestände kann sehr kompliziert sein. In Unternehmen mit umfangreichen und vielfältigen Beständen kann die Einfachheit der ABC-Analyse ein Nachteil sein. Der Prozess kann schwerfällig und weniger effektiv werden, wenn es um eine große Anzahl von Produkten geht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ABC-Analyse zwar ein nützlicher Rahmen für die Bestandsverwaltung ist, ihre Effektivität jedoch durch verschiedene Faktoren, die Unternehmen berücksichtigen müssen, eingeschränkt werden kann.

XYZ-Analyse

Einer der größten Schwachpunkte der ABC-Analyse ist, dass sie nur einen Parameter verwendet – meist den Verbrauchswert – und Schwankungen im Verbrauch nicht berücksichtigt.

Wenn Sie beispielsweise Artikel haben, die zwar in großen Mengen, aber sehr unregelmäßig verbraucht werden, könnten Sie diese mit der ABC-Methode als Artikel der Klasse A einstufen. Da sie jedoch regelmäßig verbraucht werden, wäre es nicht praktikabel, ständig eine große Menge davon im Lager zu haben.

Vielmehr wäre dies aufgrund der hohen Lagerkosten und der möglichen Beschädigung oder des Verderbens der Waren nachteilig für das Geschäft.

Andererseits würde ein Artikel mit geringer, aber konstanter Nachfrage als C-Artikel eingestuft werden. Eine stabile Nachfrage erfordert jedoch ständige Aufmerksamkeit. Das bedeutet, dass wir die verschiedenen Ebenen der Unsicherheit beim Konsum berücksichtigen müssen. An dieser Stelle kommt die XYZ-Analyse ins Spiel.

Die XYZ-Analyse ist eine gute Ergänzung zu Ihrer ABC-Analyse, wenn die Nachfrage nach einigen Ihrer Artikel schwankt.

Während die ABC-Analyse die Artikel nach ihrem Wert klassifiziert, kategorisiert die XYZ-Analyse sie nach der Unsicherheit der Nachfrage.

Wenn Sie die ABC-Analyse zusammen mit der XYZ-Analyse verwenden, erhalten Sie einen viel besseren Überblick darüber, welchen Artikeln in Ihrem Bestand Sie mehr Aufmerksamkeit schenken sollten. Sie trägt dazu bei, Engpässe und Überbestände zu vermeiden, indem sie die Grundlage für eine genaue Bestimmung der Lager- und Sicherheitsbestände bildet, falls die Nachfrage nach Ihren SKUs nicht immer stabil ist.

Wie Sie eine XZY-Analyse durchführen

Ähnlich wie bei der ABC-Analyse unterteilt der XYZ-Ansatz Ihren Bestand in drei Kategorien:

• X kennzeichnet Artikel mit stabilem Verbrauch.
• Y kennzeichnet Artikel mit mittleren Verbrauchsschwankungen.
• Z kennzeichnet Artikel mit starken Verbrauchsschwankungen.

Sie können Ihren Bestand mit der XYZ-Analyse kategorisieren, indem Sie sich die historischen Daten Ihrer Artikel ansehen und feststellen, wie stark der wöchentliche oder monatliche Verbrauch schwankt.

Sie können sich auch einen einfachen visuellen Überblick über die Bestandsschwankungen der einzelnen Artikel in Ihrem Dispositionssystem unter Bestand -> Artikel -> Artikelberichte verschaffen.

Wenn Sie Ihre Artikel sowohl den ABC- als auch den XYZ-Kategorien zuordnen, erhalten Sie eine Klassifizierungsmatrix mit 9 Kategorien:

• AX-Artikel haben einen hohen Verbrauchswert und eine stabile Nachfrage
• AY-Artikel haben einen hohen Verbrauchswert und eine schwankende Nachfrage
• AZ-Artikel haben einen hohen Verbrauchswert und eine stark schwankende Nachfrage
• BX-Artikel haben einen durchschnittlichen Verbrauchswert und eine stabile Nachfrage
• BY-Artikel haben einen durchschnittlichen Verbrauchswert und eine schwankende Nachfrage
• BZ-Artikel haben einen durchschnittlichen Verbrauchswert und eine stark schwankende Nachfrage
• CX-Artikel haben ein geringes Volumen und eine stabile Nachfrage
• CY-Artikel haben ein geringes Volumen und eine schwankende Nachfrage
• CZ-Artikel haben ein geringes Volumen und eine stark schwankende Nachfrage

Wie Sie die XYZ-Analyse anwenden

Sie können die ABC-XYZ-Analyse anwenden, um den Sicherheitsbestand der Artikel besser zu bestimmen.

• AX- oder BX-Artikel sind stabil, sprich sie benötigen, entgegen der Intuition, keinen großen Puffer für ein hohes Serviceniveau.
• AY- oder BY-Artikel weisen merkliche Schwankungen auf und benötigen daher einen höheren Sicherheitsbestand.
• AZ- oder BZ-Artikel haben eine sehr unsichere Nachfrage, sodass sie für einen hohen Servicegrad einen größeren Sicherheitsbestand benötigen würden. Es kann also sinnvoll sein, für diese Artikel einen niedrigeren Servicegrad festzulegen, um Barmittel freizusetzen und den Lagerbestand zu reduzieren.

Für Artikel der Klasse C mit geringem Verbrauchswert benötigen Sie per Definition keinen großen Sicherheitsbestand.

• Große Schwankungen bei CX-Artikeln treten nur selten auf, sodass bei ihnen das Risiko von Fehlbeständen oder Überbeständen sehr gering ist.
• CY-Artikel würden aufgrund von Nachfrageschwankungen einen höheren Sicherheitsbestand erfordern, um Lagerausfälle zu vermeiden, aber das ist für Ihr Kerngeschäft vielleicht nicht so wichtig.
• CZ-Produkte können einen großen Teil Ihres Bestands ausmachen und bergen ein hohes Risiko von Überbeständen. Für diese Artikel könnten Sie einen minimalen oder gar keinen Sicherheitsbestand vorhalten.

Einsatz von ERP-Software zur Bestandsoptimierung

Der Einsatz eines Bestandsverwaltungssystems, wie z.B. einer ERP-Software für die Fertigung, kann bei der Durchführung von ABC-Analysen und der Optimierung des Bestands erheblich helfen.

ERP-Systeme konsolidieren und analysieren riesige Datenmengen in Bezug auf Verkauf, Beschaffung, Produktion und Lagerbestände, was für die Kategorisierung von Artikeln in A-, B- und C-Gruppen auf der Grundlage ihres Wertes und Umsatzes entscheidend ist. Durch die Bereitstellung detaillierter Einblicke in Bestandsnutzungsmuster, Kosten und Nachfragetrends hilft ein ERP-System bei der Identifizierung von Artikeln mit hohem Wert (Kategorie A), die genau überwacht und häufig nachgefüllt werden müssen, von Artikeln mit mittlerem Wert (Kategorie B), die weniger häufig nachgefüllt werden müssen, und von Artikeln mit geringem Wert, die aber unverzichtbar sind (Kategorie C), die von Großeinkäufen oder Just-in-Time-Bestellungen profitieren könnten.

Was die allgemeine Bestandsoptimierung betrifft, so bietet ein ERP-System Echtzeitverfolgung und automatisierte Berichtsfunktionen, die eine genauere Prognose und Bedarfsplanung ermöglichen. Dies führt zu einer besseren Verwaltung der Lagerbestände, weniger Überbeständen oder Fehlmengen und einem verbesserten Cashflow. Die Integrationsmöglichkeiten von ERP-Software bedeuten auch, dass Informationen aus verschiedenen Abteilungen zentralisiert werden, was einen koordinierteren Ansatz für die Bestandsverwaltung ermöglicht, bei dem Einkaufs-, Produktions- und Verkaufsdaten abgeglichen werden, um die Effizienz der Bestände in der gesamten Lieferkette sicherzustellen. Diese ganzheitliche Sichtweise, die ein ERP-System bietet, ist für eine effektive Bestandsoptimierung unerlässlich. Sie stellt sicher, dass Ressourcen effektiv zugewiesen werden und Bestandsinvestitionen mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Die ABC-Analyse ist eine praktische Technik zur Bestandskontrolle, die den Einblick in die Lieferkette verbessert, die Lagerbestände reduziert und die Bestandseffizienz verbessert.
• Die ABC-Analyse kategorisiert die Bestandseinheiten nach ihrer Wichtigkeit oder ihrem Verbrauchswert und wendet das Pareto-Prinzip an, um einen kleinen Prozentsatz von Artikeln zu identifizieren, die den größten Teil des Bestandswertes ausmachen.
• Diese Analyse hilft bei der Festlegung von Managementprioritäten, wobei A-Artikel mit hohem Wert mehr Aufmerksamkeit und Kontrolle erfordern, wodurch die Ressourcenzuweisung und die Bestandsverwaltung optimiert werden.
• Die ABC-Analyse beeinflusst die Häufigkeit der Inventur und die physische Anordnung der Lagerräume, sodass Artikel mit hohem Bedarf leicht zugänglich sind, wodurch die Abläufe rationalisiert und Fehler minimiert werden.
• Die Technik findet breite Anwendung in der Fertigung und im Bestandsmanagement und führt zu einer verbesserten Bestandsgenauigkeit, weniger Fehlbeständen und Überbeständen sowie geringeren Bestandskosten.
• Die ABC-Analyse ist zwar effektiv, hat aber auch ihre Grenzen. Dazu gehört die Abhängigkeit von statischen historischen Daten, die möglicherweise die sich ändernde Marktdynamik oder die Abhängigkeiten zwischen den Artikeln nicht genau widerspiegeln, insbesondere bei großen, vielfältigen Beständen.
• Die Ergänzung der ABC-Analyse durch die XYZ-Analyse, bei der die Artikel nach der Unsicherheit der Nachfrage kategorisiert werden, bietet einen umfassenderen Ansatz, der hilft, Engpässe und Überbestände zu vermeiden und die Sicherheitsbestände zu optimieren.

Häufig gestellte Fragen

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