Angebotserstellung in der Fertigung – Tipps zur Verbesserung für kleine Unternehmen

Die Angebotserstellung ist ein entscheidender Bestandteil eines jeden Fertigungsunternehmens – wenn Sie hier Fehler machen, riskieren Sie Umsatzeinbußen, verschwendete Ressourcen und kostspielige Preisfehler. In diesem Artikel untersuchen wir die wichtigsten Aspekte der Angebotserstellung in der Fertigung und ihre häufigen Fallstricke und geben praktische Tipps zur Verbesserung des Prozesses.

Was ist die Angebotserstellung in der Fertigung?

Unter der Angebotserstellung in der Fertigung versteht man den Prozess, bei dem die Kosten und Vorlaufzeiten für Produkte, die von Kunden angefordert werden, geschätzt und geteilt werden. Dazu gehört die Berechnung von Arbeits-, Gemeinkosten und Materialkosten sowie der Produktionszeit, um genaue Schätzungen zu erhalten. Die genaue Erstellung von Angeboten ist von entscheidender Bedeutung, da Fehler kostspielig sein können und sich oft negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

An der Angebotserstellung sind mehrere Abteilungen beteiligt, darunter Vertrieb, Produktion und Beschaffung. Vertriebsteams erfassen die Kundenanforderungen, während die Produktionsabteilung die Durchführbarkeit und die Zeitpläne bewertet. Oft sind auch der Einkauf und das Lieferkettenmanagement beteiligt, die für die Materialverfügbarkeit sorgen. Eine effektive interne Zusammenarbeit ist unerlässlich, um genaue Angebote zu erstellen, und erfordert eine umfassende Kommunikation innerhalb eines Unternehmens.

Die Bedeutung genauer Angebote in der Fertigung

Die Angebotserstellung spielt in der Fertigung eine wichtigere Rolle als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Eine genaue Kostenschätzung gewährleistet Rentabilität, Wettbewerbsfähigkeit und Kundenzufriedenheit. Sobald der vereinbarte Preis für einen Kundenauftrag festgelegt ist, können spätere Überraschungen kostspielig werden.

Eine genaue Angebotserstellung:

• …ermöglicht bessere Preisentscheidungen. Ein gut strukturierter Angebotsprozess stellt sicher, dass Hersteller ihre Produkte wettbewerbsfähig und gleichzeitig rentabel bepreisen. Genaue Kostenkalkulationen und Flexibilität im Angebotsprozess tragen dazu bei, Unter- oder Überpreise zu vermeiden.
• …gibt Aufschluss über die Nachfrage. Anfragen zur Angebotsabgabe geben Herstellern einen Einblick in die Kundenbedürfnisse und Markttrends. Die Analyse von Angebotsdaten hilft Unternehmen, die Nachfrage zu antizipieren, Marktkenntnisse zu gewinnen und die Produktionsplanung entsprechend zu optimieren.
• …sorgt für Flexibilität gegenüber Kunden. Ein schneller und optimierter Angebotsprozess ermöglicht es Herstellern, effizienter auf Kundenanfragen zu reagieren. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit und erhöht die Chancen, Folgeaufträge zu erhalten.
• …verbessert die Ressourcenzuweisung. Durch die Minimierung unnötiger Hin- und Her-Kommunikation können Unternehmen Ressourcen effizienter zuweisen. Dies trägt zur Reduzierung von Produktionsabfällen bei und erhöht die Gesamteffizienz.

Manuelle vs. automatisierte Angebotssysteme

Hersteller handhaben die Angebotserstellung auf zwei Arten: manuell oder mit einem modernen automatisierten System. Je nach Größe des Betriebs, der Komplexität der Angebote und dem Grad der Kontrolle, den ein Unternehmen über den Prozess haben möchte, hat jede Methode ihre Daseinsberechtigung.

Manuelle Angebotserstellung

Bei der manuellen Angebotserstellung müssen Vertriebsteams, Techniker und Einkaufsleiter Fertigungsdaten und andere relevante Informationen mithilfe von Tabellen, E-Mails und Telefonaten hin und her schicken. Es handelt sich um einen praktischen Ansatz, der Herstellern die volle Kontrolle über den Prozess gibt und es ihnen ermöglicht, Kosten zu optimieren, Margen anzupassen und Angebote auf der Grundlage von Erfahrungswerten zu personalisieren.

Die manuelle Angebotserstellung eignen sich gut für Unternehmen mit einem kleinen Produktkatalog oder einem stetigen Strom von Stammkunden mit vorhersehbaren Bestellungen. Sie können auch für stark projektbasierte, kundenspezifische Fertigungsaufträge und Workflows mit Auftragsfertigung effektiv sein.

Manuelle Angebote ermöglichen eine differenziertere Beurteilung, bei der menschliches Fachwissen eine große Rolle bei der Preisgestaltung spielt. Da jedoch alles manuell eingegeben wird, besteht ein erhöhtes Risiko von Unstimmigkeiten oder Verzögerungen, insbesondere bei der Bearbeitung von Sonderanfertigungen oder schwankenden Materialkosten. Außerdem ist es viel zeitaufwendiger als die Verwendung automatisierter Systeme.

Automatisierte Angebotssysteme

Automatisierte Angebotssysteme wie CPQ-Software (Configure, Price, Quote) nehmen die manuelle Arbeit aus der Gleichung heraus. Anstatt die neuesten Materialkosten abzugleichen oder E-Mails nach früheren Angeboten zu durchsuchen, ziehen diese Systeme Daten aus einer zentralen Quelle wie einem ERP-System, einem CRM oder einer Preisdatenbank, um automatisch Angebote zu erstellen.

Dieser Ansatz eignet sich besser für Hersteller, die mit komplexen Produkten, hohen Angebotsvolumina oder einer hohen Anzahl von SKUs (Stock Keeping Units) arbeiten, oder für Kunden, die schnelle Durchlaufzeiten erwarten. Das System stellt sicher, dass die Preisgestaltung konsistent bleibt, auch wenn verschiedene Vertriebsmitarbeiter Angebote erstellen. Die Automatisierung vereinfacht außerdem die Berücksichtigung von Echtzeit-Änderungen bei Arbeit, Material und Gemeinkosten, sodass die Angebote auch bei Kostenschwankungen korrekt bleiben.

Die Entscheidung für ein Angebotssystem ist sowohl eine Frage der Präferenz als auch der Art und Weise, wie ein Fertigungsbetrieb aufgebaut ist. Einige Unternehmen bevorzugen manuelle Angebote aufgrund ihrer Kontrolle und Flexibilität, während andere aufgrund einer unzureichenden Automatisierung der Fertigungsdaten darauf angewiesen sind. Von der Geschwindigkeit und Konsistenz automatisierter Systeme kann jedoch fast jeder profitieren. Für viele ist ein hybrider Ansatz am besten geeignet, bei dem die Automatisierung das Volumen und die Datenkomplexität bewältigt, die endgültigen Anpassungen jedoch von Menschen vorgenommen werden.

Hauptprobleme im Angebotsprozess

Die Erstellung von Angeboten kann kompliziert sein, da mehrere Teams, schwankende Kosten und unterschiedliche Kundenerwartungen involviert sind. Hier sind einige der größten Hürden, mit denen Hersteller täglich konfrontiert sind.

Manuelle und zeitaufwendige Prozesse

Das Sammeln von Preisinformationen, die Überprüfung der Lagerverfügbarkeit und das Warten auf interne Genehmigungen verlängern den Angebotsprozess. Ein übermäßiges Vertrauen in manuelle Methoden wie Tabellenkalkulationen oder Mundpropaganda kann den Prozess weiter verlangsamen und zu Inkonsistenzen führen, wodurch das Fehlerrisiko steigt. Und in einem wettbewerbsintensiven Markt können langsame Reaktionen oft bedeuten, dass der Auftrag an jemanden geht, der schneller ist.

Ungenaue oder veraltete Daten

Veraltete oder ungenaue Daten zu Preisen, Materialien, Produktionszeitplänen oder Kapazitäten führen schlicht und einfach zu falschen Angeboten. Dies wirkt sich unweigerlich auf die Rentabilität und das Vertrauen der Kunden aus. Laut Experian Data Quality kosten Datenungenauigkeiten Fertigungsunternehmen bemerkenswerte Summen, bis zu 12 % an entgangenen Einnahmen.

Umgang mit komplexen Produkten

Die Angebotserstellung wird noch schwieriger, wenn es sich um hochgradig maßgeschneiderte oder mehrteilige Produkte handelt. Jede noch so kleine Anpassung, vom Materialtausch bis hin zu kundenspezifischen Spezifikationen, wirkt sich auf den Endpreis aus. All diese Änderungen zu verfolgen, kann mühsam sein, insbesondere wenn es manuell erfolgt. Ständige Neuberechnungen oder doppelte Überprüfung von Spezifikationen sind Anzeichen dafür, dass der Prozess optimiert werden muss.

Genehmigungsengpässe

Nachdem ein Angebot erstellt wurde, muss es von mehreren Seiten genehmigt werden. Dies kann länger dauern als erwartet, insbesondere bei komplexeren Aufträgen. Beispielsweise möchte der Vertrieb möglicherweise Rücksprache mit der Technik halten, oder die Geschäftsführung möchte die Preisgestaltung überprüfen, bevor sie sich festlegt. Während Kontrolle wichtig ist, können langwierige Genehmigungsverfahren Kunden frustrieren, die bereit sind, den nächsten Schritt zu gehen.

Fehlende historische Daten für die Optimierung

Wenn Angebote aus der Vergangenheit nicht gespeichert und ihre Daten nicht auf strukturierte Weise zugänglich gemacht werden, werden einige Aufgaben jedes Mal dupliziert, wenn eine neue Anfrage eingeht. Ohne eine einfache Möglichkeit, auf frühere Preise zuzugreifen, verschwenden Teams Zeit mit der Neuberechnung von Kosten, die bereits verfügbar waren. Oder schlimmer noch, sie verpassen die Gelegenheit, ihre Preisstrategien auf der Grundlage früherer Daten zu verfeinern.

Material- und Kostenschwankungen

Die Preise für Rohstoffe, Arbeitskräfte und Versand schwanken ständig. Angebotssysteme, die dies nicht berücksichtigen, können Aufträge regelmäßig unterbewerten, wodurch die zusätzlichen Kosten absorbiert werden, oder überteuert werden und Kunden abschrecken. Um die Gewinnmargen zu schützen, ist es wichtig, Angebote bei Marktveränderungen auf dem neuesten Stand zu halten.

7 Tipps zur Verbesserung von Fertigungsangeboten

Bei einem korrekten Angebot geht es ebenso sehr um Genauigkeit wie darum, sicherzustellen, dass Kunden ein faires, aber profitables Angebot erhalten. Ein paar entscheidende Änderungen können den Unterschied zwischen einem reibungslosen und einem chaotischen Angebotsprozess ausmachen.

1. Achten Sie immer auf die Richtigkeit der Daten

Ihr Angebot ist nur so gut wie die Daten, auf denen es basiert. Materialpreise und Fertigungsgemeinkosten schwanken, und die Produktionssteuerung verschiebt sich. Wenn Ihr System nicht Schritt hält, können Sie entweder zu niedrige Preise ansetzen und dadurch Gewinneinbußen erleiden oder zu hohe Preise ansetzen und zu Umsatzverlusten beitragen. Legen Sie eine Routine fest, um die Kostendaten auf dem neuesten Stand zu halten und veraltete Schätzungen zu vermeiden.

2. Standardisieren Sie die Angebotsverfahren

Wenn verschiedene Teammitglieder unterschiedliche Methoden zur Erstellung von Angeboten verwenden, wird die Preisgestaltung völlig unübersichtlich. Ein standardisierter Angebotsprozess trägt dazu bei, die Dinge konsistent zu halten, Diskrepanzen zu reduzieren und sicherzustellen, dass jeder Kunde einen verlässlichen Preis erhält. Ob durch Vorlagen, Software oder strenge interne Richtlinien – ein festgelegter Prozess reduziert Verwirrung und Fehler.

3. Nutzen Sie historische Angebotsdaten

Vermeiden Sie Nacharbeiten, indem Sie nicht jedes Mal bei Null anfangen. Wenn Sie frühere Angebote im Auge behalten – insbesondere bei ähnlichen Aufträgen –, können Sie den Prozess beschleunigen und gleichzeitig Trends erkennen, sich an Marktveränderungen anpassen und Margen auf der Grundlage realer Zahlen statt auf der Grundlage von Vermutungen verfeinern.

4. Messen und verfolgen Sie die Genauigkeit von Angeboten

Wenn Ihre Endkosten nicht immer mit Ihren Angeboten übereinstimmen, liegt ein Problem vor. Vergleichen Sie regelmäßig die Angebotspreise mit den tatsächlichen Auftragskosten, um festzustellen, wo Sie das Ziel verfehlen. Die Verfolgung der Genauigkeit im Laufe der Zeit hilft Ihnen, Ihre Preisstrategie zu verfeinern, versteckte Kosten zu erkennen und sicherzustellen, dass Sie nicht langsam Gewinne durch falsch kalkulierte Angebote verlieren.

Folgende Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) sollten Sie bei der Angebotserstellung berücksichtigen:

• Angebots-zu-Auftrags-Konversionsrate. Diese Kennzahl verfolgt den Prozentsatz der Angebote, die in Aufträge umgewandelt wurden, und kann Einblicke in die Preisstrategie und das Kundenvertrauen geben.
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Angebote. Dieser KPI verfolgt, wie lange es dauert, ein Angebot zu erstellen und zu versenden. Schnellere Antworten können die Konversionsrate verbessern.
• Angebotsänderungsrate. Dies gibt an, wie oft Angebote vor der Genehmigung angepasst werden müssen, was auf Ineffizienzen bei der Kostenschätzung oder sich ändernde Kundenanforderungen hinweist.
• Genauigkeit der Marge. Dieser KPI misst, wie nah die tatsächliche Gewinnspanne an der ursprünglich geschätzten Marge im Angebot liegt, und gibt Aufschluss über die Genauigkeit der Produktionsplanung und der Kostenschätzung.

5. Priorisieren Sie hochwertige Aufträge und Kunden

Ein Stammkunde mit einem Großauftrag verdient wahrscheinlich mehr Aufmerksamkeit als eine einmalige Anfrage, die möglicherweise nie in einen Auftrag umgewandelt wird. Die Zuweisung zusätzlicher Ressourcen für hochwertige Gelegenheiten ist klug und stellt sicher, dass strategische Kunden die schnellsten und wettbewerbsfähigsten Angebote erhalten – so bleiben sie zufrieden und sorgen für Folgegeschäfte.

6. Erwägen Sie die Erstellung von Preislisten für Eilaufträge

Manche Kunden benötigen schnell ein Angebot und sind oft bereit, dafür einen Aufpreis zu zahlen. Das Angebot einer beschleunigten Preisgestaltung kann dabei helfen, dringende Aufträge zu erhalten und gleichzeitig den zusätzlichen Aufwand zu rechtfertigen, der für eine schnelle Produktion erforderlich ist. Eine klare Eildienst-Preisstruktur sorgt für Fairness und verhindert, dass Last-Minute-Anfragen Ihren Arbeitsablauf durcheinanderbringen.

7. Automatisieren Sie das Angebotssystem

Schließlich ist die Automatisierung von Teilen oder des gesamten Angebotsprozesses am vielversprechendsten, um die betriebliche Effizienz zu steigern. Wenn Ihr Team mehr Zeit mit Tabellenkalkulationen, dem Ausgleich von Ungenauigkeiten oder dem Hin und Her zwischen Abteilungen verbringt als mit dem eigentlichen Verkauf, ist es an der Zeit, etwas Automatisierung einzuführen. Eine gute CPQ-Software optimiert Berechnungen, bezieht Echtzeit-Preise ein und trägt dazu bei, dass jedes Angebot präzise, konsistent und schnell ist. Es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen – es geht darum, sie mit effektiven Werkzeugen auszustatten und Zeit für sinnvollere Aufgaben zu schaffen.

Fertigungsangebotssoftware für kleine Hersteller

Für kleine Hersteller kann sich die Angebotserstellung wie ein ständiger Kompromiss anfühlen – nehmen Sie sich die Zeit, um jedes Detail richtig zu machen, oder beeilen Sie sich, um zu antworten, bevor der Kunde weiterzieht? Ist der Prozess schnell genug, um Aufträge zu gewinnen, oder genau genug, um profitabel zu bleiben?

Mit einer Software für die Angebotserstellung können kleine Unternehmen schnell und präzise Angebote erstellen, ohne jedes Mal raten oder Aufträge neu kalkulieren zu müssen. Ein gutes Angebotssystem, insbesondere wenn es in die ERP-Software für die Fertigung integriert ist, verfolgt Kundenangebote und Kundenaufträge, wendet standardisierte Preisregeln an, hilft dabei, die Materialkosten auf dem neuesten Stand zu halten, und vieles mehr. Es vereinfacht den Verkaufsprozess und das Bestandsmanagement, automatisiert die Dateneingabe und die Berechnung der Herstellungskosten und bietet einen Überblick über Ihren gesamten Fertigungsprozess.

Dank einer integrierten Angebotsfunktion können sich kleine Hersteller weniger auf den Papierkram und mehr auf die Lieferung hochwertiger Produkte und das Wachstum ihres Unternehmens konzentrieren. Das richtige System ist viel mehr als nur eine Beschleunigung des Angebotsprozesses – es geht darum, einen reibungsloseren und skalierbareren Betrieb aufzubauen.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Bei der Angebotserstellung in der Fertigung werden die Kosten und Vorlaufzeiten für Verkaufsanfragen geschätzt und an die Kunden gesendet. Dabei werden Material-, Arbeits- und Gemeinkosten berechnet und gleichzeitig wettbewerbsfähige Preise und Konditionen sichergestellt.
• Ein genauer Angebotsprozess verbessert die Preisgestaltung und die Kundenzufriedenheit. Klare und gut strukturierte Angebote helfen Unternehmen, Aufträge zu sichern, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die Rentabilität aufrechtzuerhalten.
• Je nach den Bedürfnissen eines Herstellers haben sowohl manuelle als auch automatisierte Angebotssysteme ihren Platz. Manuelle Angebote ermöglichen Flexibilität und Kontrolle, während automatisierte Systeme die Geschwindigkeit, Konsistenz und Skalierbarkeit verbessern und sich daher besser für die Bearbeitung größerer Auftragsvolumina eignen.
• Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Angebotserstellung gehören veraltete Daten, Genehmigungsengpässe, inkonsistente Preisgestaltung und schwankende Materialkosten. Diese führen oft zu Verzögerungen, Einnahmeverlusten und betrieblichen Ineffizienzen, wenn sie nicht konsequent angegangen werden.
• Die Optimierung des Angebotsprozesses durch Standardisierung, Automatisierung und Datengenauigkeit führt zu einer besseren Geschäftsleistung. Hersteller können ihre Abläufe optimieren und ein wettbewerbsfähigeres Angebotssystem schaffen, indem sie Technologie nutzen, die Genauigkeit der Angebote verfolgen und hochwertige Kunden priorisieren.

Häufig gestellte Fragen

Lesen Sie weiter in unserem Blog: Was ist Auftragskalkulation und wie machen Sie sie richtig?