11 Tipps zum Lieferantenbeziehungsmanagement für wachsende Unternehmen

Die Beziehungen zu den Lieferanten spielen für die meisten Unternehmen, die mit physischem Inventar arbeiten, eine wichtige Rolle. Ziel des Lieferantenbeziehungsmanagements oder Supplier-Relationship-Managements ist es, starke Partnerschaften zu fördern, von denen sowohl der Käufer als auch der Verkäufer profitieren.

Was ist Lieferantenbeziehungsmanagement?

Das Lieferantenbeziehungsmanagement oder Supplier Relationship Management (SRM, auch bekannt als Vendor Relationship Management) ist ein wichtiger Aspekt des Beschaffungs- und Lieferkettenmanagements, der sich auf die Entwicklung besserer Lieferantenbeziehungen konzentriert. Ziel des SRM ist es, für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen zu den wichtigsten Lieferanten aufzubauen und zu pflegen, die Einkaufskonditionen zu verbessern, die Gesamtrentabilität zu steigern und den Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens zu erhöhen.

Vorteile des Lieferantenbeziehungsmanagements

Lieferantenbeziehungsmanagement ist ein strategischer Ansatz im Beschaffungs- und Lieferkettenmanagement, der erhebliche Vorteile bringen kann. Dazu gehören:

• Verbesserte Leistung der Lieferanten. Durch die Umsetzung effektiver SRM-Strategien können Unternehmen die Leistung ihrer Lieferanten mithilfe von KPIs und Scorecards überwachen. Diese Leistungsdaten können genutzt werden, um den Lieferanten ein konstruktives Feedback zu geben und sie in die Lage zu versetzen, etwaige Defizite zu korrigieren.

• Kosteneinsparungen. Bessere Lieferantenbeziehungen bedeuten oft bessere Einkaufsbedingungen, niedrigere Preise und weniger Zeitaufwand für den Einkauf.

• Stärkere, für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaften. Das SRM fördert tiefere, strategischere Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten. Diese zweiseitige Zusammenarbeit stellt sicher, dass beide Parteien davon profitieren, was zu besserem Service, höherer Qualität und Zuverlässigkeit führt.

• Wettbewerbsvorteil. Ein strategischer Ansatz für das SRM kann Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Durch die strategische Beschaffung und die Segmentierung der Lieferanten können Unternehmen ihre Lieferbasis straffen und sich auf strategische Lieferanten konzentrieren, was die Reaktionsfähigkeit auf dem Markt insgesamt verbessert. Darüber hinaus wirken sich die Kosteneinsparungen, die durch bessere Lieferantenbeziehungen erzielt werden, direkt auf das Endergebnis aus.

• Optimierte Beschaffungsprozesse. Das Lieferantenbeziehungsmanagement rationalisiert den Einkauf durch die strategische Abstimmung von Einkaufs- und Geschäftszielen. Das SRM beinhaltet häufig auch den Einsatz eines ERP-Systems, das dazu beiträgt, die Effizienz zu steigern und Verschwendung im gesamten Unternehmen zu beseitigen.

• Besseres Risikomanagement. Starke Beziehungen zu strategischen Partnern ermöglichen es Unternehmen, flexibel zu bleiben und das Risiko von Unterbrechungen zu mindern.

• Abstimmung mit der Geschäftsstrategie. Erfolgreiches SRM stellt sicher, dass die Strategien der Lieferanten mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen. Strategische Lieferantenbeziehungen und ein effektives Vertragsmanagement tragen dazu bei, langfristige Geschäftsziele zu erreichen.

Alles in allem trägt das Lieferantenbeziehungsmanagement zur Optimierung der Beschaffungsprozesse, zur Risikominderung, zur Kostensenkung und letztlich zur Erreichung strategischer Geschäftsziele und zur Steigerung der Rentabilität bei.

11 Tipps zum Lieferantenbeziehungsmanagement für wachsende Unternehmen

Die Implementierung geeigneter Prozesse für das Lieferantenbeziehungsmanagement ist besonders wichtig für Unternehmen, die wachsen oder die ein Wachstum anstreben. Da das Produktvolumen zunimmt, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Lieferanten mit Ihnen in Bezug auf die prognostizierte Nachfrage und die Budgeteinschränkungen auf derselben Seite stehen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die wachsende Unternehmen befolgen können, um ihre Strategie für das Lieferantenbeziehungsmanagement und ihre Arbeitsabläufe zu verbessern.

Wählen Sie Lieferanten sorgfältig aus

Wählen Sie neue Lieferanten zunächst auf der Grundlage gemeinsamer Werte aus, wie z.B. Engagement für Nachhaltigkeit, angemessenes Alter der Arbeitnehmer und andere ethische Überlegungen. Als Nächstes bewerten Sie die Kreditwürdigkeit und die Fähigkeit, Ihre Aufträge entsprechend dem geplanten Wachstum zu erfüllen. Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen für die Bewertung jedes Lieferantenkandidaten.

Erstellen Sie einen Onboarding-Prozess

Das Onboarding ist eine kritische Phase für neue Lieferanten, in der sie mit den Richtlinien, Verfahren und Erwartungen des Unternehmens vertraut gemacht werden. Dieser Schritt stellt sicher, dass neue Lieferanten ihre Rolle und die Standards, die sie erfüllen müssen, verstehen. Ein effektives Onboarding ermöglicht einen reibungsloseren Ablauf und legt den Grundstein für eine starke Beziehung.

Segmentieren Sie Ihre Lieferanten

Bei der Segmentierung von Lieferanten werden diese anhand verschiedener Kriterien wie ihrer Bedeutung für das Unternehmen, dem Risikoniveau des Lieferanten, den Ausgaben und der Leistung kategorisiert.

Identifizieren Sie zunächst die Lieferanten, die für Ihren Geschäftsbetrieb und Ihre strategischen Ziele entscheidend sind. Als nächstes bewerten Sie die Auswirkungen der einzelnen Lieferanten auf das Risiko und die Rentabilität Ihrer Lieferkette.

• Strategische Lieferanten. Dies sind Lieferanten, die für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, da sie entweder einzigartige Waren verkaufen, die anderswo nicht erhältlich sind, oder eine Produktqualität aufweisen, die die der Konkurrenz deutlich übertrifft. Die Beziehungen zu diesen Lieferanten erfordern die meiste Sorgfalt und Anstrengung.

• Engpass-Lieferanten. Diese Lieferanten bieten Produkte an, die einzigartig sind oder zu denen es nur wenige Alternativen gibt, die aber weniger wichtig für Ihr Geschäft sind. Auch hier hat das Risikomanagement hohe Priorität, da jede Unterbrechung aufgrund fehlender Alternativen erhebliche Auswirkungen haben kann.

• Leverage-Lieferanten. Diese Anbieter verkaufen Waren, die wichtig, aber nicht einzigartig sind und für die es viele Alternativen auf dem Markt gibt. In dieser Kategorie sollten Sie sich darauf konzentrieren, günstige Konditionen und Preise auszuhandeln, da die Konkurrenz groß ist.

• Nicht kritische Lieferanten. Zu dieser Gruppe gehören Lieferanten, die Standardprodukte liefern, die leicht ersetzt werden können. In dieser Kategorie können die Beschaffungsprozesse vereinfacht und sogar automatisiert werden, wodurch die mit dieser Kategorie verbundenen Kosten minimiert werden.

Diese Segmentierung ermöglicht gezielte Initiativen für das Lieferantenbeziehungsmanagement und stellt sicher, dass Ressourcen effizient zugewiesen werden, um die Beziehungen zu jeder Lieferantenkategorie angemessen zu verwalten und zu entwickeln.

Richten Sie klare Kommunikationskanäle ein

Effektive Kommunikation ist das Rückgrat jeder guten Lieferantenbeziehung. Durch die Einrichtung klarer Kommunikationskanäle wird sichergestellt, dass beide Parteien problemlos Informationen, Aktualisierungen und Bedenken austauschen können. Dazu können regelmäßige Treffen, direkte Kontakte und digitale Plattformen für die tägliche Interaktion gehören. Klare Kanäle helfen dabei, Probleme schnell zu lösen, Erwartungen abzustimmen und Transparenz zu fördern, was für Vertrauen und Zusammenarbeit unerlässlich ist.

Zahlen Sie pünktlich

Pünktliche Zahlungen sind ein einfaches, aber wirkungsvolles Mittel, um Vertrauen und Zuverlässigkeit bei Ihren Lieferanten aufzubauen. Sie demonstrieren damit Ihr Engagement für eine faire und professionelle Beziehung. Pünktliche Zahlungen helfen den Lieferanten, ihren Cashflow besser zu verwalten, und tragen so zu ihrer operativen Stabilität und ihrer Bereitschaft bei, sich für Ihr Unternehmen zu engagieren. Außerdem können Sie sich so als bevorzugter Kunde positionieren, was möglicherweise zu besseren Konditionen und einem bevorzugten Service führt.

Versprechen Sie nicht zu viel

Realistische Erwartungen sind in den Beziehungen zu Ihren Lieferanten von entscheidender Bedeutung. Zu große Versprechungen, sei es in Bezug auf das Auftragsvolumen, die Zahlungsfristen oder den Zeitplan eines Projekts, können die Beziehung belasten und zu Unzufriedenheit auf beiden Seiten führen. Seien Sie von Anfang an ehrlich in Bezug auf Ihre Bedürfnisse und Fähigkeiten. Diese Transparenz trägt dazu bei, eine Partnerschaft aufzubauen, die auf Vertrauen und gegenseitigem Respekt beruht und eine langfristige Zusammenarbeit gewährleistet.

Definieren und verfolgen Sie KPIs

Key Performance Indicators (KPIs) sind für die Messung und das effektive Management der Lieferantenleistung unerlässlich. Die Definition klarer, messbarer und einvernehmlich festgelegter KPIs hilft beiden Parteien zu verstehen, wie Erfolg aussieht. Diese Kennzahlen können verschiedene Aspekte der Geschäftsbeziehung abdecken, z. B. Qualität, Liefertreue, Kostenmanagement und Innovationsbeitrag. Erstellen Sie Lieferanten-Scorecards, um die Leistung Ihrer Lieferanten einfach zu verfolgen und zu vergleichen. Eine regelmäßige Überprüfung dieser KPIs kann verbesserungswürdige Bereiche aufzeigen und eine kontinuierliche Leistungsverbesserung fördern.

Setzen Sie klare Ziele

Die Festlegung klarer, erreichbarer Ziele für jede Lieferantenbeziehung ist entscheidend. Diese Ziele sollten sich an Ihrer allgemeinen Geschäftsstrategie und Ihren Plänen für das Liefermanagement orientieren. Die Ziele können von Kostensenkung und Qualitätsverbesserung bis hin zu Innovation und Nachhaltigkeit reichen. Klare Ziele helfen dabei, Initiativen und Ressourcen zu bündeln und sicherzustellen, dass sowohl Sie als auch Ihr Lieferant auf gemeinsame Ergebnisse hinarbeiten.

Setzen Sie detaillierte Verträge auf

Ein detaillierter Vertrag legt den Grundstein für eine erfolgreiche Lieferantenbeziehung. Er sollte die Bedingungen für die Zusammenarbeit klar umreißen, einschließlich Preisgestaltung, Lieferfristen, Qualitätsstandards und Mechanismen zur Beilegung von Streitigkeiten. Ein gut ausgearbeiteter Vertrag stellt sicher, dass beide Parteien ein klares Verständnis ihrer Rechte und Pflichten haben, wodurch das Potenzial für Missverständnisse und Konflikte verringert wird.

Geben Sie Feedback

Regelmäßiges, konstruktives Feedback ist entscheidend für die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Leistung des Lieferanten. Dabei sollten Sie sich nicht nur auf verbesserungsbedürftige Bereiche konzentrieren, sondern auch Leistungen und Beiträge zu Ihrem Unternehmen anerkennen. Feedback-Sitzungen können eine Gelegenheit für einen offenen Dialog sein, der Innovationen fördern und Ihnen helfen kann, Möglichkeiten für eine weitere Zusammenarbeit zu erkennen.

Implementieren Sie Software für das Lieferantenbeziehungsmanagement

SRM- oder Lieferantenmanagement-Software kann die Effizienz und Effektivität Ihres SRM-Prozesses erheblich verbessern. Diese Tools bieten Funktionen wie Leistungsverfolgung, Risikomanagement und Plattformen für die Zusammenarbeit, die Einblicke in Echtzeit und eine optimierte Kommunikation ermöglichen. Die Implementierung einer solchen Software kann dazu beitragen, Routineaufgaben zu automatisieren, eine zentrale Datenbank mit Lieferanteninformationen zu führen und strategische Entscheidungen zu erleichtern.

Setzen Sie ERP-Software zur Verwaltung von Lieferanten ein

Es gibt zwar Softwarelösungen, die sich speziell auf die Verwaltung von Lieferanten konzentrieren, aber ein integriertes System wie ein ERP-System ist für jedes Unternehmen auf lange Sicht deutlich besser. Ein ERP-System führt verschiedene Funktionen im gesamten Unternehmen zusammen und bietet eine ganzheitliche Lösung, die das Management von Lieferantenbeziehungen, die Beschaffung im Allgemeinen sowie andere wichtige Geschäftsprozesse wie Vertrieb, Lieferkettenmanagement, Bestandsmanagement, Fertigung und Finanzanalyse unterstützt.

ERP-Software ist mehr als nur eine zentralisierte Datenbank mit Betriebsdaten; sie verbessert die Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Lieferanten und Kunden. Die Produktionsplanung kann eng mit dem Vertrieb und der Beschaffung abgestimmt werden, um sicherzustellen, dass die Waren zum richtigen Zeitpunkt in der Werkstatt eintreffen und die Bestellungen umgehend ausgeführt werden. Automatisch erstellte Berichte können verwendet werden, um Mängel oder gute Leistungen zu kommunizieren. Der Auftragsstatus lässt sich leicht nachverfolgen, und die Kunden können über etwaige Schluckaufsituationen auf dem Laufenden gehalten werden.

Diese automatisierte Berichterstattung ermöglicht es Unternehmen, die Leistung ihrer Lieferanten genau im Auge zu behalten: Durch die Verfolgung von verspäteten Lieferungen, der Qualität der eingehenden Waren und Preisänderungen können Sie unter anderem die Leistung Ihrer Lieferanten leicht beurteilen und vergleichen. Eine genaue Produktionsplanung ermöglicht es Ihnen, für die kommenden Monate oder eingehende Aufträge Ihren Materialbedarf zu prognostizieren, sodass Sie Ihre Einkäufe schnell und effektiv planen können. Außerdem können Bestellungen nicht zwischen die Maschen fallen, wenn Sie ein ERP-System richtig einsetzen. Auf diese Weise gibt es keine verpassten oder doppelten Bestellungen, was sowohl Fehlbestände als auch Überbestände verhindert.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Der Aufbau und die Pflege von für beide Seiten vorteilhaften Beziehungen zu wichtigen Lieferanten ist entscheidend für die Verbesserung der Einkaufskonditionen, die Steigerung der Rentabilität und die Sicherung eines Wettbewerbsvorteils.
• Effektives Supplier- Relationship-Management erfordert die Umwandlung der Beschaffung von einer rein operativen Tätigkeit in eine strategische Funktion, die sich auf die Entwicklung starker Partnerschaften und das Management der Lieferantenleistung durch Daten, Kennzahlen und Scorecards konzentriert.
• Die Umsetzung von SRM-Strategien kann zu einer verbesserten Lieferantenleistung, Kosteneinsparungen, stärkeren Partnerschaften, Wettbewerbsvorteilen, rationalisierten Beschaffungsprozessen, einem besseren Risikomanagement und einer Ausrichtung an der Unternehmensstrategie führen.
• Die Auswahl neuer Lieferanten auf der Grundlage gemeinsamer Werte und Fähigkeiten und die Schaffung eines strukturierten Onboarding-Prozesses sind entscheidend für die Schaffung der Voraussetzungen für erfolgreiche Lieferantenbeziehungen.
• Die Segmentierung von Lieferanten auf der Grundlage ihrer Bedeutung für das Unternehmen und ihrer Auswirkungen auf das Risiko und die Rentabilität der Lieferkette ermöglicht ein gezielteres und effizienteres Management.
• Der Einsatz von SRM-Software oder die Integration von ERP-Systemen verbessert die Effizienz und Effektivität des Lieferantenbeziehungsmanagements und unterstützt eine bessere Leistungsverfolgung, das Risikomanagement und die strategische Entscheidungsfindung.

Häufig gestellte Fragen

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